E-Rechnungspflicht in Deutschland: So meistern Sie die Herausforderung!

Eine E-Rechnung ist die digitale Version einer Papierrechnung. Sie wird in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format erstellt, versendet und verarbeitet. Im Gegensatz zu herkömmlichen Rechnungen in Papierform oder PDF-Dateien, die unstrukturiert vorliegen, ermöglicht die E-Rechnung durch ihr standardisiertes Datenmodell eine weitgehende Automatisierung der Rechnungsverarbeitung durch Systeme und Software.

Die Einführung der E-Rechnungspflicht verfolgt mehrere Ziele:

• Bekämpfung des Umsatzsteuerbetrugs: Durch die digitale und strukturierte Übermittlung von Rechnungsdaten wird die Transparenz erhöht und die Möglichkeit von Steuerhinterziehung verringert.
• Effizienzsteigerung: Automatisierte Prozesse bei der Rechnungsbearbeitung reduzieren den manuellen Aufwand und die Fehlerquote erheblich.
• Kostensenkung: Unternehmen können durch den Wegfall von Papier, Porto, Druckkosten und Lagerung erhebliche Kosten einsparen.
• Umweltfreundlichkeit: Der Verzicht auf Papier trägt zum Umweltschutz bei.
• Erhöhung der Durchlaufgeschwindigkeit: Die automatisierte Verarbeitung von E-Rechnungen ermöglicht eine schnellere Bezahlung und kürzere Zahlungsziele.

In Deutschland gibt es zwei gängige E-Rechnungsformate:

• X-Rechnung: Die X-Rechnung ist ein standardisiertes Format für elektronische Rechnungen in Deutschland, das speziell für die Kommunikation mit öffentlichen Auftraggebern entwickelt wurde. Sie basiert auf der europäischen Norm EN 16931 und zeichnet sich durch ein rein XML-basiertes Datenformat, hohe Datenintegrität und -sicherheit sowie standardisierte Datenfelder für eine einfache Integration in ERP-Systeme aus.
• ZUGFeRD: ZUGFeRD (ZUGangs- und FERD-Format) ist ein hybrides Rechnungsformat, das eine PDF/A-3-Datei mit eingebettetem XML-Datensatz kombiniert. Es ist ebenfalls konform mit der europäischen Norm EN 16931. ZUGFeRD bietet den Vorteil, dass die PDF/A-3-Datei für den Menschen lesbar ist, während das XML die maschinenlesbaren Daten enthält. Dies erleichtert den Übergang von Papier- zu elektronischen Rechnungen und bietet Unternehmen Flexibilität bei der schrittweisen Umstellung auf digitale Prozesse.

Übergangsfristen

Die elektronische Rechnungspflicht ist Bestandteil des Wachstumschancengesetzes. Die neuen Regelungen im Hinblick auf die Pflicht zur elektronischen Rechnung gelten bereits ab dem 1. Januar 2025.

Bis zum 31. Dezember 2026

können Umsätze noch als Papierrechnung oder PDF-Rechnung übermittelt
werden, sofern der Rechnungsempfänger zustimmt.

Im Jahr 2027

gilt diese Regelung nur noch, wenn der Vorjahresumsatz des Rechnungs­ausstellers 800.000 Euro nicht übersteigt.

Ab 2028

ist die elektronische Rechnung in allen Bereichen Pflicht.

Achtung: Keine Übergangsfristen für den Empfang der E-Rechnung!

Alle Fristen beziehen sich ausschließlich auf den Versand. Für die Verarbeitung eingehender E-Rechnungen gibt es keine Übergangsfrist. Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle empfangenen E-Rechnungen in allen Bereichen bearbeitet werden können.

Wichtige Downloads:

• Richtlinie zur elektronischen Rechnungsstellung: Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen. (PDF - externer Link)
• E-Rechnungsverordnung: Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes vom 13.10.2017. (PDF - externer Link)
• Gesetz zur Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU: Gesetz zur Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen vom 04. April 2017 (externer Link)

Um die E-Rechnungspflicht zu erfüllen, müssen Unternehmen folgende Schritte unternehmen:

1. Systemüberprüfung: Prüfe deine aktuellen Systeme auf ihre Eignung zur Verarbeitung, Erstellung und Archivierung elektronischer Rechnungen.
2. Softwarelösung auswählen: Wähle eine geeignete Softwarelösung für die Verarbeitung und Archivierung von E-Rechnungen.
3. Anpassungen und Umstellungen: Plane notwendige Anpassungen und Umstellungen deiner Prozesse rechtzeitig.
4. Mitarbeiterschulung: Informiere und schule deine Mitarbeiter über die neuen Anforderungen und Prozesse.
5. Kommunikation: Kommuniziere die Umstellung auf E-Rechnung transparent an deine Geschäftspartner.

Mit der richtigen Vorbereitung kannst du die E-Rechnungspflicht gelassen angehen und die Vorteile der digitalen Rechnungsverarbeitung nutzen.

Die hier bereitgestellten Informationen dienen ausschließlich allgemeinen Informationszwecken und stellen keine Rechtsberatung dar. Für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der Inhalte übernehmen wir keine Gewähr. Bei rechtlichen Fragen oder spezifischen Anliegen solltest du einen qualifizierten Rechtsanwalt konsultieren.