agorum Partner Novista GmbH aus der Schweiz

QR-Rechnungen digitalisieren für KMUs: mit dem DMS agorum core und Sage 50 Extra

QR-Rechnungen digitalisieren Schweiz NOVISTA

Die QR-Rechnung löst in der Schweiz ab dem 30. Juni 2020 die bisherigen Einzahlungsscheine ab. Viele kleine und mittlere Unternehmen (KMUs) stehen vor der Herausforderung, ihre Rechnungsprozesse neu aufzustellen. Der agorum Partner NOVISTA hat Vorarbeit geleistet. Das DMS agorum core wurde angepasst und dahingehend erweitert, dass der neue Einzahlungsschein im Rechnungsworkflow integriert ist. Da viele KMUs als führendes System Sage 50 Extra im Einsatz haben, wurde die Schnittstelle dorthin automatisiert, sodass Buchungen von Rechnungen ab sofort direkt erstellt werden können. Worauf es dabei ankommt, erläutert Hans-Ulrich Stämpfli (Mitglied der Geschäftsleitung).

Hans-Ulrich Stämpfli Novista

"KMUs suchen nach wirtschaftlich attraktiven Lösungen. Am besten Plug and Play und mit hohem und schnellem Kundennutzen."

Hans-Ulrich Stämpfli

Swiss QR-Code mit Schweizerkreuz in der Mitte

Die neue QR-Rechnung hat die Bestandteile Empfangsschein und den Zahlteil. Der Empfangsschein ist der analoge Teil, der für jeden lesbar ist. Der Zahlenteil enthält den Swiss QR-Code der sämtliche Informationen enthält und von der Software ausgelesen werden kann. Das macht vor allem die digitale Verarbeitung von Dokumenten deutlich sicherer und effizienter.

QR-Rechnungen digitalisieren für KMUs

Herr Stämpfli, der Stichtag 30.06.2020 für die Umstellung auf die QR-Rechnung steht. Wie vorbereitet sind die Unternehmen? 

Hans-Ulrich Stämpfli (HS): Bei unseren Bestandskunden sind wir derzeit mit Updates beschäftigt. Auch die Anfragen von KMUs steigen signifikant an. Aber insgesamt erhöht das Thema den Stressfaktor in den Unternehmen – auch hinsichtlich der Umsetzung.

Wieso erhöht es den Stressfaktor?

HS: Nun, das ist schon eine weitreichende Neuerung: vor allem KMUs die keine große IT Abteilung haben, stehen gefühlt vor dem Matterhorn. Einerseits müssen ERP-Systeme angepasst und um die neuen QR-Rechnungen erweitert werden, anderseits müssen die QR-Rechnungen in den Posteingangsprozess integriert werden.

Wie haben Sie den Workflow weiterentwickelt, damit die neue QR-Rechnung digitalisiert ausgelesen werden kann?

HS: Wir kennen die Anforderungen unserer Kunden sehr gut und haben entsprechend einiges getan. Neben der Integration der QR-Rechnung sind das im wesentlichen folgende Funktionen:

  • Automatisches Anlegen des OP (Offene Posten mit den dazugehörigen Buchungen direkt in die Kreditorenbuchhaltung, kein manuelles Buchen nötig).
  • Doppelt eingegangene Rechnungen, z. B. Originalrechnung bei Lieferung und zusätzlich per Mail werden ab sofort automatisch erkannt und aussortiert.
  • Rechnungen (PDFs) die verschlüsselt per Mail kommen, werden im Eingangsprozess automatisch entschlüsselt damit der Verarbeitungsprozess nicht unterbrochen wird.
  • Automatische Verarbeitung von Gutschriften.
  • Heutige Rechnungen mit dem Schweizer Einzahlungsschein ESR wird die ESR-Referenznummer als Metadatum übernommen und als Zahlungsinformation gespeichert.
  • Alle relevanten Angaben aus der QR-Rechnung werden als Zahlungsinformation gespeichert.
  • Mandantensysteme wie z. B. bei Sage 50 Extra werden durch die Schnittstelle unterstützt. Aber Sage ist nur ein Beispiel, wir können es mit beliebigen Systemen koppeln.
  • Der zuständige Sachbearbeiter wird per Mail und zukünftig per agorum boost informiert, wenn Rechnungen freizugeben sind.

Das klingt nach Vollautomatisierung?

HS: Ja, der Workflow ist für Anwender sehr komfortabel und einfach bedienbar. Es geht sogar so weit, dass das System bei Rechnungen, wo es Beanstandungen gibt, dem zuständigen Sachbearbeiter eine Meldung zur Abklärung sendet.

Wie ist die Anbindung vom DMS zum Finanzbuchhaltungssystem?

HS: Viele unserer KMUs haben als führendes System Sage 50 Extra im Einsatz. Die agorum core Oberfläche bietet über eine Schnittstelle den direkten Zugriff auf Kreditorenpersonenkonten, Gegenkonten, Sammelkonten, Kostenstellen, Steuerschlüssel und zur Bankverbindung, aus der Kreditorenbuchhaltung. In den Oberflächen der Kreditorenbuchhaltungen sind die digitalen Belege direkt als PDF/A ersichtlich.

Wie sieht das in der Praxis aus?

HS: Ich möchte es an einem Beispiel erklären. Ein gemeinsamer Kunde von uns und Sage ist das Unternehmen Ed. Schüpbach AG, Industriebedarf. Sie bedienen unter anderem Uhrenhersteller und bekommen oft umfangreiche Rechnungen. Zusammen mit den Entwicklern von Sage haben wir eine Schnittstelle für den Datenaustausch zu unserem DMS gemacht. Unser Modul docform kann automatisiert die Rechnungsangaben auslesen und im System verbuchen. D. h. die Mitarbeiter im Posteingang müssen die Rechnung nur scannen und alle Daten sind korrekt im System. Rechnungen, die per E-Mail eingehen, werden direkt dem Texterkennungsprozess zugeführt. 

Der Datenaustausch erfolgt über Metadaten, richtig?

HS: Ja, wir lesen mit docform alle notwendigen Metadaten aus und übergeben diese an die vorgegebene Schnittstelle. Der Rechnungstotalbetrag kann dabei in mehrere Positionen mit verschiedenen Gegenkonten aufgeteilt werden. Das DMS erkennt den Typus der Rechnung. Kommt eine Rechnung mit einer komplexen Kontierung vom gleichen Typ erneut rein, schlägt das DMS die Kontierung vor und der Sachbearbeiter muss nur noch bestätigen.

Das heißt der Rechnungsworkflow ist ein Rund-um-Sorglos-Paket?

HS: Ja, ich denke, der kann sich sehen lassen. Nach der Freigabe wird für jede Rechnung ein Offener Posten (OP) mit den dazugehörigen Buchungen automatisch in der Kreditorenbuchhaltungen generiert.

Die zur Zahlung freigegebene Rechnung enthält einen Kontierungsstempel, woraus ersichtlich wird, wer und wann die Rechnung freigegeben und gebucht hat.

Der zuständige Kreditoren Sachbearbeiter sieht nach der Freigabe der Rechnung den Offenen Posten mit den dazugehörigen Buchungen in seiner Kreditorenbuchhaltung und kann diese nun zur Zahlung anweisen.

Erfüllt der gesamte Prozess die gesetzeskonformen Vorschriften?

HS: Ja, das tut er. Aber an der Stelle will ich noch hinzufügen, dass die Unternehmen auch eine Verfahrensdokumentation über den Prozess machen müssen. Ich kann aus der Praxis sagen, dass das Thema gerne auf die lange Bank geschoben wird, aber letztendlich kommt niemand drum rum. Lesen Sie hierzu die „Elektronische Archivierung“ von Ernst & Young.

agorum core Preview: 

agorum core Preview von der digitalisierten Rechnung mit Freigabestempel. In der Mitte sehen Sie eine Liste mit den Buchungen. Rechnung können über das Kontextmenue markiert und angezeigt werden.

Was empfehlen Sie KMUs, die vor dem Matterhorn stehen?

HS: Ich werde Ihnen sagen, dass es nicht so hoch ist, wie es erscheint. Also wir ermitteln immer den Status Quo: wie sind die Prozesse, welche Software ist im Einsatz, kommunizieren die Systeme miteinander, …und dann wissen wir schon mehr. Als nächstes kommt die Konzeptphase und Umsetzung. Aber es ist weniger aufwendig, als viele meinen.

Herr Stämpfli, merci vielmals für Ihre Erläuterungen. 

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