Mit Open Source unabhängig bleiben

Open Source oder herstellergebunden? – Das ist die entscheidende Frage bei der Auswahl der richtigen Software. Wir zeigen Ihnen, wie Sie bei der Wahl eines freien Programms flexibel bleiben. Und dank Open Source DMS und ECM von einem vollständig digitalisierten, sicheren Arbeitsumfeld profitieren.

Sind Sie digital unabhängig? Wenn die Antwort „Nein“ oder „Weiß nicht“ lautet, wird es Zeit für Ihre persönliche Unabhängigkeitserklärung. Das Ziel: Herr über die eigenen IT-Systeme und Datenbestände zu sein. Denn viele IT-Systemlandschaften basieren immer noch auf proprietärer Software. In welche Abhängigkeit sie geraten, wird Firmen oft erst bewusst, wenn Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten und Rufumleitungen auf das private Telefon einrichten oder mangels Schnittstellen Unternehmensdaten über private Accounts versenden müssen. Die (Nicht-)Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben und Rechtssicherheit werden in solchen Fällen schnell zum wunden Punkt. Schlimmstenfalls gelangen Daten in fremde Hände, die außerhalb Ihrer Kontrolle liegen. Haben Sie sich entschieden, als Unternehmen zu jedem Zeitpunkt die alleinige Hoheit über Ihre Daten haben zu wollen, sollte das Thema „Open Source“ oben auf der Agenda stehen. Open-Source-Software bietet eine hohe Flexibilität durch Entwickler-Communitys, Unabhängigkeit von großen Anbietern und geringeren Kosten. Auch die Möglichkeit, IT-Systeme umzugestalten, Softwarelösungen und -betreiber zu wechseln oder Datenbestände auf verschiedene Weisen zu nutzen oder zu speichern, ist gegeben. Doch bevor wir näher auf die Vorteile eingehen, wollen wir zunächst einen Blick auf die Definition und Funktionen werfen.

Was ist Open-Source-Software?

Eine Open-Source-Software (OSS) verfügt über einen freien Quellcode, der für die Öffentlichkeit zugänglich ist. Das heißt, jeder kann auf die Software frei zugreifen, sie benutzen, verändern und (in modifizierter oder unmodifizierter Form) mit anderen teilen. Sie wird von vielen Menschen hergestellt und unter Lizenzen vertrieben, die der Open-Source-Definition entsprechen. Diese sieht Kriterien vor, die erfüllt sein müssen, damit der Entwickler seine vertriebene Software und Lizenz als „Open-Source-Software” bezeichnen kann. Dazu gehört, dass Anwender die OSS nach dem Download frei verbreiten und sie für sich oder als Komponente einer Softwaredistribution verwenden dürfen. Die Lizenz muss Modifikationen und abgeleitete Werke zulassen sowie deren Verbreitung unter den gleichen Bedingungen erlauben wie die Lizenz der Originalsoftware.

Bei Open-Source-Software ist die Community fester Bestandteil des Produkts und dessen Entwicklung. Es handelt sich um eine Gemeinschaft von Beitragenden aus der ganzen Welt, die ein gemeinsames Interesse haben, Projekte für bestimmte Systemanforderungen mithilfe der kollektiven Innovations- und Arbeitskraft weiterzuentwickeln. Dabei gibt es verschiedene Modelle: Ein Konzept sieht vor, dass die Verantwortung nicht nur bei einzelnen Anbietern liegt, sondern bei einem Kollektiv von Anwendern, Entwicklern und Dienstleistern. Das birgt jedoch die Gefahr, dass die Softwareentwicklung unter Uneinigkeiten leidet. Behält hingegen der Hersteller die Oberhand über die Implementierung neuer Features, profitiert der Anwender von einer unabhängigen, aber dennoch etablierten Lösung.

Was spricht gegen herstellergebundene Software?

Geschlossene Systeme, dubiose Speicherressourcen oder Gesetzeslücken in den Ländern der IT-Anbieter bereiten immer mehr Unternehmen Bauchschmerzen. Oft sträuben sie sich jedoch erst einmal, Open-Source-Lösungen zu implementieren. Und das ist meist Gewohnheitssache: Ein Großteil der Mitarbeiter nutzt Anwendungen bekannter Softwareanbieter im Arbeitsalltag und im privaten Umfeld. Dadurch haben sie sich entsprechende Fähigkeiten angeeignet und sich stark an die Benutzeroberfläche sowie die Funktionalitäten gewöhnt. Auch das IT-Personal kennt sich mit diesen Produkten meist am besten aus. Der Umstieg auf andere Software würde einen erheblichen Schulungsaufwand und einen Bedarf für Change Management mit sich bringen.

Dem gegenüber stehen die Nachteile proprietärer Software, die über das gewohnte Nutzererlebnis hinausgehen: Dazu gehört die fehlende Einsicht in den Quellcode. Isolierte Lösungen erschweren mangels offener Schnittstellen die Kompatibilität mit anderer Software. Große Anbieter machen den Nutzer abhängig, indem verschiedene Produkte für eine optimale Funktionalität und Leistung aufeinander aufbauen. Die mangelnde Transparenz bietet eine eingeschränkte Informationssicherheit, da proprietäre Software mittels Telemetrie meist Metadaten erfassen, sammeln und auf Server außerhalb Ihrer Kontrolle übertragen. Sind darin personenbezogene Daten enthalten, stellt dies ein rechtliches Risiko in Bezug auf die Einhaltung der DSGVO dar. Die Übertragung lässt sich zwar technisch unterbinden, allerdings kann dies den Support und die volle Funktionalität der Produkte unter Umständen einschränken. Zudem können hohe Kosten durch Preis- und Lizenzmodellanpassungen entstehen.

Das sind die Vorteile von Open-Source-Software

Einblick in den Quellcode:

Sie können sich den Code vollständig herunterladen, untersuchen und selbst anpassen. Eventuelle Backdoors oder Sicherheitslücken können sich so nicht vor Ihnen verstecken. Bei herstellergebundener Software müssen Sie hingegen dem Hersteller blind vertrauen. Gerade bei der Speicherung wichtiger und vertraulicher Daten fehlt Informationssicherheit. Open Source bietet die volle Transparenz über Ihre gesammelten und abgespeicherten Daten – volle Kontrolle inklusive.

Geringere Kosten:

In der Regel können OSS kostenlos heruntergeladen werden. Erst später fallen Betriebskosten an, wenn Sie die Software implementieren und an die eigenen Bedürfnisse anpassen. Durch den Einsatz bleiben Sie vom Hersteller unabhängig. Das ist bei einem eventuellen Anbieterwechsel vorteilhaft: Sie vermeiden einen teuren Tausch der Software, sondern suchen sich einfach einen neuen Dienstleister, der Ihr System weiter betreut.

Hohe Flexibilität durch offene Schnittstellen:

Die Anbindung von proprietärer Software an Produkte von Drittanbietern ist aufgrund wechselnder Schnittstellen häufig nur mit Mehraufwand und eingeschränkter Funktionalität umsetzbar. Basiert Ihre Softwarelösung hingegen auf offenen Schnittstellen, können Sie Ihre Geschäftsprozesse nicht nur nahtlos gestalten, sondern profitieren auch von Herstellerunabhängigkeit. Offene Standards erleichtern es Ihnen, zusätzliche Applikationen anzubinden. Zusätzlich werden offene Standards von vielen Experten weltweit weiterentwickelt. Es besteht keine Gefahr, dass Ihr Hersteller verwendete Protokolle oder Formate nicht weiterführt.

Mit einem Open Source DMS zukunftsfähig bleiben

Fest steht: Ein großer Schmerzpunkt vieler Unternehmen ist die fehlende Transparenz über die eigenen Daten. Viele nutzen für die Verwaltung Ihrer Dokumente zwar ein Dokumentenmanagement-System (DMS), machen sich dabei aber von einer weiteren Lösung abhängig, die zum Teil mit inkompatiblen Dateiformaten aus anderen Softwarelösungen in Ihrer IT-Landschaft zu kämpfen hat. Sie sollten sich die folgenden Fragen stellen: Wie kommen Sie im Ernstfall wieder an Ihre Daten? Treten durch ein aufwändiges Verfahren hohe Kosten auf? Ist ein Export Ihrer Dokumente ohne weiteres möglich? Inwiefern ist die Archivierung meiner Dokumente möglich? Damit Sie jederzeit wissen, was mit Ihren wertvollen Informationen und Dokumenten – ob E-Mails, Angebote oder Verträge – passiert, sollten sie auf ein zukunftsfähiges und flexibles Open-Source-DMS setzen. So verwalten Sie Ihre Daten nicht in einer Black Box und können Datenlecks durch eigene Kontrolle ausschließen. Ein Anbieterwechsel ist auch ohne Weiteres möglich. Der Mehrwert, den das Dokumentenmanagement auf Basis einer kostenlosen Open Source-Technologie für den öffentlichen Sektor liefert, können Sie hier nachlesen.

Open Source ECM – vollständig digitalisiert arbeiten

Noch viel besser ist ein Open-Source DMS, wenn es in ein zentrales System mit vielen weiteren Benefits eingebunden wird: nämlich in eine Enterprise Content Management (ECM)-Plattform. Auf Open-Source-Basis profitieren Sie bei der Anwendung nicht nur von Herstellerunabhängigkeit, geringen Kosten und offenen Standards, sondern von einer All-in-One-Software, die alle Ihrer Anforderungen abdeckt. Sie digitalisiert alle Arbeitsprozesse zentral, womit Unternehmen die zum Teil kostspieligen Schnittstellen zu isoliert existierenden Tools umgehen. Außerdem sind ECM-Plattformen – im Gegensatz zu Einzellösungen – nicht mehr von mehreren Lizenzmodellen, Betriebssystemupdates und Wartungsarbeiten abhängig. Datensicherung, Aktualisierung und Wartung fallen also nur an einer Stelle an. Auf gebündelte Informationen aus den Bereichen ERP, DMS, CRM & Co. greifen Mitarbeiter nun über eine einzige Oberfläche zu. Intelligente Workflows leiten wichtige Informationen automatisch an die richtigen Verantwortlichen weiter und sorgen somit für höchste Transparenz.

agorum core open: bis zu 95 Prozent IT-Kosten einsparen

Mit agorum core open bieten wir eine unabhängige und kostenlose Open-Source-Lösung, inklusive der Grundfunktionen einer etablierten ECM-Plattform. Diese bildet sämtliche Systemanforderungen und IT-Insellösungen zentral ab – von Fileserver über Dokumentenmanagement und Filesharing bis zu Social Collaboration. Das Open Source ECM stellt alle Daten DSGVO- und GoBD-konform in intelligenten Ablagestrukturen bereit. agorum core open ermöglicht es Ihnen, Ihren File- und Mailserver abzulösen und nach Bedarf auch als Cloud-Lösung zu implementieren. Dafür bieten wir eine komplett providerunabhängige Infrastruktur, in der wir Ihre Daten dank „Cloud in der Cloud“ streng von den Daten anderer Kunden trennen und somit einmal mehr vor ungewolltem Zugriff schützen. Das garantiert Ihnen maximale Flexibilität sowie Sicherheit – und ermöglicht Ihnen ganz nebenbei in puncto Datenschutz automatisch Compliance-konform zu arbeiten.

Hier geht es zum Download

Dokumente rechtssicher verwalten

Unser Open Source ECM ist DSGVO- und GoBD-konform ausgerichtet. Benutzer können Dokumente revisionssicher speichern und ihre personenbezogenen Daten gesondert behandeln. Das System bildet den Mailserver, Fileserver und WebDAV-Server ab. Durch das Plugin basic archive können Kunden unkompliziert Ablagestrukturen und Metadaten definieren. Dank offener Schnittstellen sind Programme wie Word, Excel, Photoshop oder AutoCAD zur Speicherung von Dateien wie gewohnt nutzbar.

Informationen aktiv managen

Ob neue Aufgaben und E-Mails oder aktive Erinnerungen an den nächsten Termin: Das information center von agorum core open bildet die Grundlage für ein persönliches und stets aktuelles Eingangsdashboard. Das ermöglicht eine hohe Transparenz und eine bestmögliche Nutzung der verfügbaren Informationen. Da eingehende Dokumente vom Open Source ECM automatisch verschlagwortet werden, lassen sich auch archivierte Dateien per Volltextsuche auf Knopfdruck finden.

Kosten sparen und bei Bedarf schnell upgraden

agorum core open ermöglicht es den Anwendern, ihr zentrales System mit immensen Kosteneinsparungen von bis zu 95 % abzubilden. Das liegt unter anderem an dem geringen Administrationsaufwand, da sämtliche Anwendungen in einem System integriert sind. Nur noch wenige spezielle Drittsysteme müssen je nach Anwenderanforderungen an das Open Source ECM angeschlossen werden, was aufgrund der hohen Schnittstellenvielfalt in der Regel problemlos funktioniert. Insbesondere KMU und Abteilungen großer Firmen profitieren von unkomplizierten Modifizierungen, einem umfassenden Support und dem kostenfreien Einsatz. Möchten sie später weitere Funktionen nutzen, ist das kein Problem. Ohne Verlust der vorherigen Einstellungen, funktioniert das Upgrade auf die Pro-Version von agorum core schnell und unkompliziert.

Haben Sie Interesse daran, Ihre digitale Unabhängigkeit zurückzugewinnen? Dann melden Sie sich gerne bei uns.

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