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Qualitätsmanagement mit DMS

Qualitätsmanagement

Ein nachweisbares Qualitätsmanagement ist in vielen Branchen schon zum Pflichtprogramm geworden. Hierzu zählen etwa die Automobilindustrie, Lebensmittelhersteller oder die Medizintechnik. Aber auch freiwillig setzen immer mehr Unternehmen auf ein nachweisbares Qualitätsmanagement und verschaffen sich so einen Wettbewerbsvorteil. Mit der Einführung eines Qualitätsmanagements geht auch eine Dokumentationspflicht einher. Das ist vor allem dann wichtig, wenn sich ein Unternehmen gemäß DIN EN ISO 9001 zertifizieren lassen möchte. Wie ein Dokumentenmanagement Sie dabei unterstützen kann, der Dokumentationspflicht entsprechend sorgfältig nachzukommen und welche Vorteile Ihnen mit der Einführung eines Qualitätsmanagements entstehen, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.

DIN EN ISO 9001

Die ISO 9001 ist die Norm, welche die Anforderungen an ein Qualitätsmanagement festlegt. Hierbei ist es irrelevant, wie groß oder klein ein Unternehmen ist, um welche Art Unternehmen es sich handelt und welche Produkte oder welche Dienstleistung daraus resultieren. Die Norm ist immer gleich und kann in jedem Unternehmen gleichermaßen eingesetzt werden.

Ziel ist es, mit standardisierten Abläufen eine dauerhafte Verbesserung der Unternehmensleistung zu bewirken und auszumachen, welche Maßnahmen noch verbesserungswürdig sind, um diese stetig weiterzuentwickeln und eine dauerhafte Verbesserung der Geschäftsprozesse herbeizuführen.

Qualitätsmanagementhandbuch

Zum Qualitätsmanagement gehört auch ein Qualitätsmanagementhandbuch. Hierbei handelt es sich um eine unternehmensinterne Zusammenstellung und Dokumentation des Qualitätsmanagementsystems im Unternehmen. Das Qualitätsmanagementhandbuch stellt die Spitze aller Dokumente in einem Qualitätsmanagementsystem dar. Es verlinkt typischerweise auf Vorgabedokumente wie Verfahrensanweisungen und beinhaltet im Wesentlichen:

  • Inhaltsverzeichnis
  • Ausformuliertes Vorwort durch die Geschäftsführung mit Hinweisen zur Qualitätspolitik und den Qualitätszielen des Unternehmens
  • Informationen zum Unternehmensleitbild und der Firmenphilosophie selbst
  • Prozessbeschreibungen, etwa zu Arbeitsabläufen, Standards, Prozessen
  • Verantwortlichkeiten (das Kernstück des ganzen QM-Handbuchs)
  • Verzeichnis mit Abkürzungen

Das Inhaltsverzeichnis kann je nach Bedarf erweitert und angepasst werden.

Die 7 Grundsätze des Qualitätsmanagements

1. Die Kundenorientierung

Um nachhaltigen Erfolg zu verzeichnen, ist die Erfüllung von Kundenanforderungen und das Verstehen von Bedürfnissen der Kunden das A und O. Genau deshalb ist die Erfüllung der Kundenanforderungen der Kern des Qualitätsmanagements.

2. Führung

Die Aufrechterhaltung des Qualitätsmanagements stellen die nicht delegierbaren Aufgaben der obersten Führungsebene sicher. Diese Aufgaben vermitteln und kommunizieren die unternehmenseigene Strategie innerhalb der Organisation und unterstützten die Mitarbeiter bei der Erreichung etwaiger Unternehmensziele.

3. Engagement aus den eigenen Reihen

Engagierte und kompetente Mitarbeiter sind unabkömmlich um Quailitätsziele zu erreichen. Dies bedeutet aber auch, das die Mitarbeiter einer Organisation in das Qualitätsmanagement mit einbezogen werden müssen. Das verstärkt das Verständnis für die Ziele des Unternehmens, die Qualitätsansprüche und das Verbesserungspotenzial.

4. Prozessorientierter Ansatz

Nur aufeinander abgestimmte und ineinandergreifende Prozesse können ein gutes Endergebnis produzieren. Ein Unternehmen ist durch eine Vielzahl von zusammenhängenden Prozessen geprägt, die stetig überwacht werden müssen, um das Verbesserungspotenzial zu erkennen und Fehlerquellen auszuhebeln. Prozessorientierte Ansätze basieren auf dem Verständnis, dass Prozesse sorgfältig geplant und ausgeführt werden müssen. Umso ordentlicher die Planung, umso besser das Ergebnis.

5. Kontinuierlicher Verbesserungsprozess

Eine systematische Vorgehensweise, um auf Verbesserungspotenzial zu reagieren, ist wichtig, um das Leistungsniveau aufrechtzuerhalten und auf Veränderungen effizient reagieren zu können.

Ein Beispiel hierfür könnte folgende Vorgehensweise sein:

  • Fehler- und Reklamationsanalyse
  • Regelmäßiger Austausch des Teams
  • Verbesserungsvorschläge von Mitarbeitern einbeziehen
  • Feedback von Kunden einholen
  • Audits veranlassen
6. Faktengestützte Entscheidungsfindung

Entscheidungen stehen in einer Organisation jeden Tag an. Wichtig ist, dass sie richtig getroffen werden. Entscheidend ist, dass in jede Maßnahme alle Aspekte einbezogen werden. Welche Wirkung entsteht, welche Ursachen gibt es dafür und welche Risiken verbergen sich dahinter? Außerdem sollten subjektive Kriterien wie Zahlen, Daten und Fakten ebenfalls einbezogen werden. Das kann enorm bei der Entscheidungsfindung helfen und Risiken minimieren.

7. Beziehungsmanagement

Das Beziehungsmanagement bezieht alle Parteien mit ein, welche mit der Organisation verbunden sind. Hierbei kann es sich um Kunden, Lieferanten und Partner eines Unternehmens handeln. Die gezielte Steuerung aller Organisationsbeziehungen erhöht die Wahrscheinlichkeit, nachhaltig erfolgreich zu sein. Langfristige Geschäftsbeziehungen sind nicht nur erstrebenswert, sondern auch essenziell für erfolgreiche Unternehmen.

Einheitliche Projektabwicklung

Arbeitet man mit einem festgelegten Qualitätsstandard, stellt man sicher, dass jeder Ablauf eines Projekts gleich ist. Die Einheitlichkeit der Abwicklung schafft wiederum die Möglichkeit, potenzielle Fehlerquellen auszumerzen und Problemstellen zu verbessern. So bleibt man stets agil und holt das Bestmögliche aus den verschiedenen Unternehmensabläufen heraus. Das fällt nicht nur intern positiv auf, weil Ressourcen und Energie gespart werden, auch Ihre Kunden werden spüren, wie wichtig Ihnen eine fehlerfreie und ordentliche Abwicklung eines Auftrags ist.

Einige Vorteile, die für sich sprechen

  • Höhere Qualitätsstandards des Produkts, der Prozesse und im Kundenservice
  • Regelmäßige Überprüfung des Systems
  • Gewinnung des Vertrauens von Partnern und Kunden
  • Höhere Kundenzufriedenheit durch Einhaltung von Qualitätsstandards
  • Transparente Prozesse und klar aufgeteilte Rollen im Unternehmen
  • Arbeitsentlastung durch effizientere Ablauforganisation
  • Erkennen und Minimieren von Risiken
  • Zentrales Marketingargument und bessere Chance bei Ausschreibungen
  • Erleichterte Einarbeitung von neuen Mitarbeitern
  • Sicherung des Wissensstandes von Mitarbeitern
  • Langfristige Geschäftsbeziehungen mit Partnern, Kunden und Lieferanten

Wie die Dokumentenmanagementsoftware agorum core Sie unterstützen kann

Unser DMS agorum core stellt die Weichen für Sie. Mit unserer Versionierung von Dokumenten stellen Sie sicher, dass veränderte Dokumente jederzeit im eigentlichen Ursprung vorhanden und nutzbar sind. Sobald ein Dokument bearbeitet wird, entsteht dank MetaDb eine neue Version, aber das vorherige Dokument verbleibt für Sie in der Historie.

Außerdem unterstützt agorum core Ihre Dokumentationspflicht mit Hilfe der revisionssicheren Archivierung. Die revisionssichere Archivierung schützt vor Manipulation von Dokumenten im Sinne der Compliance und sorgt so dafür, dass aufbewahrungspflichtige Unterlagen im Original und unveränderbar abgelegt werden, sodass Ihnen diese jederzeit vollständig zur Verfügung stehen.

Auch das kollaborative Arbeiten wird mit unserer Software perfekt umgesetzt. Mitarbeiter können nicht nur problemlos gemeinsam an Projekten arbeiten, sie sind auch jederzeit auf demselben Wissensstand. Das hebt die Qualität der Arbeitsprozesse deutlich an. Denn dadurch werden die Prozesse nicht nur optimiert, es ist auch gleich sichergestellt, dass eine Vertretung im Urlaubs- oder Krankheitsfall keinerlei Hürde mehr darstellt.

Sie wollen mehr wissen?

Wir freuen uns über Ihr Interesse und zeigen Ihnen gerne via Online-Demo mehr von unserem DMS. Während dieser Demo zeigen wir Ihnen auf Sie abgestimmte Inhalte, um Ihnen näher zu bringen, wie agorum core aufgebaut ist. Die Gelegenheit für Sie, Fragen zu stellen und sich einen Überblick zu verschaffen. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.

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