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Dokumentenmanagement: 8 Kriterien für einen guten DMS-Anbieter

Dokumentenmanagement Hersteller agorum Software

Dokumentenmanagement-Systeme gibt es viele. DMS-Anbieter sogar noch mehr, denn neben den Herstellern selbst sind auch jede Menge IT-Dienstleister am Markt aktiv. Wer hier die Spreu vom Weizen trennen möchte, sollte die folgenden acht Qualitätskriterien kennen und vor der Entscheidung für ein DMS prüfen.

1. Ihre Anforderungen stehen an erster Stelle

Ein guter DMS-Anbieter fragt zuallererst nach Ihren Wünschen und Bedürfnissen in Bezug auf ein Dokumentenmanagement-System. Er versteht Ihre Anforderungen, spricht Ihre Sprache und nimmt sich Zeit, herauszufinden, wie das DMS in Ihrer Unternehmens-IT integriert werden soll und was Sie damit machen möchten. Darauf abgestimmt, präsentiert er Ihnen erst im zweiten Schritt seinen Lösungsvorschlag. Hände weg, wenn Ihr Gegenüber ohne tiefer gehende Informationen gleich ein bestimmtes Produkt “aus dem Regal zieht” und es in leuchtenden Farben als das einzig wahre DMS anpreist.

2. Der DMS-Anbieter kennt sich mit Dokumentenmanagement aus

Gar nicht so selbstverständlich, wie man meinen könnte. Schauen Sie daher genau hin, welchen Stellenwert der Anbieter selbst dem Thema “Dokumentenmanagement” beimisst. Ist er auf DMS spezialisiert oder bietet er ein breites Spektrum unterschiedlichster IT-Dienstleistungen? Falls Letzteres der Fall ist: Gibt es im Unternehmen einen ausgewiesenen DMS-Experten? Fragen Sie gezielt nach der DMS-Erfahrung und achten Sie auch auf die Aussagekraft der genannten Referenz-Projekte. Vorsicht ist geboten, wenn zwar große Namen auf der Kundenliste stehen, aber keiner genau sagen kann, was genau für diesen Kunden umgesetzt wurde.

3. Es gibt einen strukturierten, praxiserprobten Leitfaden zu Ihrem DMS

Gute Anbieter begleiten Sie vom ersten Gespräch bis zum Produktivbetrieb Ihres neuen DMS, oft sogar darüber hinaus. Oft arbeiten sie nach einem praxiserprobten System, das Sie Schritt für Schritt zu Ihrem DMS führt. Lassen Sie sich erklären, wie der Weg für Sie konkret aussehen kann, und achten Sie darauf, dass Sie flexibel bleiben und nicht in ein “Schema F” gepresst werden.

4. Das Angebot ist detailliert, verständlich und nachvollziehbar

Das Angebot sollte Sie in die Lage versetzen, sich für ein Dokumentenmanagement-System entscheiden zu können. Es sollte alle Ihre Anforderungen berücksichtigen, Ihre Fragen beantworten und alle zur erfolgreichen DMS-Einführung notwendigen Produkte und Dienstleistungen komplett, verständlich und nachvollziehbar auflisten. Sprechen Sie das Angebot mit dem DMS-Lieferanten im Detail durch und sichern Sie sich gegen versteckte Kosten ab.

5. Sie bekommen einen kurzen Weg zum Hersteller

Ein DMS ist eine Investition, die tief in die Unternehmensprozesse eingreift und daher zukunftssicher sein sollte. Haben Sie nicht die Möglichkeit, direkt vom Hersteller zu kaufen, sollten Sie darauf achten, dass Ihr Anbieter eng mit dem Hersteller zusammenarbeitet und ggf. von ihm als Partner zertifiziert ist. So gehen Sie sicher im Notfall direkt oder über einen Partner auf Support und Entwicklung des Herstellers zugreifen können.

6. Es gibt eine Exit-Strategie

Fragen Sie Ihren Anbieter am besten von Anfang an nach einer Exit-Strategie, denn niemand kann in die Zukunft schauen. Kriterium sollte sein, dass Sie jederzeit an Ihre Daten herankommen bzw. Ihr DMS weiterbetreiben können, selbst wenn der Hersteller nicht mehr existiert. In diesem Zusammenhang lohnt es sich auch, über ein Open Source DMS nachzudenken. Frei verfügbarer Code und offene Schnittstellen machen Sie unabhängig vom Hersteller.

7. Der DMS-Anbieter ist integer und wirtschaftlich solide

Der Anbieter sollte darüber hinaus natürlich alle Anforderungen erfüllen, die Sie generell an Ihre Lieferanten stellen. Unter anderem als Unternehmen auf soliden Füßen stehen, ein gutes Standing in seiner Branche haben, integer und vertrauenswürdig sein.

8. Sie haben feste Ansprechpartner und fühlen sich "gut aufgehoben"

Zu guter Letzt: Hören Sie auch auf Ihr “Bauchgefühl”. Fühlen Sie sich gut aufgehoben? Haben Sie feste Ansprechpartner, die Sie und Ihr Unternehmen kennen? Haben Sie das Gefühl, ein wichtiger Kunde zu sein?

Ihr DMS-Anbieter erfüllt alle 8 Kriterien?

Herzlichen Glückwunsch, dann haben Sie gute Voraussetzungen für eine dauerhafte Geschäftsbeziehung.

Worauf Sie bei der Auswahl eines DMS achten sollten, erfahren Sie in unserer Checkliste für die DMS-Auswahl.

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