Papierloses Büro: wohl dem, der das hat. Vor allem in Zeiten von Homeoffice, wo der Ordner im Büro stand und kein Zugriff auf die Akten möglich war. Welche Nachteile papierbasierte Prozesse haben und warum digitale Prozesse besser sind, beschreiben wir in diesem Blogbeitrag.
Papierloses Büro oder warum es sich lohnt, Ballast abzuwerfen
Können Sie sich mit der folgenden Person identifizieren? Es ist jemand, der einfach genug hat – und den Mut, die Ketten abzulegen und sich gegen das stellt, was Generationen vor ihm zermürbt und viele Nerven gekostet hat. Dem die schwere Last zu tragen einen krummen Rücken beschert hat? Der viel Zeit mit Suchen verbracht hat, anstatt seine eigentliche Mission zu erfüllen? Dann lesen Sie ruhig weiter. Wir reden hier vom Kampf gegen das Papier, dem Kampf gegen das Wuchten schwerer Aktenordner und die aufreibende, zeitverschwendende Suche, die Ressourcen bindet, aber keinen Mehrwert schafft.
Mal ganz ehrlich - reicht Ihnen die lange Sucherei auch?
Die Keller sind voll mit alten Akten, die zwar eine wertvolle Flut von Informationen enthalten, aber nicht effektiv und schnell nutzbar sind … Das ist teuer!
Wir leben doch in der Zeit der Digitalisierung, da sollte so was doch der Vergangenheit angehören … Na ja, ganz so schwarz wollen wir das nicht sehen. Natürlich gibt es schon einige digital vorhandene Daten in Unternehmen und anderen Institutionen – wie z. B. E-Mails und deren Anlagen. Aber dann kommt zufällig ein Telefonat, und der Kunde hat noch einen besonderen ganz wichtigen Wunsch. Doch wohin mit der Information während des Telefonats? Gut, die letzte E-Mail des Kunden zum Auftrag ist schnell ausgedruckt, die Notiz handschriftlich hinzugefügt, fertig. Nur wohin mit dem Papier? Links und rechts von der Tastatur sind zwar schon Papierstapel, aber wenn es oben draufgelegt wird, sieht man es ja gleich. Aber ein kleiner Windstoß oder aus Versehen mal den Stapel leicht berührt, und schon ist das Chaos da: die Info ist verschollen.
Und da kommt nun dieser „Jemand“ ins Spiel
Jemand, der sich überlegt, ob es nicht einen besseren, moderneren Weg gibt, Informationen einfacher zugänglich zu machen. Ob es nicht auch ohne oder mit deutlich reduziertem Papiereinsatz geht. Ein papierloses Büro, das wäre einfach genial! Und bei diesen Gedankengängen kommen noch weitere wichtige Gesichtspunkte ins Spiel:
- modern (d. h. schnell und einfach) intern zu kommunizieren und Informationen zu finden, die von anderen Mitarbeitern bereitgestellt wurden – und zwar wie z. B. im Vertretungsfall, ohne mehrmalige zeitraubende Kontaktaufnahme, wo wer was abgelegt hat oder haben könnte
- schnell fundierte Informationen als Entscheidungsgrundlage zur Verfügung zu haben
- die Möglichkeit, ortsunabhängig arbeiten zu können
- den ressourcensparenden Betriebsablauf (Reduzierung des Papier-, Toner- und Energieverbrauchs) zu fördern
Zusammengefasst: einfach besser arbeiten!
Informationen, was gebraucht wird, gibt es genügend: eine „Papierloses Büro“-Software. Und einen vertrauensvollen Partner für die technische Umsetzung. Jemanden, der sich aufgrund seiner Erfahrung und seinem Know-how mit dem Thema bestens auskennt, um die Ketten sprengen zu können.
Es ist eine große Aufgabe, das ist klar. Eine Aufgabe, die mit einer kleinen Idee startete und mit den Anforderungen gewachsen ist. Und genau so sollte auch die Software sein: klein anfangen und modular erweiterungsfähig sein.
Die Reise beginnt
agorum core wird installiert, verschiedene Benutzer mit individuellen Freigaben angelegt und nach kurzer Zeit die ersten digitalen Dokumente, E-Mails und Notizen eingefügt und mit Kunden und Projekten verknüpft. To-dos an andere Mitarbeiter geschrieben, Informationen untereinander geteilt. Um auf den vollen Informationsschatz zugreifen zu können, werden nach und nach die noch in Papier vorhandenen Daten gesichtet, eingescannt und mittels Texterkennungssoftware durchsuchbar gemacht. Für die schnelle Suche werden die Dateien indexiert und mit Metadaten versehen.
Diesen Weg zu beschreiten lohnt sich in mehrerlei Hinsicht: Die Produktivität des ganzen Unternehmens nimmt deutlich zu, Informationen sind schneller verfügbar, geteilt und editierbar – und auch das Unternehmen wächst zusammen, weil es weniger Redundanzen und Abstimmungsprobleme gibt. Die gesteigerte Geschwindigkeit bietet zudem Wettbewerbsvorteile, da sowohl der externe Kunde zufriedener ist als auch der interne Mitarbeiter, der über das agorum core information center die Möglichkeit hat, so zu suchen, wie er es für richtig hält.
Also ...
Erkennen Sie sich und Ihre Gedankengänge wieder? Wollen Sie dem Papierchaos ebenfalls den Kampf ansagen? Dann starten Sie durch – bei agorum sind Sie an der richtigen Adresse. Sprechen Sie uns an unter der Rufnummer +49 (0) 711 358718-0.
