Schweizer KMUs aufgepasst: Das Dokumentenmanagement-System agorum core wurde um eine wichtige Schnittstelle erweitert. Ab sofort gibt es die Anbindung zur Schweizer Business Software SelectLine. Die IT-Experten Martin Lauper (NOVISTA) und Lukas Amrein (Data Dynamic Informatic) haben das Traditionsunternehmen Schüpbach digital neu aufgestellt. Hoch innovativ und zum Nachmachen empfohlen. Rechnungen digitalisieren von Schweizern für Schweizer. 

3 Schweizer Unternehmen, 1 schönes Beispiel: Der Referenzkunde Schüpbach handelt mit Kugellagern und Werkzeugen und verarbeitet monatlich im Durchschnitt bis zu 500 Eingangsrechnungen. Ziel war es, den bestehenden Rechnungsprozess mit der neuen Auftragsbearbeitung (Warenwirtschaftssystem) von SelectLine anzubinden. Der weiterführende Rechnungsprozess mit den mehrfachen Freigabestufen bis zur automatisierten Übergabe an das Finanzmodul von SelectLine erfolgt über das Dokumentenmanagement-System agorum core. 

NOVISTA ist Schweizer Vertriebspartner des DMS/ECM agorum core mit Sitz in Biel und Zug. Ihr Schwerpunkt ist der Schweizer Rechnungsworkflow mit dem Swiss QR-Code bis zur Übergabe an die Finanzbuchhaltung.

SelectLine und agorum core verbindet eine bidirektionale Schnittstelle. Via Rest-API von SelectLine und SQL erfolgt der Datenaustausch zwischen den beiden Systemen. Werden Eingangsrechnungen per E-Mail als Bilddateien angeliefert, so durchlaufen diese die agorum core interne OCR zur Texterkennung. Bereits lesbare PDF-Dateien werden direkt dem Freigabeprozess zugeteilt. Bei Rechnungen, die über den Eingang «Scanner» erfolgen, kann hinterlegt werden, ob die OCR vom Scanner oder die interne OCR von agorum core benutzt werden soll. Bei Ersterem kann dadurch die Systemauslastung vermindert werden. Oder einfach gesagt, der Datenaustausch zwischen den Systemen ist schnell.

Eingangsrechnungen werden per E-Mail oder bei Papierbelegen über den Scanner dem Rechnungsprozess zugeführt. Danach liegen die digitalisierten Dokumente im überwachten Eingangsordner von agorum core, im Modul docform trennen zur Stapelverarbeitung.

Nach dem Erkennungsprozess werden die Eingangsrechnungen dem Freigabeprozess zugeführt. Sind alle definierten Freigabeschritte ausgeführt, kann die Buchhaltung als letzte Instanz des Prozesses die Zahlungsfreigabe in die Finanzbuchhaltung von SelectLine übergeben.

Die OP (Offene Posten) und die dazugehörigen Buchungen werden automatisch aus den benötigten, extrahierten Metadaten in SelectLine angelegt. Die Buchhaltung kann nun die Zahlungsanweisung an die Bank übermitteln. Der digitalisierte Beleg kann auch direkt in SelectLine angezeigt werden.

Eingangsrechnung in SelectLine mit Anzeige des digitalisierten Belegs aus agorum core.

Ansicht des Belegs mit Freigabehinweisen und Buchungsstempel. Die Buchhaltung kann die Rechnung an die Fibu übergeben und zur Zahlung anweisen.

Ansicht des Belegs mit Kontextmenü. Komfortable Funktionen wie z. B. das Versenden einer Kopie der Rechnung per E-Mail unterstützen im Tagesgeschäft.

Lukas Amrein
E-Mail: lukas.amrein(at)ddiag.ch
Telefon: +41 41 259 01 90