Entlasten Sie Ihre Büroorganisation mit einem smarten Ablagesystem!

• Vereinfache deine Ablage
• Deine Ablagestrukturen zentral festlegen
• Ablagestrukturen für jeden neuen Vorgang automatisch anlegen lassen
• Finde alle benötigten Informationen sofort wieder

Gründe für chaotische Ablagen gibt es einige. Sehr oft entstehen unstrukturierte Festplatten und Fileserver, weil die Suche nach dem richtigen Speicherort den Anwendern zu umständlich und zeitraubend ist. Statt sich suchend durch den Verzeichnisbaum zu klicken, wird lieber irgendwo schnell ein neuer Ordner angelegt. Dass außer dem Nutzer selbst diesen Ordner niemand kennt, wird in diesem Augenblick vergessen oder billigend in Kauf genommen. Hauptsache, die Datei ist erst einmal gespeichert. Ob sie jemals wieder gefunden wird, steht in diesem Moment auf einem ganz anderen Blatt.

Sie können dieses Verhalten am besten vermeiden, indem Sie den Anwendern eine Möglichkeit bieten, die Datei schnell und komfortabel dort abzulegen, wo sie hingehört. Dazu bieten Dokumentenmanagement-Systeme unterschiedliche Lösungen an. Achten Sie hierbei vor allem darauf, dass sie leicht zu bedienen sind und die Ablage wirklich vereinfachen und nicht komplizierter machen. Idealerweise bietet die DMS-Oberfläche eine integrierte Suchfunktion, die den Anwender zum richtigen Verzeichnis führt, sodass die Dateien einfach per Drag & Drop abgelegt werden können.

Zentralisierte Ablagen lassen sich ebenfalls einfach realisieren. Zum Beispiel werden alle Dokumente aus der Geschäftsleitung einfach in einem einzigen Verzeichnis gespeichert. Die Assistenz bekommt alle Dokumente im Dokumentenmanagementsystem angezeigt und kann sie schnell und sauber den Vorgängen zuordnen und per Drag & Drop ablegen.

Oft gibt es in der Büroorganisation zwar bereits ausgeklügelte Ordnerstrukturen. Diese werden aber nicht immer richtig genutzt. Die Gründe sind ebenso vielfältig wie die Kreativität der Mitarbeiter. Zum Beispiel werden Dokumente nicht richtig abgelegt, weil sie scheinbar nicht in das Ablagesystem passen. Die ganzen Ordnerstrukturen von Hand einheitlich anzupassen, würde aber viel Aufwand bedeuten, sodass die Dokumente einfach irgendwo abgelegt werden. In einem DMS kannst du deine Ablagestrukturen zentral verwalten und anpassen. Benötigst du ein zusätzliches Verzeichnis in deinen Kundenakten, kannst du das zentral für alle nachträglich anlegen.

Mitarbeiter*innen haben meist ihre eigenen Vorstellungen und ihr eigenes Wording für die Benennung von Ordnern. Oder sie sind einfach zu bequem, um in einer anderen Akte nachzuschauen, wie es richtig heißen müsste. Dem kannst du mit einem DMS ganz einfach entgegenwirken. Wird ein Vorgang neu angelegt, richtet das Dokumentenmanagement-System automatisch auch eine entsprechende Ablagestruktur ein. Deine Mitarbeiter müssen nichts mehr selbst machen und können sofort mit der Ablage beginnen.

Dass du in einer sauber strukturierten Ablage deine Informationen auch schneller findest, braucht wohl nicht näher erläutert zu werden. Dass du in einem Dokumentenmanagement-System aber zusätzlich von einer ausgeklügelten Suchfunktion profitierst, vielleicht schon! Denn selbst wenn du weißt, wo du die Informationen findest, kann es immer noch sein, dass es in dem entsprechenden Verzeichnis unzählige Dokumente gibt, in denen das Gesuchte stecken könnte.

Hier hilft dir ein DMS mit einer eigenen Volltextsuche weiter. Alle Dokumente, die du in ein DMS speicherst, werden im Volltext indexiert und können so vollständig durchsucht werden. Damit findest du deine Informationen so schnell wie noch nie! Lies dazu auch den Blogbeitrag: Zeitfresser Dokumente suchen - Wie finden Mitarbeiter*innen Dateien schneller?

Sauber strukturierte Daten und eine effiziente Suche sparen dir viel Zeit und damit bares Geld, sodass sich der Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems in der Regel bereits innerhalb von wenigen Monaten bezahlt macht.