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Im heutigen agorum insider zeige ich Dir, wie Du die volle Kontrolle über freigegebene Dokumente und Ordner behältst.
In einem der letzten Videos habe ich gezeigt, wie einfach Du Dateien mit Externen austauschen kannst, ohne, dass diese Dein zentrales System verlassen müssen. Falls Du das Video noch nicht gesehen hast, schau’ es Dir am besten gleich an: Filesharing mit Externen
Was ist eigentlich das Problem?
Damit Du verstehst, warum die Kontrolle über Deine freigegebenen Daten so wichtig ist, möchte ich kurz zwei häufige Szenarien skizzieren:
Du bist IT-Verantwortliche/r und/oder Unternehmer/in und Deine Mitarbeiter/innen tauschen wichtige ggf. sogar sehr sensible Dokumente mit Externen aus. Dazu nutzen sie beispielsweise einen Filesharingdienst, wie Dropbox, OneDrive & Co. Nun kopieren sie die Dateien in die Cloud, auf einem dieser externen Dienste. Jetzt bestehen Kopien der Dateien völlig außerhalb deiner Unternehmens-IT-Infrastruktur. Denn diese Dateien liegen nun irgendwo auf irgendwelchen fremden Servern. Was jetzt mit den Dateien passiert, wer darauf alles Zugriff hat, all das liegt nun nicht mehr unter deiner Kontrolle!
Ein weiteres Szenario: Ein/e Mitarbeiter/in tauscht Informationen mit einem deiner wichtigsten Kunden über solch ein System aus. Nun wird der/die Mitarbeiter/in krank und der Kunde ruft an und möchte etwas wissen. Da der/die Mitarbeiter/in die Dokumente und Informationen auf irgendeinen Cloud-Speicher geladen hat, auf den Du höchstwahrscheinlich keinen Zugriff hast (vielleicht nicht mal weißt, ob und wohin die Person diese kopiert hat), kannst Du dem Kunden keinerlei Auskunft geben – und wer weiß, vielleicht geht Dir dadurch ein großer Auftrag verloren.
Wie erhalte ich die Kontrolle zurück?
Werden die Informationen über agorum boost ausgetauscht, dann sind diese in deinem zentralen System gespeichert und bleiben auch genau dort. Und noch viel besser: Als IT-Verantwortliche/r und/oder Unternehmer/in kannst Du jederzeit nachschauen, welche Informationen überhaupt mit wem geteilt sind. Und bei Bedarf kannst Du diese Freigaben auch einfach beenden.
Du hast damit ganz einfach die volle Kontrolle über deine Daten. Und für deine Mitarbeiter/innen ist das auch angenehm, weil der manuelle Kopiervorgang in das externe Filesharing-System entfällt und die Daten da bleiben, wo sie sein sollen.
Seine einzigartige Stärke zeigt agorum boost im Zusammenspiel mit der zentralen Unternehmensplattform agorum core. Hierzu folgen in Kürze weitere Videos und Blogbeiträge.
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