Ein Worst-Case-Szenario: Der Kunde eines Einzelhändlers wartet schon über eine Woche auf Ersatz eines beschädigten Artikels. Niemand der Mitarbeiter weiß so genau, wer die Anfrage bearbeitet hat oder wo die Dokumente mit den Kundendaten liegen. Selbst wenn diese Situation nicht den Regelfall darstellt, ist sie für viele Unternehmen durchaus Alltag. Abhilfe verspricht eine Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Indem Sie einen Prozess digitalisieren, können Sie mit der richtigen Software alle Informationen auf einer Plattform verfügbar machen und Fehlern frühzeitig vorbeugen. In diesem Beitrag klären wir unter anderem die Fragen „Was ist ein digitalisierter Prozess?“, „Welche Vorteile hat die Digitalisierung?“ und „Wie kann ich meine Geschäftsprozesse erfolgreich digitalisieren?“.

Was sind digitalisierte Geschäftsprozesse?

Geschäftsprozesse sind nach Definition bestimmte Abläufe im Unternehmen, bei denen die Abfolge und die beteiligten Mitarbeiter klar festgelegt sind. Allgemeine Geschäftsprozesse sind zum Beispiel Reklamationen, Kundenbestellungen oder der Posteingang. Sind diese Abläufe nicht digitalisiert, sind sie mit einem hohen Personal- und Zeitaufwand verbunden. Geschäftsprozesse lassen sich auf zwei unterschiedliche Arten digital abbilden.

Die erste Möglichkeit sind digitale Workflows: Geführte Prozesse, bei denen der Ablauf im Vornhinein festgelegt ist. Trotzdem können die einzelnen Elemente dynamisch sein, wie die Person, die den Auftrag bearbeitet. Beispielsweise kann eine optionale Steigerung des Workflows abhängig von einem bestimmten Wert sein. So könnten alle Mitarbeiter eine Rechnung mit einem niedrigen Wert bearbeiten, aber bei einem höheren Wert könnte sie nur der Vorgesetzte selbst freigeben. Dennoch sind diese Prozesse vollständig nachvollziehbar, da jede Freigabe aufgezeichnet wird.

Die zweite Möglichkeit zur Abbildung digitaler Geschäftsprozesse sind Vorgänge. Obwohl auch hier ein bestimmter Ablauf festgelegt ist, können zusätzliche Schritte ergänzt oder zusätzliche Personen miteinbezogen werden. Dadurch wird ein Vorgang, anders als ein Workflow, vielmehr zu einer lockeren Aneinanderreihung von Aufgaben, die abgearbeitet und nach Belieben ergänzt werden.

Inhaltsübersicht

Welche Vorteile bieten digitalisierte Geschäftsprozesse?

Die fortschreitende Digitalisierung in Unternehmen bezeichnet man als digitale Transformation. Einzelne Prozesse werden dabei nach und nach strategisch digitalisiert, um den Betrieb zukunftsfähig aufzustellen. Doch was sind die Vorteile von digitalen Geschäftsprozessen und wie profitieren Sie und Ihre Mitarbeiter davon?

Performance und Reputation im Wettbewerb verbessern

Qualifizierte Mitarbeiter und eine bessere Performance im Wettbewerb – mit digitalisierten Geschäftsprozessen zeigen Sie Fortschrittlichkeit. Im digitalen Zeitalter suchen Fachkräfte sich ihren zukünftigen Arbeitsplatz gut aus. Niemand ist heutzutage bei der Jobsuche an händischer Papierarbeit und vollen Aktenschränken interessiert. Das Gleiche betrifft die Kunden – immer mehr Menschen legen einen großen Wert auf Nachhaltigkeit und zukunftsorientierte Lösungen. Damit Sie den Wettbewerb für sich gewinnen können, sind neue Ansätze und effizientere Arbeitsmodelle gefragt. Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist dabei der erste Schritt hin zu einem zukunftsfähigen Unternehmen.

Mitarbeiter stärker entlasten und schneller einarbeiten

Digitalisierte Geschäftsprozesse sind ein starkes Plus für Ihre Mitarbeiter. Neben der allgemeinen Entlastung durch den Wegfall von händischer Arbeit gestaltet sich auch die Urlaubsvertretung leichter: Die Vertretung kann unkompliziert auf die Dokumente zugreifen und die Arbeit des Kollegen dank der hohen Transparenz ohne Verzögerung fortsetzen. Auch neue Mitarbeiter lassen sich mit intuitiv bedienbaren Programmen einfacher durch die Prozesse führen. Bei der Einarbeitung entsteht somit kein zusätzlicher Personalaufwand. Darüber hinaus kann das Know-how erfahrener Mitarbeiter selbst nach deren Renteneintritt universell gebündelt verfügbar gemacht werden.

Compliance Management digital gestalten

Ob DSGVO oder GoBD, Compliance kann ein schwieriges Thema sein, wenn man darauf verzichtet, sein Unternehmen zu digitalisieren. Dabei schützt die Einhaltung dieser Regeln nicht nur die Daten Ihrer Kunden, sondern auch die von Ihnen und Ihren Mitarbeitern. Eine Missachtung dieser Regeln kann rechtliche Schritte nach sich ziehen, die Sie und Ihr Unternehmen in Schwierigkeiten bringen. Ein CMS (Compliance Management System) unterstützt Sie mit praktischen Funktionen, wie einer revisionssicheren Archivierung oder einer umfassenden Verfahrensdokumentation. So lässt sich mit digitalen Lösungen auch die IT-Compliance unproblematisch einhalten.

Prozessoptimierung durch Digitalisierung

Berge von Papier und Schränke voller Ordner. Wie soll man denn da in kürzester Zeit die richtigen Informationen finden? Digitalisieren Sie Ihre Prozesse, haben Sie alles übersichtlich auf einem Fleck. Per Suchanfrage finden Sie das gewünschte Dokument in kürzester Zeit. Gleichzeitig sehen Sie sofort, welcher Mitarbeiter es zuletzt bearbeitet hat, welche Änderungen er vorgenommen hat und zu welchem Zeitpunkt. Warum dauert dieser Prozess so lange? Was kann ich noch verbessern? Mit digitalen Geschäftsprozessen erhalten Sie die Antworten auf diese Fragen im Handumdrehen. Diese hohe Transparenz erlaubt es außerdem, Fehlerquellen vorzubeugen und Optimierungspotenziale herauszustellen. Kurzum: Die Optimierung von Geschäftsprozessen macht Ihnen das Leben leichter.

Sie möchten Prozesse in Ihrem Unternehmen digitalisieren oder planen eine digitale Transformation? Als Experte für Softwarelösungen beraten wir Sie gerne!

Welche Nachteile entstehen ohne digitalisierte Geschäftsprozesse?

Was passiert, wenn Sie auf eine Digitalisierung von Prozessen verzichten? Denken Sie daran, dass Ihre Wettbewerber diese Chance nutzen können, um Sie zu überholen. Im Ergebnis sinkt die Relevanz Ihres Unternehmens, und qualifiziertes Fachpersonal entscheidet sich für die zukunftsfähige Konkurrenz. Fällt mal ein Mitarbeiter aus, entsteht ein großer Aufwand durch die fehlende Arbeitsdokumentation. Infolgedessen fühlen sich Kunden möglicherweise durch die langen Wartezeiten vernachlässigt und springen ab. Zusammengefasst: Interessenten werden nicht bedient, und der Umsatz geht verloren. Die Wahl fällt anschließend auf „Erhöhe ich den Aufwand und die Personalkosten, um die Prozesse im Unternehmen händisch zu erledigen?“ oder „Fördere ich digitale Prozesse, um Personal und Ressourcen optimal zu nutzen?“

Was muss ich für eine erfolgreiche Digitalisierung von Geschäftsprozessen beachten?

Um Ihre Geschäftsprozesse wirksam zu digitalisieren, bedarf es Vorbereitung. Zuerst sollten Sie einen Mitarbeiter aus Ihrem Stab zum Digitalisierungsbeauftragten ernennen, der sich mit den Feinheiten digitaler Prozesse und Software auskennt. Diese Person ist Ihr Draht zu den anderen Mitarbeitern und Ihr Ansprechpartner für digitales Prozessmanagement.

Überlegen Sie zunächst genau, welche Prozesse periodisch oft auftreten und optimiert werden können. Tritt ein Prozess lediglich einmal im Jahr auf, lohnt es sich nur unter bestimmten Voraussetzungen, diesen zu digitalisieren, beispielsweise um einen außergewöhnlich hohen Arbeitsaufwand zu verhindern. Dabei gilt: Nachlässig oder exzessiv umgesetzte Geschäftsprozesse können im Unternehmen mehr schaden als helfen.

Die eigentliche Herausforderung ist es jedoch, die zu digitalisierenden Prozesse in vollem Umfang zu erfassen. Über Jahre gewachsene, etablierte Geschäftsprozesse hängen oft mit vielen Eventualitäten zusammen, die Sie bei der Erfassung beachten müssen. Dennoch ist eine vollständige Dokumentation unerlässlich, damit Sie Geschäftsprozesse digital darstellen und schließlich optimieren können.

Auch die Akzeptanz und Kooperation der Mitarbeiter ist wichtig für ein gutes Gelingen. Um sie mit der neuen Methode vertraut zu machen, helfen Schulungen und periodische Meetings mit dem Digitalisierungsbeauftragten. In vielen Fällen sind es jedoch die Mitarbeiter selbst, die sich für neue Ideen und die Einführung von digitalen Geschäftsprozessen starkmachen. Nutzen Sie den Enthusiasmus und regen Sie Mitarbeiter zur Erstellung von User-Storys an, wenn Sie Prozesse digitalisieren möchten.

Was muss ich bei der Wahl der Software für eine Digitalisierung der Geschäftsprozesse beachten?

Sind alle Weichen gestellt, müssen Sie sich nur noch für die richtige Art von ECM (Enterprise Content Management)-System entscheiden, um Ihre Geschäftsprozesse zu optimieren. Die Auswahlmöglichkeiten sind zwar begrenzt, aber umso wichtiger ist es, die geeignete Lösung für Ihr Unternehmen zu finden. Zu diesem Zweck sollten Sie sich mit Ihrem  Digitalisierungsbeauftragten oder einem ECM-Experten beraten.

Insgesamt gibt es drei Arten von ECM-Software-Lösungen, die wir Ihnen vorstellen möchten:

Als individuelle Speziallösung werden Programme bezeichnet, die perfekt auf die Bedürfnisse eines Unternehmens zugeschnitten sind. Sie sollen die jeweiligen Anforderungen bestmöglich erfüllen. Da sie spezialisierte Lösungen sind, gibt es jedoch keine oder nur bedingte Möglichkeiten, sie zu erweitern oder zu modernisieren. Gleichzeitig ist die Entwicklung eines solchen Programms mit erhöhten Kosten verbunden, da sie eigens für ein Unternehmen angefertigt werden. Besonders bei diesem Softwaremodell haben neue Mitarbeiter oftmals mit einer komplexen Bedienoberfläche zu kämpfen.

Benutzt ein Unternehmen viele voneinander unabhängige Plattformen, nutzt es Insellösungen. Im Vergleich zu den anderen Modellen lässt sich dieses am einfachsten umsetzen, hat aber die meisten Schwachpunkte: Die Verfügbarkeit von Upgrades und Add-ons hängt von den individuellen Herstellern ab. Weiterhin muss ständig zwischen den Programmen gewechselt werden. Arbeitsschritte sind nur bedingt nachvollziehbar, und es entstehen zahlreiche Kopien von Dateien, die den Speicherplatz unnötig füllen. Zudem benötigen die unterschiedlichen Systeme viele wartungs- und kostenintensive Schnittstellen, um miteinander zu funktionieren.

Die letzte Möglichkeit ist das All-in-one-Modell. Mit allen Informationen auf einem zentralen System sind die standardisierten Lösungen auf viele verschiedene Geschäftsprozesse zugeschnitten. Sie sind meist leicht upzudaten und zu erweitern, um den Vorteil im Wettbewerb zu behalten. Denn der Wechsel zu einer alternativen Software ist in der Regel unproblematisch. Auch das Interface ist oftmals zielführend und unterstützend gestaltet. Besonders für digitale Workflows ist ein All-in-one-System bestens geeignet, da weder ein ständiger Systemwechsel noch unzählige Schnittstellen nötig sind. Stattdessen werden sie auf einer zentralen Plattform abgebildet, die dank Low-Code-Programmierung übersichtlich zu bedienen ist. Mithilfe der grafischen Editoren lassen sich digitale Geschäftsprozesse intuitiv im System abbilden, und auch neue Mitarbeiter sind schnell eingearbeitet.

Ein Beispiel für ein solches All-in-one-System ist agorum core. Die Plattform ist Open Source, wodurch der Benutzer providerunabhängig bleibt. Die Nutzung des Programms ist sowohl on-premises beim Kunden als auch in der agorum cloud möglich. Letztere Methode nutzt die Leistung deutscher Rechenzentren für eine Top-Verbindungsqualität. Ergänzt wird agorum core durch die App agorum boost, die eine Chat-Funktion besitzt und den Zugriff via Handy ermöglicht.

Sind Sie an smarten Softwarelösungen für Ihre digitalen Prozesse interessiert oder wollen Sie mehr Infos rund um digitale Geschäftsprozesse? Wir beantworten Ihnen Ihre Fragen. Nehmen Sie jetzt unverbindlich Kontakt zu uns auf!