Digitale Souveränität: mit einem DMS als führendes System

Sie werden geklaut, getrackt, ausspioniert und dafür verwendet, Menschen und Märkte zu manipulieren. Genau das passiert dann, wenn Daten in fremde Hände/Programme/Speichermedien kommen, die außerhalb Ihrer Kontrolle liegen.

Souveränität im Sinne von Unabhängig- und Handlungsfähigkeit hat in den letzten Wochen die Unternehmen vor Herausforderungen gestellt. Über Nacht wurden die Menschen weltweit ins Homeoffice geschickt. Die Infrastrukturen waren dafür nicht ausgelegt und die Mitarbeiter in den IT-Abteilungen wurden zu Mangelverwaltern. Damit die Wirtschaft irgendwie weiter funktioniert (von Funktionieren ist keine Rede!), wurde im großen Stil Hard- und Software gekauft. Alles schnell, schnell. Zeit, die AGB zu lesen, blieb keine. Und wenn das Helpdesk überlastet war, haben sich die Mitarbeiter auch mal selbst beholfen und Daten über private Accounts verschickt. Die Sicherheit und gesetzliche Vorgaben rückten dabei in den Hintergrund. Hauptsache, jeder konnte arbeiten. Irgendwie.

Drum prüfe, wer sich ewig bindet. IT-Systemlandschaften sind oft einfach historisch gewachsen und spiegeln viele Dekaden des Arbeitslebens wider. Für jede Abteilung eine eigene Software, in vielen Anwendungsfällen proprietär. Jeder Mausklick hat einen digitalen Footprint beim Hersteller hinterlassen. Warum dies zu einer Abhängigkeit führt, beschreiben diese drei Beispiele:

1. Sie wissen nicht, in welchen Kanälen Daten verschwinden
   Das gilt für alle digitalen Kerntechnologien, vom Code bis zur Cloud. Geschlossene Systeme (proprietär), dubiose Speicherressourcen oder Gesetzeslücken in den Ländern der IT-Anbieter nehmen Ihnen die Kontrolle, was mit Ihren Daten passiert. Die Technologie-Giganten, aber nicht nur die, freuen sich und machen sich diese zu Nutzen.
2. Im Ernstfall gelangen Sie nur schwer an Ihre Daten
   Die Abhängigkeit zu Herstellern wird dann deutlich, wenn ein Wechsel ansteht und Daten von einem auf ein anderes System migriert werden müssen. Proprietäre Software hält Daten unter “Verschluss”. Je nach Hersteller wird es ein größeres Unterfangen, an diese zu kommen. Das kann sich kein Unternehmen leisten und es ist der zentrale Punkt, warum Open Source Software auf dem Vormarsch ist. Die Öffentliche IT des Bundesministerium des Inneren empfiehlt in seinem Leitfaden die Konsolidierung auf wenige und Open Source basierte Software.
3. Viele Hersteller, viele Schnittstellen, viele Probleme
   Die Situation, in der über Nacht alle Mitarbeiter weltweit ins Homeoffice geschickt wurden, hat die Nachteile von heterogenen, proprietären IT-Umgebungen offengelegt.

Die IT-Abteilungen wurden zur Feuerwehr der Handlungsfähigkeit:

• Software: Jede Abteilung hat unterschiedliche Applikationen im Einsatz und benötigt Zugriffe von extern.
• Zugänge: Für alle Anwender mussten VPN-Zugänge eingerichtet werden. Je nach Systemvoraussetzung aufwendig und oft für jeden Mitarbeiter individuell.
• Hardware: Alle, die noch kein technisches Equipment für das Arbeiten im Homeoffice hatten, mussten mit Hardware ausgestattet werden.
• Telefonie: Elementares Thema war auch die Telefonie. Hier war es zum Teil notwendig, dass interimsmäßig eine Rufumleitung auf das private Telefon erfolgte.
• Kollaboration: Noch nicht allzu verbreitet sind Collaboration Tools. Diese ermöglichen Teams, zeit- und ortsunabhängig gemeinsam an Projekten zu arbeiten. Der Bereich zählt zu den größten Baustellen seitens der Unternehmen.

Das sind nur wenige Beispiele von vielen, um die sich die Mitarbeiter der IT-Abteilungen kümmern mussten. Wäre anstelle von vielen Applikationen ein zentrales System im Einsatz, hätte es sehr viel Zeit, Kosten und Aufwand gespart.

Der Quellcode von Open Source Software ist offen, transparent und für jeden einsehbar. Sicherheitslücken oder Bugs werden erkannt und gefixt. Durch die kontinuierlichen Weiterentwicklungen und dem Background einer Community ist die Qualität der Software hoch. Die Datenhoheit liegt immer und ausschließlich beim Betreiber und nie beim Hersteller. Das gewährleistet absolute Unabhängigkeit, die geschlossene Systeme nicht leisten.

Oliver Schulze ist Geschäftsführer von agorum und überzeugter Vertreter der Open Source Technologie.

"Wir haben vor über 18 Jahren unseren Programmcode offengelegt. Er ist transparent, veränderbar und die Community kann, darf und soll gerne weiterentwickeln.

Das Thema Open Source ist bei vielen - oder ich möchte sagen bei den meisten unserer Kunden die essenzielle Triebfeder, warum sie sich für unser Produkt entschieden haben. Deshalb haben wir nahezu immer Projekte in Bearbeitung, in denen wir Daten von geschlossenen Systemen auf agorum core migrieren. Die Herausforderung für uns ist es, an die Daten in der Blackbox zu kommen. Aber der stellen wir uns gerne."

Wir laden Sie ein, das Open Source DMS mit den vielen Anwendungsmöglichkeiten in einer Online-Demo kennenzulernen. Sprechen Sie vorab mit unseren technischen Kundenberatern und schildern Sie uns Ihre Einsatzgebiete.