agorum insider

Filesharing mit Externen

YouTube

Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren

Video laden

Im heutigen agorum insider zeige ich euch, wie Ihr mit agorum boost das Thema Filesharing revolutioniert und ein neues Effizienz-Level erreicht.

Was sind die größten Herausforderungen des klassischen Filesharings?

Damit ihr versteht, was der große Unterschied zu klassischen Filesharing Diensten ist, muss ich kurz ein wenig ausholen, wie andere Filesharing Dienste funktionieren.

Wie läuft der Austausch mit Externen klassischerweise ab? Nehmen wir an, du möchtest eine Datei von deinem Fileserver mit jemand Externen austauschen. Dazu kopierst du die Dateien vom Fileserver (zum Beispiel aus einem Projektordner) zum Filesharing-Dienst. Nun hast du eine Kopie deiner Dateien. 

Nun arbeitet ihr gemeinsam im anderen System weiter. Die Dateien in deinem Fileserver entsprechen dann nicht mehr dem aktuellen Stand. Ggf. tauscht ihr auch Kommentare und Notizen über den Filesharing Dienst aus.

Am Ende musst du dann schauen, wie du mit großem manuellen Aufwand, die ganzen Änderungen und Informationen wieder in deinen Fileserver zurückbekommst.

Aber es gibt noch mehr zu beachten

  • alle anderen, die mit dem Projekt zu tun haben, bekommen über die Änderungen überhaupt nichts mit (Was ist zum Beispiel, wenn mal ein Mitarbeiter/Kollege krank wird?).
  • Notizen/Chats rund um die Dokumente gehen in der Regel verloren, weil sie gar nicht übernommen werden können.
  • Oft hast du gar keinen zentralen Überblick mehr darüber, was mit wem geteilt wurde und welcher Stand wo liegt.
  • Aus unternehmerischer Sicht gibt es keine Kontrolle mehr, wo welche Informationen liegen – das ist gerade auch aus Datenschutzrechtlichen Gründen bedenklich. Also wer hat eigentlich auf was Zugriff – und wo liegen die Daten eigentlich wirklich in der Cloud?
  • Letztendlich sinkt die Effizienz und der Überblick enorm – also eigentlich genau das Gegenteil von dem, was du erreichen wolltest.

Filesharing neu gedacht – agorum boost

Mit agorum core haben wir ein zentrales System geschaffen, dass alle Informationen in einem System vereint und über agorum boost erhälst du, aber auch andere mobilen Zugriff auf all diese Informationen. Dazu gehören unter anderem:
  • Fileserver
  • Mailserver
  • Projektmanagement
  • CRM
  • Dokumentenmanagement
  • Filesharing
  • uvm …
Wie würde hier das Austauschen mit Externen funktionieren. Stell dir wieder die gleiche Situation vor. Du möchtest Dateien aus beispielsweise einem Projektordner mit anderen teilen und gemeinsam daran arbeiten. Du klickst einfach auf die Datei/en oder Ordner, die du freigeben möchtest und wählst die Option „agorum boost Kanal erstellen“. Nun kannst du noch Teilnehmer auswählen, die dann automatisch Zugriff auf diese freigegebenen Informationen erhalten. 
Nun könnt ihr:
  • Gemeinsam an den Dokumenten arbeiten (diese bleiben immer an der zentralen Stelle in dem Projektordner)
  • Könnt Notizen/Chats darüber austauschen (auch diese werden automatisch zentral am Dokument im Projekt gespeichert)
  • Jeder andere Projektbeteiligte hat zudem Zugriff auf dieselben Informationen in Echtzeit
  • Du hast eine zentrale Übersicht darüber, was mit wem geteilt ist und kannst diese Freigaben direkt beenden, oder Teilnehmer hinzufügen oder entfernen.
  • Aus unternehmerischer Sicht ist dies ein großer Vorteil: die Daten bleiben zentral und es ist jederzeit einsehbar, wer auf was Zugriff hat.
  • Ist die Zusammenarbeit beendet, muss nichts weiter getan werden, die Informationen sind ja bereits da, wo sie sein sollen.
  • Du kannst auf die Dateien mit jedem beliebigen Programm zugreifen. Diese sind zum Beispiel auch direkt über das agorum core DMS-Laufwerk erreich- und bearbeitbar.
  • Wenn du in agorum core eine Suche durchführst, findest du auch all die Informationen, die während der Bearbeitung ausgetauscht wurden.
  • Du bzw. dein Unternehmen erhält einen enormen Effizienzschub und du hast die volle Kontrolle über deine Daten und wo diese sich befinden.

Stay tuned!

Seine einzigartige Stärke zeigt agorum boost im Zusammenspiel mit der zentralen Unternehmensplattform agorum core. Hierzu folgen in Kürze weitere Videos und Blogbeiträge.

Am besten meldest du dich gleich für den Newsletter an, um nichts zu verpassen!

Du willst noch mehr zu agorum boost wissen? Dann klicke hier!

Schreibe einen Kommentar

Ihre E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

Nerd-Blog abonnieren

Abonniere den Newsletter und erhalte immer dann ein Update, wenn es etwas Neues gibt.