Schweizer Rechnungsworkflow

Rechnungen digitalisieren für Schweizer KMUs

Rechnungen digitalisieren Schweiz

Schweizer KMUs aufgepasst: Das Dokumentenmanagement-System agorum core wurde um eine wichtige Schnittstelle erweitert. Ab sofort gibt es die Anbindung zur Schweizer Business Software SelectLine. Die IT-Experten Martin Lauper (NOVISTA) und Lukas Amrein (Data Dynamic Informatic) haben das Traditionsunternehmen Schüpbach digital neu aufgestellt. Hoch innovativ und zum Nachmachen empfohlen. Rechnungen digitalisieren von Schweizern für Schweizer.

Rechnungen digitalisieren in der Schweiz

3 Schweizer Unternehmen, 1 schönes Beispiel: Der Referenzkunde Schüpbach handelt mit Kugellagern und Werkzeugen und verarbeitet monatlich im Durchschnitt bis zu 500 Eingangsrechnungen. Ziel war es, den bestehenden Rechnungsprozess mit der neuen Auftragsbearbeitung (Warenwirtschaftssystem) von SelectLine anzubinden. Der weiterführende Rechnungsprozess mit den mehrfachen Freigabestufen bis zur automatisierten Übergabe an das Finanzmodul von SelectLine erfolgt über das Dokumentenmanagement-System agorum core

Rolf Bühler Schupbach
Rolf Bühler | Geschäftsleiter

Das Schweizer Traditionsunternehmen Schüpbach im bilingue Teil der Schweiz, der Uhrenstadt Biel/Bienne, ist ein Handelsunternehmen für Lagertechnik sowie für Miniaturkugellager und Werkzeuge für die Uhrenindustrie.

Heinz Kaufmann | CEO

Seit über 35 Jahren berät das Unternehmen mit Sitz in Bern und Luzern Schweizer KMUs zu ERP-Lösungen. Sie sind SelectLine Premium Kompetenzpartner, deren Programme bei über 10.000 Unternehmen in der Schweiz im Einsatz sind.

Martin Lauper Novista agorum-Partner
Martin Lauper | COO

NOVISTA ist Schweizer Vertriebspartner des DMS/ECM agorum core mit Sitz in Biel und Zug. Ihr Schwerpunkt ist der Schweizer Rechnungsworkflow mit dem Swiss QR-Code bis zur Übergabe an die Finanzbuchhaltung.

Schnittstelle: agorum core + SelectLine

SelectLine und agorum core verbindet eine bidirektionale Schnittstelle. Via Rest-API von SelectLine und SQL erfolgt der Datenaustausch zwischen den beiden Systemen. Werden Eingangsrechnungen per E-Mail als Bilddateien angeliefert, so durchlaufen diese die agorum core interne OCR zur Texterkennung. Bereits lesbare PDF-Dateien werden direkt dem Freigabeprozess zugeteilt. Bei Rechnungen, die über den Eingang «Scanner» erfolgen, kann hinterlegt werden, ob die OCR vom Scanner oder die interne OCR von agorum core benutzt werden soll. Bei Ersterem kann dadurch die Systemauslastung vermindert werden. Oder einfach gesagt, der Datenaustausch zwischen den Systemen ist schnell.

Schweizer Rechnungsworkflow par excellence

Der Rechnungseingang

Eingangsrechnungen werden per E-Mail oder bei Papierbelegen über den Scanner dem Rechnungsprozess zugeführt. Danach liegen die digitalisierten Dokumente im überwachten Eingangsordner von agorum core, im Modul docform trennen zur Stapelverarbeitung.

Die Rechnungsverarbeitung

Nach dem Erkennungsprozess werden die Eingangsrechnungen dem Freigabeprozess zugeführt. Sind alle definierten Freigabeschritte ausgeführt, kann die Buchhaltung als letzte Instanz des Prozesses die Zahlungsfreigabe in die Finanzbuchhaltung von SelectLine übergeben.

Die OP (Offene Posten) und die dazugehörigen Buchungen werden automatisch aus den benötigten, extrahierten Metadaten in SelectLine angelegt. Die Buchhaltung kann nun die Zahlungsanweisung an die Bank übermitteln. Der digitalisierte Beleg kann auch direkt in SelectLine angezeigt werden.

Der Schweizer Rechnungsworkflow

1. Der Freigabe-Workflow startet
Freigabe-Workflow
Der Screenshot zeigt eine Rechnung in agorum core mit allen erfassten Metadaten: Mandantenangaben, Zahlungsinformationen, Rechnungspositionen, Gegenkonten, Steuerschlüssel usw. Rechts im Bild ist die Rechnung mit Informationen und Funktionalitäten zum Dokument für die interne Abstimmung zu sehen.
2. Rechnung in SelectLine

Eingangsrechnung in SelectLine mit Anzeige des digitalisierten Belegs aus agorum core.

3. Rechnung ist für die Zahlung vorbereitet

Ansicht des Belegs mit Freigabehinweisen und Buchungsstempel. Die Buchhaltung kann die Rechnung an die Fibu übergeben und zur Zahlung anweisen.

4. Beleg kann über das Kontextmenü versendet werden

Ansicht des Belegs mit Kontextmenü. Komfortable Funktionen wie z. B. das Versenden einer Kopie der Rechnung per E-Mail unterstützen im Tagesgeschäft.

Tipp Topp: DMS agorum core & SelectLine

Lukas Amreim Selectline Schweiz

"Mit SelectLine und agorum core ist Schüpbach für die Zukunft bestens gerüstet. Sei es bei der Digitalisierung oder in der Integration weiterer Absatzkanäle (z. B. Shopanbindung). Die Zusammenarbeit mit Schüpbach und NOVISTA war für uns ein Highlight in diesem Projekt. Jederzeit professionell und konstruktiv."

Lukas Amrein | Data Dynamic Informatic AG

Von Schweizern für Schweizer

Unternehmen, die ihre Rechnungsprozesse digitalisieren möchten, sind bei NOVISTA und Data Dynamic Informatic in den besten Händen. Die beiden Unternehmen sind eingespielt, erfahren und werden Sie kompetent ans Ziel führen. Los geht´s!

Hans-Ulrich Stämpfli Novista Schweiz
Senior IT Consultant
NOVISTA GmbH

Hans-Ulrich Stämpfli
E-Mail: hans-ulrich.staempfli(at)novista.ch
Telefon: +41 32 501 08 88

Lukas Amrein DDIAG
ERP-Projektleiter
Data Dynamic Informatic AG

Lukas Amrein
E-Mail: lukas.amrein(at)ddiag.ch
Telefon: +41 41 259 01 90

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