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Dokumentenmanagement, der effizienteste Hebel der Digitalisierung

Dokumentenmanagement

Dokumentenmanagement (DMS) ist DAS zentrale Werkzeug, um Digitalisierung voranzutreiben. Es löst papierbasierte Prozesse ab und stellt alle Informationen per Mausklick zur Verfügung. Es ist DIE Lösung für das Arbeiten im Homeoffice. Welche Vorteile das hat, erklären wir am Beispiel von E-Mails und dem Fileserver. Beides Orte, die oftmals riesengroße Datensilos sind.

Verteilte Informationen sind Schatzinseln im Unternehmen

Um den Schatz zu heben, müssen Sie auf Suche gehen, denn bisher liegt er auf vielen Schatzinseln verteilt: E-Mail– und Fileserver, lokale Festplatten und das Papieraktenarchiv im Keller. Die schwer zugänglichen Insellösungen verbergen massenhaft wertvollen Content, der verschollen bleibt, wenn Sie ihn nicht auf Knopfdruck zur Verfügung stellen. Denn viele Expeditionen brachen die Suche nach einem konkreten Dokument bereits ab, weil das stundenlange Herumirren zwischen den Server- und Papierinseln erfolglos blieb.

1. Papierbezogene Prozesse digitalisieren

Wenn Sie Ihre Daten effizient nutz- und auffindbar machen wollen, brauchen Sie eine Lösung, die alle Informationen zentral archiviert, bequem durchsuchbar macht und Geschäftsprozesse automatisiert. Die Basis hierfür sind elektronische Dokumente, die volltextindiziert sind. Das bedeutet sie durchlaufen einen OCR (optical character recognition) und werden “ausgelesen” und es werden Metadaten erfasst. Dadurch können die Anwender ganz einfach nach Dokumenten, E-Mails, Akten usw. suchen.

Beim Start gilt: vom Wichtigen zum Wünschenswerten

Unternehmen, die ganz am Anfang stehen und nicht wissen, wo und mit was sie starten sollen, gilt die Regel: vom Wichtigen zum Wünschenswerten. Ermitteln Sie den Status Quo: Welche Prozesse gibt es und welche sind bereits (teil-)digitalisiert? Welche sind arbeitsintensiv und welche weniger. Diese Priorisierung ist nicht einfach und erfordert Zeit. Beim Kennenlernen von Applikationen werden ihnen eine Fülle von Möglichkeiten vorgestellt. Anwender aus den unterschiedlichsten Abteilungen bekommen leuchtende Augen und das “Haben-Wollen-Areal” im Kopf gibt die Meldung “Warenkorb”. Dann gilt es abzugrenzen, welche Funktionalitäten “nice to have” sind und welche im ersten Schritt sinnvoll sind.

2. E-Mails aus Mailboxen befreien

E-Mails schlummern meistens friedlich in den Mailboxen ihrer Anwender vor sich hin. Soll eine Information aus einer E-Mail anderen zugänglich gemacht werden, wird die E-Mail erst mühsam gesucht und dann an alle möglichen Empfänger weitergeleitet. Das erzeugt kräftig Verkehr auf den Servern und im Netzwerk und verstopft immer mehr Mailboxen. Ist ein Kollege im Urlaub oder gar nicht mehr im Unternehmen, sind seine E-Mails praktisch nicht erreichbar.

Ein guter Ansatz: E-Mails in elektronischen Akten speichern

Besser ist es, die E-Mails im DMS in elektronischen Akten zu archivieren und den Personen zugänglich zu machen, die die Informationen daraus benötigen. Die Archivierung kann häufig auf Regeln basierend automatisch erfolgen oder manuell erledigt werden. Sie sparen sich jede Menge Speicherplatz, E-Mail-Traffic und Zeit bei der Suche nach Informationen. Wie Sie mit agorum core in kürzester Zeit zum sicheren E-Mail-Archiv kommen, beschreiben wir in diesem Blogbeitrag.

3. Fileserver - machen Sie mehr daraus als das übliche Datengrab

Es gilt der Grundsatz: Bei der Ablage folgt jeder Mensch seiner eigenen Logik

Wir stellen uns einen Projektordner (mit zick Unterordnern) eines großen Projekts auf dem Fileserver vor, an dem viele Anwender zusammen arbeiten: Es herrscht Wildwuchs. Sucht ein neuer Mitarbeiter ein Abnahmeprotokoll von vor zwei Jahren, steht er vor einer Herausforderung.

Nicht ein, sondern zwei Schlüsselwörter: Volltextindizierung + Metadaten

Ein DMS macht diese Daten mit einer Volltextindexierung und Metadatensuche schnell auffindbar und damit für Sie und Ihre Mitarbeiter nutzbar. Die Suche nach dem Protokoll von vor zwei Jahren ist dadurch sehr einfach. Über eine Suchmaske können Anwender gezielt nach dem Protokoll suchen und werden in wenigen Mausklicks fündig. Mühseliges Durchforsten von Ordnerstrukturen entfällt.

Die Lösung: Dokumentenmanagement

Digital ablegen, suchen und wiederfinden ist aber noch lange nicht alles, was ein DMS kann. Der in Deutschland dominierende Begriff “Dokumentenmanagement” trifft schon lange nicht mehr das, was ein DMS tatsächlich zu leisten im Stande ist. Aussagekräftiger ist der Begriff Enterprise Content Management (ECM). Denn das, was die Menschen in Unternehmen jeden Tag an digitalen Inhalten produzieren, wird erst dann sinnvoll nutzbar, wenn:

  • Inhalte schnell verfügbar sind
  • Inhalte überall verfügbar sind
  • Zusammenhänge zwischen den Inhalten leicht erkennbar sind
  • sinnvoll mit den Inhalten gearbeitet werden kann
  • Inhalte einfach zwischen Mitarbeitern geteilt werden
  • wiederkehrende, lästige Prozesse automatisiert werden
  • die elektronische Ablage schnell und einfach geht

Lernen Sie das DMS/ECM agorum core kennen

Unternehmen, die sich von papierbasierten Prozessen verabschieden möchten und Ihre Daten auf sicherem Terrain verwalten möchten, sind herzlich zu einer Online-Demo eingeladen. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage. Hier.

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