Heute State of the Art: Vollautomatisiert und positionsgenau.

Was zeichnet moderne Software für die digitale Rechnungsverarbeitung aus?

  1. Zum einen, dass der gesamte Workflow ab dem Rechnungseingang vollautomatisiert durch alle Abteilungen gesteuert wird. Alles, was den Vorgang betrifft, wie zum Beispiel Absprachen hinsichtlich Preisen oder Überlieferungen usw., sind für alle (mit Berechtigung) im Datensatz einsehbar.
  2. Der zweite wichtige Punkt ist das positionsgenaue Auslesen und Abgleichen. Stellen Sie sich eine große, mehrseitige Sammelrechnung vor, die Rechnungspositionen aus unterschiedlichen Bestellungen enthält. Moderne Software ist heute in der Lage, einen Abgleich zwischen den Rechnungen, Lieferscheinen und Bestellungen zu machen. Die Mitarbeiter bekommen die Rückmeldung, welche Positionen unklar sind - sie können dann per Mausklick bei der Fachabteilung "digitale" Rückmeldung einholen.

Nachfolgend zeigen wir Ihnen, wie die agorum core docform Familie hier unterstützen kann:

Daten in unterschiedlichen Systemen erfassen

  • Bestellprozess erfolgt über Ihr ERP: ERP steht stellvertretend für das Warenwirtschaftssystem oder Portal, in dem Sie Ihre Einkaufsprozesse verwalten. Dort werden Bestellungen vom Einkauf ausgelöst und Unternehmen, Stückzahlen, Preise hinterlegt. Zu jeder Bestellung wird eine Bestellnummer generiert, so wie Sie es tagtäglich im Einkauf praktizieren.
  • Rechnungseingang über agorum core: Alle Dokumente, die den Rechnungsprozess betreffen, wie zum Beispiel Rechnungen, Rechnungsavis oder Lieferscheine, gelangen über den Scanner oder per E-Mail in agorum core. Dort werden sie über Metadaten (Unternehmen, Kundennummer, Bestellnummer etc.) im richtigen Verzeichnis "abgelegt".

Beide Systeme sind mit einer Schnittstelle verbunden und kommunizieren miteinander.

Abgleich Rechnung mit Lieferschein und Bestellung

agorum core prüft nun im Hintergrund, welche Rechnungen zu welchen Lieferscheinen und Bestellnummern gehören. Wir unterscheiden zwischen:

  • Einzelrechnungen: eine Rechnung für einen Auftrag/Bestellung
  • Sammelrechnungen: Rechnungen, die unterschiedliche Bestellungen und Bestellpositionen beinhalten.

Was wird genau geprüft und abgeglichen?

Hier trennt sich die Spreu vom Weizen: Ein "Standardabgleich" von Brutto-, Nettobetrag oder der Kundennummer ist keine Kunst und wird von vielen Herstellern angeboten. Aber das positionsgenaue Auslesen und Abgleichen beliebiger Daten können nur wenige Systeme.

1. Prüfung Rechnungsbelege

Formale Prüfung:

  • Prüfung, ob die Summe aus Nettobetrag und Mehrwertsteuerbetrag dem Bruttobetrag entspricht
  • Prüfung, ob die Summe der Postitions-Gesamt-Beträge dem Netto-Betrag entspricht
  • Prüfung innerhalb der einzelnen Positionen, ob das Produkt aus Menge und Einzelpreis dem Gesamtbetrag der Position entspricht

Weitere Prüfungen können sein:

  • IBAN
  • Steuernummer
  • alle prüfbaren Daten

2. Prüfung Lieferscheine

Stimmen die Lieferscheine mit den Bestellungen aus dem ERP überein?

  • Bestellte Stückzahl
  • Bestellte Artikel
  • auch Teillieferungen werden berücksichtigt

3. Prüfung Duplikate

Sind Dokumente mehrfach im System:

  • Rechnung einzigartig (Duplikatsprüfung)
  • Lieferschein einzigartig (Duplikatsprüfung)

4. Prüfung und Abgleich: Rechnungen, Lieferscheine, Bestellungen

  • Stimmt Rechnung mit Lieferschein überein?
  • Gibt es den/die Lieferschein/e zur Rechnung?
  • Teilrechnungen werden berücksichtigt
  • Sammelrechnungen werden berücksichtigt
  • Stimmt Rechnung mit der ERP-Bestellung überein
  • Stimmen die Preise auf der Rechnung mit der Bestellung überein?

Die Software erkennt Abweichungen

  

"Stückzahl Rechnung stimmt mit Lieferschein nicht überein"

  

So könnten die Anweisungen aus agorum core docform verify lauten. Der Mitarbeiter aus der Buchhaltung bekommt eine eindeutige Anweisung aus dem System, was an welcher Stelle nicht übereinstimmt. Jetzt können die Kollegen mit einem Mausklick den Vorgang an den Einkauf oder an die Produktion übergeben und dort wird überprüft, ob z. B. eine Überlieferung vereinbart wurde. Die Kommunikation innerhalb der Abteilungen ist direkt am Vorgang, d.h. für alle Mitarbeiter transparent und historisch archiviert. Das gilt auch für alle Absprachen und Besonderheiten. Die Steuerprüfung wird zum Spaziergang, weil alle Informationen transparent hinterlegt sind.

Die digitale Rechnungsverarbeitung: Kosten und Nutzen

Das Einsparungspotenzial ist sehr hoch und die Amortisation garantiert. Fragen Sie doch einfach mal in Ihrer Buchhaltung nach, wie viel Zeit dort für das manuelle Abgleichen von Rechnungen, Bestellungen und Lieferscheinen benötigt wird? Sie benötigen auch weniger Papier und Platz für Archive. Die Einhaltung von Skonti und Zahlungsfristen wird so automatisiert, dass nichts versäumt werden kann.

Ein weiteres schlagendes Argument: Mit dem Einsatz eines DMS erfüllen Sie die vom Gesetzgeber verlangten Richtlinien nach GoBD. Auf Wunsch können Sie sich Rechnungen, die endgültig gelöscht werden sollen, nochmals digital vorlegen lassen.

Dabei gilt für alle Unternehmen, die diese Prozesse über ein DMS steuern, dass sie es von einem Wirtschaftsprüfer prüfen und abnehmen lassen müssen. agorum core ist nach den IDW Prüfungsstandards IDW PS 880 getestet.

Lernen Sie die agorum core docform Familie kennen!

Die Technologie ist zukunftsweisend und wird exakt nach den Anforderungen des Unternehmens konfiguriert. Für Kunden die bereits agorum core docform im Einsatz haben, ist ein Upgrade jederzeit möglich. Gerne stellen wir Ihnen die Funktionalitäten von agorum core docform positions im Rahmen einer Online-Demo vor. Sprechen Sie mit unseren Kundenberatern unter der Rufnummer +49 (0) 711 358718-20. Oder teilen Sie uns über eine Anfrage mit, wann wir Sie am besten erreichen können.

Bitmi