Der Begriff „Dokumentenmanagement-System“ (DMS) ist wahrscheinlich den meisten in der Arbeitswelt geläufig. Alle Möglichkeiten, die ein solches System mit sich bringt, sind aber nicht immer bekannt. Kein Wunder, ist die Bezeichnung „Dokumentenmanagement“ doch vielleicht etwas zu spezifisch und einengend. Denn hinter einem guten DMS steht deutlich mehr als nur das Verwalten von Dokumenten – es ist der Kern der Digitalisierung von Unternehmen. Daher zeigen wir Ihnen heute, was Sie mit einem Dokumentenmanagement-System (DMS) erreichen können.
10 gute Gründe für ein Dokumentenmanagement-System
1. Das Datenchaos beherrschen
In gewisser Weise sind wir alle schon mehr oder weniger digitalisiert. Zumindest in dem Sinn, dass sich digitale Inhalte bei uns immer mehr anhäufen. Die E-Mails auf dem E-Mail-Server, die Kundendaten im CRM, die Mitarbeiterdaten im ERP, die Fertigungsskizzen auf dem Server und die Produktvideos auf dem lokalen Speicher beim Marketing. Dokumente werden als E-Mail-Anhänge verschickt, bei Veränderungen umbenannt oder bei gleichbleibendem Inhalt doppelt abgespeichert. Versionschaos und Redundanzen sind die Folge.
Ein DMS bündelt all Ihre Daten und Dokumente aus den verschiedenen Quellen und führt sie an einem Punkt zusammen. Eine Oberfläche für ihren gesamten Datenbestand statt Dutzende von Einzelprogrammen für Daten- und Dokumenttypen – das bietet nicht nur Komfort, sondern ist bei der heutigen Informationsflut eine schiere Notwendigkeit. Zumal sich so auch Versionschaos und Redundanzen vermeiden lassen. Elektronische Akten, die sich auf diese Weise anlegen lassen, sind so der ideale Ersatz für den alten Papier-Aktenordner.
2. Informationen sofort finden
67 Prozent von Büromitarbeitern geben an, zu viel Zeit mit dem Suchen nach Dateien zu verbringen. Verwirrende Ordnerstrukturen, unterschiedliche Systematiken bei der Benennung oder Dokumente, die vor langer Zeit abgespeichert wurden, sind nur einige Beispiele dafür, wie das Finden von Informationen zum Albtraum werden kann. Vor allem deswegen, weil man die Information in der Regel sofort braucht, nicht später.
Durch die Indexierung, Verschlagwortung und Möglichkeiten wie eine Volltextsuche löst ein DMS dieses Problem auf einen Schlag. Ganz egal, wann ein Dokument angelegt wurde, wie es benannt wurde oder wo es abgelegt ist – Sie finden es. Selbst wenn Ihnen relevante Stichworte für die Suche nicht mehr einfallen, grenzen Sie die Suche einfach auf den Dokumenttyp, das ungefähre Erstelldatum etc. ein. So oder so reduziert sich Ihre Suchzeit mit einem DMS auf ein Minimum.
3. Den Überblick behalten
Ihre Daten und Dokumente fließen also an einem Ort zusammen. Und Sie finden sie schnell und einfach. Beides ist schon jeweils ein Wert für sich. Doch zusammengenommen entstehen dadurch völlig neue Möglichkeiten, mit Ihren Informationen umzugehen. Konfigurierbare Dashboards geben Ihnen eine Übersicht über Ihren Datenstand und die Informationslage. Entweder allgemein oder fokussiert auf einen bestimmten Kontext wie etwa eine elektronische Akte zu einem Thema oder ein Dashboard. Zum Beispiel ein Kundendashboard, das Ihnen alle abgelegten Dokumente und Daten zu Ihren Kunden mit einen Klick anzeigt – egal aus welcher Quelle diese Informationen stammen. Big Data ist zweifellos eine tolle Sache, wird aber erst dann zu einem mächtigen Werkzeug, wenn Sie darüber auch den Überblick behalten.
4. Auf Dokumente von überall zugreifen
Die Digitalisierung eröffnet die Möglichkeit, flexibler zu arbeiten als je zuvor. Räumliche Entfernung relativiert sich, wenn uns PCs, Tablets und Smartphones erlauben, aus der Ferne zusammenzuarbeiten. Ein Dokumentenmanagement-System erweitert und erleichtert diese Flexibilität noch mehr. Mit dem Desktop-Rechner im Homeoffice oder mit dem Notebook unterwegs gelangen Sie über eine Browseroberfläche an Ihre Daten und Dokumente. Genauso wie auf dem Firmenrechner. So können Sie auf das Installieren zusätzlicher Software verzichten und prinzipiell von jedem Rechner auf das DMS zugreifen.
Manche Dokumentenmanagement-Systeme bieten Ihnen hier aber eine noch smartere Lösung: Über WebDAV oder SMB können Sie auch über das Internet ein Netzlaufwerk mit dem DMS verbinden, mit dem Sie sich einfach über Ihren Windows-Explorer, Ihrem Apple-Finder oder einem Linux-File-Explorer in das DMS einloggen. Damit arbeiten Sie von jedem Ort der Welt, als säßen Sie an Ihrem Schreibtisch im Unternehmen.
5. Gesetzliche Richtlinien einhalten
Das Internet als rechtsfreier Raum? Das war noch nie so. Und mit der Datenschutz-Grundverordnung und der GoBD ist das heute mehr denn je klar. Für die Archivierung und Wiederfindbarkeit von Dokumenten gibt es klare Regelungen. Revisionssicher muss die Ablage der Originaldokumente sein. Wie genau lässt sich das sicherstellen? Ein gutes DMS bietet hierfür eine Lösung an. Allerdings ist an dieser Stelle zu erwähnen, dass es keine revisionssichere Out-Of-The-Box-Standardlösung gibt. Es gibt keine Softwarelösung, die Sie installieren und die danach ohne weiteres Zutun alles revisionssicher ablegt. Es gehört immer noch mindestens eine individuelle Verfahrensdokumentation dazu, mit der Sie genau beschreiben, wie Ihre Archivierungsprozesse ablaufen. Im Idealfall hat der DMS-Anbieter unabhängig prüfen lassen, dass sein System in der Lage ist, gesetzeskonform zu archivieren. Eine nähere Beschreibung dazu finden Sie in folgendem Blogbeitrag.
Auch in Bezug der Datenschutzverordnung kann Ihnen ein Dokumentenmanagement-System helfen. Zum Beispiel, indem es Ihnen die Suche nach allen personenbezogenen Daten ermöglicht, die Sie auf Aufforderung hin löschen müssen. Oder indem Sie Prozesse und Aufgaben als Wiedervorlagen anlegen, die Ihren Mitarbeitern vorgeben, wie bestimmte Anfragen oder Aufforderungen gesetzeskonform zu bearbeiten sind.
6. Besser zusammenarbeiten
Kommunikation ist alles. Das gilt erst recht in der Arbeitswelt. Die Kommunikation in Ihrem Team geschieht integriert an dem Ort, wo die Informationen in Form von Dokumenten gespeichert sind: in Ihrem DMS. Neben einem zentralen Mitteilungsstream, der Sie über alle Änderungen und neue Dokumente in Ihrem Bereich informiert, haben Dokumentenmanagement-Systeme oft eine Notiz- oder Kommentarfunktion integriert. Diese Funktion erlaubt es Ihnen, sich über Notizen direkt an einem Dokument miteinander auszutauschen. Sie hinterlassen einfach Kommentare oder Anweisungen oder antworten auf Notizen von Kollegen.
Informationen speichern Sie im Regelfall als Dokument. Über die bereits oben erwähnte elektronische Akte hat Ihr gesamtes Projektteam einen Überblick über alle Informationen. Was aber tun, wenn Sie auch externe Personen im Team haben, die keinen direkten Zugriff auf Ihr DMS haben sollen? Dann wäre es doch praktisch, wenn Sie diese Dokumente direkt teilen könnten. Das geht tatsächlich. Es gibt DMS-Lösungen, in denen Sie mit einem Klick das Dokument in einen Datenraum verlinken können, der auch für externe Mitarbeiter zugänglich ist. Schneller und bequemer geht es nicht. Und es ist bedeutend sicherer als eine externe Dropbox-Lösung.
7. Geschäftsprozesse automatisieren
Automatisierung ergibt dann Sinn, wenn Geschäftsprozesse dadurch schneller laufen, wenn eine massive Erleichterung für die Mitarbeiter eintritt und / oder das Unternehmen dadurch Kosten und Zeit einspart. Viele Unternehmensprozesse werden auch heute noch manuell und zeitaufwendig mit Papierdokumenten durchgeführt. Ein typisches Beispiel dafür ist die Rechnungsverarbeitung.
Einen Rechnungsdurchlauf können Sie nahezu vollständig oder auch nur teilweise automatisch erledigen lassen. Je nach der zu bewältigenden Menge an Rechnungen, die in Ihrem Unternehmen anfallen. Der höchsten Grad der Automation bei einer eingehenden Papierrechnung haben Sie dann erreicht, wenn die Rechnung nur noch manuell eingescannt werden muss und der Rest von Ihrem Dokumentenmanagement-System erledigt wird. Nach dem Scan wird die Rechnung vom DMS erfasst und die Daten rechnerisch geprüft und gegen eine Bestellung und die Stammdaten des Lieferanten im ERP-System abgeglichen. Ist alles korrekt, wird die Rechnung revisionssicher abgelegt und eine Zahlung ausgelöst, die die Skontofrist berücksichtigt.
8. Die Hoheit über ihre Daten behalten
Die Datenskandale großer Internet- und Social-Media-Firmen haben Sie zweifellos mitbekommen. Es ist keine Panikmache zu sagen, dass Ihre Daten nur dann sicher sind, wenn Sie sie in der Hand behalten. Ein eigener Server mit einem angemessen dimensionierten Speichersystem ist daher eine Investition, die sich lohnt. Wenn Sie dann noch ein DMS einsetzen, mit dem Sie Zugriffsrechte klar regeln können, sind Sie der uneingeschränkte Herrscher über Ihren Datenbestand. Das ist keine notwendige Voraussetzung für den Betrieb eines DMS. Grundsätzlich ist auch eine Cloud-Lösung denkbar, innerhalb derer Sie den Server und Speicherplatz extern betreiben lassen. Gerade dann sollten Sie aber genau prüfen, ob der Cloud-Anbieter vertrauenswürdig ist.
9. Ein Sicherheitsnetz spannen
Die Versionierung von Dokumenten ist nicht nur ein Feature, das für die Einhaltung gesetzlicher Normen wichtig ist. Einmal nicht aufgepasst, und schnell ist ein wichtiges Dokument gelöscht, überschrieben oder im Inhalt verändert. Eine Datei auf einen älteren Stand zurücksetzen oder wiederherstellen zu können, ist in dieser Situation goldwert. Eine Datei aus Versehen in den falschen Ordner kopiert? Und jetzt finden Sie sie nicht mehr? Mit der erweiterten Suchfunktion eines DMS kein Problem. Ein Dokumentenmanagement-System kann mit diesen und weiteren Funktionen viele Nutzerfehler ausgleichen, auch wenn sie schon passiert sind.
10. Digitalisierung an der Wurzel anpacken
Informationen sind im digitalen Zeitalter das wertvollste Gut. Doch nutzen können Sie diesen Wert nur, wenn Sie diese Informationen auch managen. Mit einem DMS setzen Sie an diesem Kern der Digitalisierung an. Sie verschaffen sich damit einen Überblick über die Datenlage, richten Automatismen ein, die Ihre Effizienz steigern und Fehler vermeiden, und haben die Gewissheit, dass Sie alle gesetzlichen Normen einhalten. Ja, Digitalisierung bedeutet mehr als nur ein DMS einzuführen. Aber einen elementaren Schritt haben Sie damit bereits getan.
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