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Kollaboratives Arbeiten im Homeoffice: Darum sparen ECM-Systeme Zeit und Nerven

Das ortsunabhängige Arbeiten ist für viele Arbeitnehmer eine echte Erleichterung. Der heimische Arbeitsplatz ist dank Laptop & Co. schnell eingerichtet und der Zugriff auf Programme und Dokumente verläuft im Idealfall so, als säße man weiterhin im Büro („…Und wo soll nun diese Rechnung abgelegt sein? Der Ordner ist doch leer!“). 

Das Jahr 2020 hat gezeigt: Durch die Corona-Pandemie ist das Thema Homeoffice endgültig in die Mitte der Gesellschaft gerückt. Was mittelfristig dem Gesundheitsschutz dient, macht langfristig etwa Familie und Beruf leichter miteinander vereinbar und unterstützt die erfolgreiche Abwicklung von Projekten von jedem Standort aus („Och nee! Ich habe keine Berechtigung, um dieses Plug-in zu installieren“). 

Zeitgleich stellt die Arbeit unabhängig vom Betriebsstandort ein interessantes Anreizsystem für Arbeitgeber dar, die ihren Mitarbeitern dadurch eine große Flexibilität beim Arbeiten ermöglichen („Oh Mann, mein Kollege hat das Dokument gerade geöffnet – kann nicht daran weiterarbeiten.”). 

Um jedoch ein fokussiertes und durchgängiges Arbeiten im Homeoffice zu gewährleisten, müssen gewisse Rahmenbedingungen gegeben sein – vor allem um kollaborativ mit anderen zeitgleich und ortsunabhängig zu arbeiten (ohne Stimme im Kopf, die aufzählt, was alles in der Praxis doch nicht so einwandfrei funktioniert). 

Viele etablierte Standard- bzw. Gesamtlösungen großer Hersteller stoßen dabei schnell an ihre Grenzen: Berechtigungen für gewisse Informationen zur Abstimmung mit Kollegen fehlen; Dokumente existieren in verschiedenen Anwendungen als Kopien mit unterschiedlichem Bearbeitungsstatus und wandern mit langen Arbeitsverzögerungen von Postfach zu Postfach. Ein Großteil dieser Störfaktoren für kollaboratives Arbeiten von zu Hause aus lässt sich mit einer entsprechenden Enterprise Content Management Software abstellen. 

Was ist Homeoffice?

Homeoffice bezeichnet das flexible Arbeiten von zu Hause aus, beispielsweise aus dem eigenen Arbeitszimmer. Die Zusammenarbeit mit dem Arbeitgeber und Kollegen sowie der Zugriff auf notwendige Dokumente vom Unternehmen sind über digitale Lösungen gewährleistet, wie beispielsweise Videokonferenzen und Download-Server. Es ist eine spezifische Form des ortsunabhängigen Arbeitens. Synonym wird auch der Begriff Telearbeit verwendet.

Kollaboratives Arbeiten und Filesharing: Vernetzung statt Insellösung

Eine der größten Herausforderungen des kollaborativen Arbeitens im Homeoffice ist die Anzahl von unzähligen Insellösungen für verschiedene Anwendungen: Es gibt beispielsweise ein separates Programm für das Verwalten von Rechnungen, ein weiteres Tool für das Projektmanagement und einen gesonderten Datenraum für das Filesharing mit Kollegen – womöglich auch noch von unterschiedlichen, miteinander inkompatiblen Softwareanbietern. 

Mangelnde Schnittstellen und Medienbrüche erschweren es, Workflows störungsfrei umzusetzen. Ein weiteres großes Problem sind zig Versionen des gleichen Dokuments auf verschiedenen lokalen Festplatten. Diese entstehen durch unzählige Down- und Uploads. Zeitgleich kann es passieren, dass ein Kollege seine Arbeit nicht an der aktuellen, sondern einer älteren Variante umsetzt. Kollaboratives Arbeiten an einem Projekt und das damit verbundene Filesharing werden so immer fehleranfälliger. 

Ein vorausschauendes Arbeiten in diesem System ist von der Suche nach dem richtigen Dokument sowie dem Warten auf E-Mails und Briefings bestimmt. Eine Arbeitsweise, bei der sogar im Best-Case-Szenario wertvolle Zeit und Nerven verloren gehen. Mehrfach existierende große Dateien verschlingen zudem wertvollen Speicherplatz. Darüber hinaus ist mit unzähligen Dateiversionen in verschiedenen Anwendungen oder Cloud-Lösungen die Compliance in Hinblick auf den Datenschutz schwer einzuhalten. Verlangt ein Kunde etwa die Löschung der Dateien, artet die Suche danach schnell zu einer tagfüllenden Aufgabe aus. 

All diese Risikofaktoren lassen sich jedoch ganz einfach mit Hilfe einer Software lösen. Open-Source-basierte ECM-Systeme wie agorum core binden alle Arbeitsprozesse und Anwendungen in einem zentralen System. Statt verschiedene digitale Versionen eines Dokuments auf zahlreichen Rechnern im Homeoffice zu verstreuen, versioniert das System ein zentrales Dokument. Für jeden Mitarbeiter ist nachvollziehbar, wann welche Änderungen vorgenommen wurden. So ist der aktuelle Stand des Projekts für alle ersichtlich. Darüber hinaus vernetzen Teamchats und definierte Workflows zum jeweiligen Arbeitsauftrag die daran Beteiligten. Die Zusammenarbeit der Mitarbeiter des Projekts wird auf diese Weise zusätzlich gefördert.

Automatische Ablage beschleunigt Prozesse für kollaboratives Arbeiten

Ein wichtiges Tool für jede Unternehmensorganisation ist eine nachvollziehbare Ordner-Struktur. Diese trägt maßgeblich dazu bei, wie schnell sich entsprechende Unterlagen finden lassen. Gerade im Homeoffice ist die hilfesuchende Frage an den Büronachbarn nicht möglich. Umso wichtiger ist es also, dass alle Eingänge aus E-Mails und Poststelle entsprechend abgelegt und zugänglich gemacht sind. 

Oft sind Unterlagen für die eigene Arbeit schon im Unternehmen angekommen, stecken aber im Postfach eines Kollegen fest. Dort warten sie auf ihre Archivierung im richtigen Ordner. Mit agorum core finden solche Eingänge wie beispielsweise Rechnungen per E-Mail automatisch den Weg zum richtigen Verantwortlichen. Aufwendiges Archivieren und gewissenvolles Abspeichern finden automatisch statt – ohne dass der eigene Workflow abreißt. Über eine Volltextindizierung lassen sich diese Dokumente bei einer späteren Suche einfach und schnell finden. Auch Freigaben lassen sich durch einen einzigen Mausklick automatisch an den Kollegen senden, statt immer eine E-Mail zu schreiben. 

Darüber hinaus trägt das System dazu bei, papierloser und damit nachhaltiger zu arbeiten. Durch die Volltextindizierung und automatische Einordnung der zentralen Software sind riesige Aktenschränke auf der Arbeit obsolet. Arbeitnehmer müssen sie nicht mehr aufwendig durchsuchen, um die richtige Akte im Homeoffice verfügbar zu haben.

Der Homeoffice-PC in der Hosentasche

Neben dem heimeigenen Arbeitsplatz ist es häufig nötig, die wichtigsten Tools zur Arbeitsabstimmung immer und überall dabei zu haben. Egal ob der Terminkalender, das firmeninterne Chatprogramm oder einen Zugang zur Firmencloud: Schnell mutiert das private Smartphone zum Firmenhandy. Gerne stören die verschiedenen Apps mit Push-Notifications im Feierabend, verbrauchen Speicherplatz des eigenen Endgeräts und können nicht miteinander kommunizieren. Nicht zu vergessen: das Thema Datenschutz. Der Bring-your-own-device-Trend in Unternehmen zu Homeoffice-Zeiten fördert leider häufig Verstöße gegen die unternehmenseigenen Compliance-Richtlinien.  

Mit der Messenger-basierten App agorum boost ist ein Zugriff auf alle Daten im Unternehmen möglich, komplett datenschutzkonform und ohne das Handy mit zahlreichen Insellösungen für einzelne Probleme zu überladen. Was sonst nur auf dem PC möglich ist, lässt sich auf diese Weise auch bequem auf dem Sofa oder in der Bahn erledigen. Dokumente sind direkt kontextbezogen im Chat einpflegbar, ohne dabei gegen den Datenschutz zu verstoßen. Daten vom Unternehmensserver sind verfügbar, das Dokument verlässt jedoch nie das zentrale System. Sämtliche Richtlinien hinsichtlich der DSGVO lassen sich trotz Handynutzung problemlos einhalten.

Fazit: Kollaboratives Arbeiten erfordert mehr als Standardlösungen

Die unterschiedliche Verteilung der IT-Landschaft in der Telearbeit bringen gerade für das kollaborative Arbeiten viele Kinderkrankheiten mit sich. Unter dem Motto „Alles in einem zentralen System“ lässt sich mit ECM-Software wie agorum core kollaboratives und ortsunabhängiges Arbeiten vereinfachen. Statt auf eine Masse von verschiedenen Lösungen für einzelne digitale Hürden zu setzen, sind Arbeitsprozesse logisch miteinander verknüpft. Mit dem Fokus darauf, dass mehrere Personen an einem Projekt arbeiten, machen Versionierungen alle Arbeitsschritte an Dokumenten nachvollziehbar. Wichtige Dateien und Informationen finden automatisch den Weg in den richtigen Ordner – so kommt es nicht zu einem Datenstau auf einem bestimmten Rechner. Sogar ohne PC lässt sich konform zum Datenschutz arbeiten. Mit der Wahl der richtigen Tools steht einer geregelten Zusammenarbeit im Alltag des Homeoffice nichts im Wege.

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