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Wie Sie das richtige Dokumentenverwaltungssystem finden

Wie finde ich das richtige Dokumentenverwaltungssystem

Auf der Suche nach einem Dokumentenverwaltungssystem stehen IT-Verantwortliche heute vor einer Fülle verschiedener Softwarelösungen mit klingenden Namen und kryptischen Abkürzungen. Die gute Nachricht: Dokumente verwalten können sie alle, ganz gleich, ob Sie sich letztendlich für Dokumentenmanagement (DMS), Enterprise Content Management (ECM) oder Enterprise Information Management (EIM) entscheiden. Die Crux bei der Sache: Im Dschungel der vielen Produktvorteile und attraktiven Zusatzfunktionen verliert man das Wesentliche schnell aus den Augen. Damit Ihnen das nicht passiert, geben wir Ihnen heute 3 Tipps zur Suche nach “Ihrem” Dokumentenverwaltungssystem an die Hand.

1. Fixieren Sie Ihre Anforderungen schriftlich und vor allem: Gewichten Sie inhaltlich und zeitlich

Ein Navigationssystem im Auto findet nur dann den richtigen Weg, wenn Sie vorher ein Ziel eingeben. Genauso ist das bei einem Dokumentenverwaltungssystem: Nur wenn Sie wissen, was Sie brauchen, bekommen Sie auch das Richtige. Dabei ist das schriftliche Fixieren der eigenen Anforderungen gar nicht so selbstverständlich, wie es sich anhört. Im Gegenteil: Es kann aufwendig sein, wirklich alle Anforderungen an Ihr neues Ordnungssystem schriftlich zu fixieren und vor allem auch zu gewichten. Aber der Aufwand lohnt sich, denn eine solche Auflistung schafft Klarheit und zeigt, wo Ihre Prioritäten liegen (sollten).

Inhaltlich könnten Sie z. B. die folgenden Fragen stellen:

Möchten Sie einfach nur Dokumente ablegen, systematisch verschlagworten und schnell wiederfinden? Oder würde es Ihnen auch helfen, immer wiederkehrende Arbeitsabläufe komfortabel zu automatisieren? Wünschen Sie sich eine Software, die die Arbeit in (standortübergreifenden) Teams unterstützt? Möchten Sie mobil auf Ihre Daten zugreifen können? Gewichten Sie dann, was unbedingt sein muss und was “nice to have” ist.

Der zeitliche Aspekt hilft bei der Priorisierung:

Werden Sie sich darüber klar, was Ihnen heute wichtig ist und was bis zum zweiten oder dritten Schritt warten kann. Auch wenn Sie die folgenden Schritte noch nicht fix terminieren können, machen Sie sich erste Gedanken über einen möglichen Zeitplan.

Wenn diese Phase abgeschlossen ist, haben Sie einen klaren Überblick darüber, was das System in Ihrem Unternehmen leisten soll. Nun beginnt die eigentliche Suche nach einer Software, die diese Anforderungen erfüllt.

2. Stellen Sie Ihre Anforderungen in den Mittelpunkt, nicht den Leistungsumfang des angebotenen Produkts

Ein System zur Dokumentenverwaltung? Oder doch lieber DMS, ECM oder EIM? Im Dschungel der vielen Bezeichnungen und Systeme raten wir Ihnen, Ihre Anforderungen in den Mittelpunkt zu stellen. Denn eigentlich ist es doch egal, wie das “Baby” heißt, solange es das kann, was Sie brauchen, oder?

Natürlich helfen Gattungsbezeichnungen bei der Suche, sorgen aber auch oft für Verwirrung, denn nicht überall, wo beispielsweise DMS draufsteht, ist auch das Gleiche drin. Wenn Sie mehrere Dokumentenmanagementsysteme oder unterschiedliche ECM-Lösungen miteinander vergleichen, werden Sie feststellen, dass sie sich im Leistungsumfang teilweise signifikant unterscheiden.

Wenn Sie also wissen, was Sie brauchen und das angebotene Produkt Ihre Anforderungen zu hundert Prozent erfüllt, ist es für Sie das richtige. Wenn nicht, dann eben nicht. Gehen Sie keine Kompromisse bei Funktionen ein, die für Ihr Unternehmen wirklich wichtig sind – selbst wenn Sie dafür weitere nette Produktfeatures bekommen.

3. Wählen Sie ein flexibles, skalierbares, zukunftssicheres Dokumentenverwaltungssystem

Natürlich kann niemand in die Zukunft schauen. Bei diesem Punkt geht es uns auch gar nicht darum, dass Sie die zukünftigen Bedürfnisse Ihres Unternehmens voraussehen und schon heute in die Planung einbeziehen sollten. Wie Ihre zukünftigen Anforderungen sein werden, ist unserer Einschätzung nach zum jetzigen Zeitpunkt noch zweitrangig. Wichtig ist aber, dass Ihr neues DMS, ECM oder EIM generell mit veränderten Anforderungen umgehen kann.

Beantworten Sie beispielsweise folgende Fragen bzw. lassen Sie diese vom Anbieter beantworten:
  • Ist das System einfach skalierbar? Wie viele Benutzer / Daten kann es maximal verarbeiten? Wo liegen die Kapazitätsgrenzen?
  • Ist es modular aufgebaut? Wie einfach lässt es sich erweitern? Können neue Features und Module nachgekauft werden oder muss jedes Mal ein neues System installiert werden?
  • Stichwort Datensicherheit: Haben Sie jederzeit Zugriff auf Ihre Daten bzw. können Sie Ihr System auch dann weiterbetreiben, wenn im schlimmsten Fall der Hersteller nicht mehr existiert? Gibt es eine Exit-Strategie?

FAZIT

Je besser Ihr Dokumentenverwaltungssystem heute zu Ihnen passt und je einfacher und flexibler es mit geänderten Anforderungen in der Zukunft umgehen kann, desto freier bleiben Sie in Ihrer Unternehmensentwicklung.

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