Die 5 wichtigsten Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems

Viele haben sie noch: die Stapel auf dem Schreibtisch. Rechts die eiligen, links die aktuellen und in der Mitte die zähen, hinter denen kein Knopf gemacht werden kann. Die Staubflocken dazwischen lassen darauf schließen, dass der Zustand normal ist.

Stellen Sie sich vor, die Papierstapel liegen nicht mehr physisch auf dem Tisch, sondern sind alle in einem digitalen System. In einem DMS. Im tiefen Inneren der Software werden alle Dokumente und Informationen verwaltet und bereitgestellt und natürlich auch archiviert.

Lesen Sie hier die fünf wichtigsten Vorteile:

Sie suchen nach einer Rechnung, nach dem Qualitätsbericht, Vertrag oder einer E-Mail? Und vermutlich haben Sie viele verschiedene Systeme, in denen Sie jetzt nachschauen werden. Ein DMS kann zahlreiche Programme (sogenannte Insellösungen) ersetzen. Ganz komfortabel geben Sie in einer Suchmaske ein, wonach Sie recherchieren. Zum Beispiel nach dem Protokoll des Qualitätszirkels. Das DMS sucht nun in allen digitalen Daten nach dem Suchbegriff. Das gewünschte Protokoll bekommen Sie sehr schnell.

Um ein Gespür zu bekommen, wie viel Zeit im Arbeitsalltag für Suchen und Finden aufgewendet wird, oder was es kostet, wenn viele verschiedene Programme im Einsatz sind, empfehlen wir, hier nachzurechnen.

"Das muss ich morgen machen, wenn ich wieder im Büro bin" - eine häufige Aussage von Mitarbeitern, die im Homeoffice arbeiten. Das liegt zum einen daran, dass die Prozesse noch papierbasiert sind und die benötigten Unterlagen in Ordnern im Büro stehen. Zum anderen an Systemen, die keinen Zugriff von extern erlauben. Das ist eine schlechte Kombination für das Arbeiten von zuhause aus. Im Idealfall kollaborieren Teams zeitlich und örtlich unabhängig. Die Informationen sind alle im System und nicht auf den Schreibtischen. DMS-Systeme schaffen die idealen Voraussetzungen für ortsunabhängiges Arbeiten.

Ganz gleich, in welcher Branche, in der Regel arbeiten immer mehrere Abteilungen an einem Vorgang oder Auftrag. Und bis heute ist es weit verbreitet, dass jeder Bereich seine eigene Software verwendet.

Möchten Sie den Status zu einem Projekt wissen, müssen Sie Kollegen aus mehreren Abteilungen anrufen. Besser ist ein 360-Grad-Blick auf einen Vorgang. Dort befinden sich alle Informationen gebündelt an einem Platz. Die Urlaubsvertretung für einen Kollegen zu übernehmen oder an Informationen von einem älteren Projekt zu gelangen, wird mit einem DMS einfach.

Dokumentenmanagementsysteme können mit optionalen Erweiterungen ein ausgewachsenes CRM zur Verfügung stellen. Darüber lassen sich Kundenakten, Aufgaben, Vorgänge, das Projektmanagement und sogar Tickets steuern und verwalten.  

Die gesetzlichen Verordnungen wie DSGVO, GoBD oder auch ISO 9001 verlangen von Unternehmen zu handeln. Revisionssicheres Archivieren und einen sauberen Umgang mit personenbezogenen Daten sind in großen wie kleinen Unternehmen ohne technologische Unterstützung kaum mehr vorstellbar. Im Industriesektor sind es zum Beispiel die gelenkten Dokumente wie Arbeitsanweisungen, deren geordnete Prozesse (inkl. Versionierung) nachzuweisen sind.

Diese Nachweispflichten sind ideal über ein DMS zu lösen. Ein kluges Archivierungskonzept behält alle Fristen im Auge und stellt alle Daten chronologisch bereit. Unternehmen, die zudem noch ein gutes Backup-Konzept haben, sind im Hinblick auf Revisionssicherheit auf der wahrlich sicheren Seite.

Wiederkehrende Prozesse, wie zum Beispiel im Rechnungswesen, sind ideal geeignet, um automatisiert zu werden. Die Durchlaufzeiten werden deutlich kürzer, Zahlungsziele und Skontofristen können vom DMS überwacht werden und an Fälligkeitsdaten erinnern. Gegenüber der manuellen Rechnungsverarbeitung, bei der es zu Übertragungsfehlern kommen kann, sind automatisierte Prozesse deutlich sicherer. Das trifft natürlich auf jede Branche und auf alle Bereiche eines Unternehmens zu.

Dokumentenmanagementsysteme unterscheiden sich im Leistungsumfang. Die Bandbreite reicht von einfacher Archivierungssoftware bis hin zu Individualsoftware. Letztere wird genau auf die Unternehmensprozesse abgestimmt. Dabei kann ein DMS mit Erweiterungen sehr viele Programme ersetzen. CRM, Mailprogramm, Projektmanagement, ein Ticketsystem, ein Tool für den Datentransfer zwischen intern und extern, usw.. Aber das sind nur wenige Funktionen von vielen.

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