Papierloses Büro: warum ein Dokumentenmanagement das bessere Papier ist

Natürlich führen die wenigsten Unternehmen ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ausschließlich ein, um der Idealvorstellung des papierlosen Büros gerecht zu werden. Meist geben handfeste wirtschaftliche Gründe den Ausschlag - und der nachhaltige Umgang mit dem Rohstoff Papier ist ein willkommener Nebeneffekt.

Gegenüber der herkömmlichen, papiergebundenen Bearbeitung von Dokumenten kann ein DMS im Geschäftsalltag gleich mehrfach punkten. „Schneller, einfacher, wirtschaftlicher“ sind die Schlagworte, die sich auf jede Abteilung und jeden Standort übertragen lassen. Einige Beispiele:

1. Wo früher Dokumente mühsam von Schreibtisch zu Schreibtisch wanderten, um dort bearbeitet zu werden, geht dies mit einem DMS elektronisch und damit viel schneller.
2. Fristen und Abläufe werden zuverlässig eingehalten, weil elektronische Dokumente in Workflows eingebunden und somit sogar vollautomatisch durchs Unternehmen geleitet werden können.
3. Lästige und fehleranfällige Tätigkeiten wie das Erfassen von Dokumenten, die Verteilung der Eingangspost oder die Rechnungsprüfung können automatisiert und damit ebenfalls erheblich beschleunigt werden. Das motiviert auch die Mitarbeiter, die dank DMS mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten haben.
4. Mehr Übersicht, weniger Suchzeit: Ist ein Dokument erst mal im DMS erfasst, wird es jederzeit sofort wiedergefunden.
5. In einer elektronischen Akte sind alle Informationen übersichtlich an einem Ort gebündelt und stehen direkt nach dem Ablegen des Dokuments weltweit zur Verfügung. Das erleichtert die abteilungs- und standortübergreifende Zusammenarbeit erheblich.

Aktenordner kosten Geld, das Papier selbst ebenso - insbesondere wenn es sich um gedrucktes Geschäftspapier handelt. Die Aufbewahrung von Papier verursacht ebenfalls beträchtliche Kosten: von der Raummiete für den Archivraum bis hin zu den teils extrem aufwendigen Maßnahmen zur Sicherung der Ordner vor Diebstahl, Brand oder Überschwemmungen. Einem guten DMS ist es egal, wie viele Dokumente gespeichert werden - die Kosten stehen von vornherein fest. Zusätzliche Aktenordner hingegen brauchen zusätzlichen Platz - oder ein Mitarbeiter viel Zeit, um alte Unterlagen auszusortieren und fachgerecht zu entsorgen.

Die papierlose Dokumentenverarbeitung hilft, den Papierverbrauch zu reduzieren und damit die Umwelt zu entlasten. Weniger Papier bedeutet auch weniger Energieverbrauch. Wussten Sie beispielsweise, dass die Herstellung von Papier von allen Fertigungsindustrien den vierthöchsten Energiebedarf hat? Grund genug, den wertvollen Rohstoff verantwortungsvoll einzusetzen und – wo möglich – komplett auf Papier zu verzichten.