Digitaler Posteingang: DMS-Software nimmt Ihnen die Arbeit ab

Papier ist äußerst geduldig, besonders dort, wo es in Stapeln vorkommt. Und das bevorzugte Biotop solcher Dokumentenstapel sind Schreibtische in unseren Büros.

Der jährliche Verbrauch von Papier, Pappe und Karton liegt in Deutschland bei 241 Kilogramm pro Kopf. Eine Zahl, auf die auch der manuelle Posteingang und ‑ausgang im Unternehmen einen Einfluss haben. Dabei ist es vermeidbar, Rechnungen, Lieferscheine, Verträge und vieles mehr immer noch per Briefpost zu verschicken. Im Posteingang des Unternehmens werden die Umschläge geöffnet, die Dokumente sortiert und zu den Empfängern gebracht – statt dass eine Software verwendet wird –, bei denen die Unterlagen auf den oben erwähnten Stapeln landen. Schon bis zu diesem Punkt ist unnötig viel Zeit vergangen und wertvolle Arbeitskraft vergeudet worden. Einen nachhaltigeren Gegenentwurf stellt ein digitaler Posteingang dar. Mit einem einfachen Scanner und einem modernen Dokumentenmanagementsystem (DMS) sparen Sie sich diese Zeit.

Die Dokumente erscheinen per Software sofort im digitalen Posteingang des Mitarbeiters. Sind mehrere Mitarbeiter am Vorgang beteiligt, können sofort alle auf das digitale Dokument zugreifen und müssen nicht erst warten, bis das Papierdokument von einem Schreibtisch zum anderen gewandert ist. Darüber hinaus bietet ein digitales Management der Post viele weitere Vorteile.

Neben schnelleren Abläufen im Betrieb werden Prozesse durch den Posteingang per Software vereinheitlicht. Individuelle Lösungen à la „Das habe ich dir an den Platz gelegt“ gehören der Vergangenheit an. Jeder Mitarbeiter erhält die Post über sein eigenes digitales Postfach – egal ob E-Mail, Download-Link oder Brief. Weiterleitungen an nachgelagerte Abteilungen können über Workflows automatisiert werden - und damit wurde wieder eine E-Mail gespart. Erfasste Metadaten und die Möglichkeit, Fristen einzustellen, tragen zudem zum Datenschutz bei. So können Aufbewahrungsfristen mit anschließender automatischer Löschung für die GoBD automatisch und digital eingestellt werden. Berechtigungsstrukturen ermöglichen ein einfaches Management personenbezogener Daten und den Schutz vor neugierigen Blicken von Unbefugten. Denn personenbezogene Dokumente, offen auf dem Schreibtisch liegend, sprechen nicht gerade für konkreten Datenschutz. Das Arbeiten konform mit der DSGVO wird somit erleichtert.

Die automatische Postverteilung im Büro vereinfacht auch die Vertretung, wenn ein Mitarbeiter krank oder im Urlaub ist. Die Unterlagen bleiben nicht mehr im Postfach oder auf dem Schreibtisch liegen, sondern können automatisiert an die Vertretungen weitergeleitet werden. Einarbeitungsprozesse werden deutlich verkürzt. Bei Rechnungen kann das unter Umständen viel Geld sparen, weil Sie dadurch keine Skonti mehr verpassen und gebührenpflichtige Mahnungen vermeiden.

Ortsunabhängiges Arbeiten wird immer wichtiger: egal, ob um während der Corona-Pandemie als Betrieb im Homeoffice effizient zu bleiben oder um sich langfristig als attraktiver Arbeitgeber zu etablieren, bei dem Familie und Karriere miteinander vereinbar sind. In vielen Unternehmen hängt die Anwesenheitspflicht nicht am Vertrauen der Chefetage, sondern an starren Prozessen, die unveränderbar scheinen. Allen voran: das Nachschlagen von Informationen in Aktenschränken und die Notwendigkeit der Eingangspost zum Arbeiten. Ein Dokumentenmanagementsystem mit integriertem digitalem Posteingang beseitigt diese an Papier gebundene Präsenzpflicht im Büro mit digitalen Lösungen.

Mit der elektronischen Verarbeitung von Papierdokumenten eröffnen sich vielfältige Möglichkeiten für die Weiterverarbeitung der erfassten Daten. Die Dokumente können beispielsweise elektronischen Akten zugeordnet werden, in denen sich alle Informationen zu einem bestimmten Projekt, zu einem Kunden oder zu einem Lieferanten befinden. So haben Sie alle Dokumente schnell zur Hand und müssen sich nicht mehr durch Aktenordner wühlen. Gleichzeitig schafft diese Verfügbarkeit einen großen Mehrwert für kollaboratives Arbeiten. Aber auch die Volltext- und Metadatensuche werden Sie hier sehr schnell zu schätzen lernen. Mit elektronisch erfassten Dokumenten können Sie viele Prozesse ganz leicht automatisieren. Vor allem die Rechnungsbearbeitung bringt ein hohes Einsparpotenzial mit sich, indem Sie Daten automatisch, rechnerisch und sachlich prüfen lassen. Detailliertere Informationen finden Sie im Blogpost: Eingangsrechnungen bearbeiten: wie Sie Zeit und Geld sparen! Aber auch Verträge lassen sich über ein Dokumentenmanagementsystem bequem verwalten.

Mit einem DMS verteilen Sie Ihre Post schnell, sicher und ohne Verluste im Betrieb. Sie profitieren von vielen zusätzlichen Arbeitserleichterungen. Unproduktive Arbeitsschritte wie lange Recherchen, Abstimmungen, Nachfragen bei Kollegen nach Dokumenten und Archivierungen werden vom DMS im Zusammenspiel mit dem digitalen Posteingang erledigt. Sie können sich auf die wichtigen Aufgaben im Betrieb konzentrieren – von überall aus.

Jetzt Termin für Online-Demo buchen. Kontaktieren Sie uns jetzt!