Papier ist geduldig – und hält sich hartnäckig, wenn es um die Bearbeitungen von Rechnungen geht. Eingangsrechnungen wandern in einer zähen Geschwindigkeit von Schreibtisch zu Schreibtisch. Noch uneffektiver werden die Prozesse rund um Rechnungen, wenn Angestellte die Informationen in den verschiedenen Abteilungen in den Computer tippen und im nächsten Bearbeitungsschritt ausdrucken. Durch den stetigen Fluss an Rechnungen im Betrieb entsteht ein durchgehend verlangsamter Prozess, der Mitarbeitende viel Zeit und Nerven kostet. Denn oft befindet sich die für das eigene Arbeiten benötigte Eingangsrechnung längst im Unternehmen – aber keiner weiß, bei wem. Abhilfe schafft eine digitale Verteilung und Bearbeitung von Eingangsrechnungen via Software. Auf diese Weise lässt sich der Rechnungseingang automatisieren.

Was ist ein digitaler Rechnungseingang?

Um den Mehrwert einer Rechnungsverarbeitung via Software benennen zu können, muss zunächst die Frage beantwortet werden: „Was ist ein digitaler Rechnungseingang?“ Dort werden Rechnungen digital bearbeitet, statt den analogen Weg zu wählen. Sie werden ausgelesen, verarbeitet und an die Finanzbuchhaltung übermittelt – alles digital. Dazu werden manuelle Dokumente zunächst digitalisiert, um im laufenden Prozess Rechnungen nur digital aufzubewahren und zu bearbeiten. Auf ein händisches Arbeiten mit Papierrechnungen wird nach dem Einscannen verzichtet.

Inhaltsübersicht

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Wie läuft ein digitaler Rechnungseingang ab?

Der Prozess der Bearbeitung von Rechnungen ist in jedem Unternehmen unterschiedlich. Schließlich geht es nicht nur darum, Rechnungen zu scannen und zu verwalten, sondern in die Logik Ihrer Arbeitsabläufe zu integrieren. Am Anfang steht jedoch stets die Digitalisierung der Eingangsrechnung. Geht das Rechnungsdokument nicht elektronisch in Ihrem Betrieb ein, wird es zunächst gescannt. Was im ersten Moment nach einem Extraaufwand klingt, spart in jedem nachgelagerten Schritt Zeit ein. Im Anschluss durchläuft die Rechnung die Optical-Character-Recognition(OCR)-Engine. Dabei handelt es sich um eine automatisierte Texterkennung. Der Vorteil: Anders als bei normalen Scans oder Fotos werden die Informationen und Wörter vom Programm ausgelesen. Firmennamen auf Dokumenten oder andere Stichworte werden somit suchbar. Nach diesem Auslesen der Rechnung wird der zuvor angelegte Workflow, also eine genau definierte Abfolge von Bearbeitungsschritten, durchlaufen. Beispielsweise wird die digitale Kopie zunächst an die Buchhaltung weitergeleitet, fachlich und sachlich geprüft und dann freigegeben. Im Anschluss wird das Dokument beispielsweise automatisiert an die Finanzbuchhaltung wie DATEV oder FibuNet übermittelt.

Individuelle Unternehmensprozesse abbilden

Wie eingangs geschildert, unterscheiden sich die tatsächlichen Abläufe in Betrieben stark. Bereits bei der Digitalisierung der Eingangsrechnung gibt es Unterschiede: Während einigen Unternehmen das simple Zuweisen weniger Metadaten reicht, ist für andere Betriebe ein voll automatisierter Ausleseprozess notwendig, um die Daten positionsgenau mit Daten von anderen Systemen wie dem ERP abzugleichen. Noch individueller wird der Prozess im nachgelagerten Schritt der Rechnungsprüfung und Freigabe in der Buchhaltung. Die Software sollte in der Lage sein, Ihre Regeln des täglichen Arbeitens abzubilden. Besteht im Betrieb etwa die Vorschrift, dass Rechnungsbeträge größer als ein bestimmter Wert vom Abteilungsleiter freigegeben werden, muss diese Regel auch Einzug in den Workflow halten. Über vordefinierte „Wenn-dann“-Regeln und die ausgelesenen Informationen der OCR-Engine lassen sich solche Regeln digitalisieren.

Welche Vorteile bietet ein digitaler Rechnungseingang?

Wenn Sie Rechnungsläufe digitalisieren, entstehen für Ihr Unternehmen zahlreiche Benefits rund um die Freigabeprozesse und Bearbeitungen von Rechnungsdokumenten. Die Vorteile dieser Digitalisierung sind vielseitig.

Beschleunigte und transparente Prozesse

Der größte Vorteil liegt auf der Hand: Rechnungsläufe werden beschleunigt. Anstelle von Laufwegen und unübersichtlichen Papierstapeln treten schlanke digitale Prozesse. Neben der gesparten Arbeitszeit schaffen diese jedoch einen weiteren Vorteil: Transparenz. Denn durch die digitale Rechnungsverarbeitung in Ihrem ECM-System oder DMS lässt sich jederzeit nachvollziehen, in welchem Stadium sich jede Aufgabe befindet. Somit sind Sie zu jedem Rechnungsprozess in Ihrem Unternehmen jederzeit auskunftsfähig – ganz ohne Flüsterpost. Zeitliche Vorteile im Eingang und Ausgang jeder Rechnung können Sie direkt an den Kunden oder Lieferanten weitergeben.

Automatisierte Rechnungsprüfung

Rechnungsprüfungen nehmen einen Großteil der Bearbeitungszeit einer Rechnung in Anspruch. Dabei müssen viele Angaben stimmen. Sie sind in § 14 des Umsatzsteuergesetzes festgehalten. Egal ob die Rechnung sachlich auf die Stückzahl und die gelieferten Artikel mittels des Lieferscheins geprüft wird oder eine formale Prüfung der gesetzlichen Pflichtangaben stattfindet: Mit einem digitalisierten Rechnungslauf lassen sich die entsprechenden Unterlagen übersichtlich abbilden und Daten automatisch vergleichen. Papierstapel und fehlende Übersicht gehören der Vergangenheit an. Adressen, Steuernummern, die Addition der Preise und die korrekte Verrechnung von Steuern sind nur einige Faktoren, die ein Programm automatisch umsetzt. Durch die DMS übergreifende, sachliche Rechnungsprüfung werden dann die Posten der Lieferscheine und der Bestellungen abgeglichen. Liegt beim Wareneingang noch kein Lieferschein vor, prüft das System in regelmäßigen Abständen zudem automatisch, ob dieser nun vorhanden ist. Der Mitarbeiter behält die volle Kontrolle über die Konten, lästige „Fleißarbeiten“ entfallen jedoch. Typische Flüchtigkeitsfehler werden vermieden.

Compliance durch automatische Archivierungsvorteile

Zusätzlich zur Arbeitserleichterung im täglichen Arbeiten mit Rechnungen erledigt ein intelligenter digitaler Posteingang eine weitere ungeliebte Arbeit für Sie: die revisionssichere Archivierung. Rechnungen digital zu archivieren wird über die Workflows erleichtert, da Aufbewahrungs- und Löschungsfristen automatisiert werden können. Zudem stellen Berechtigungsstrukturen sicher, dass Rechnungsdaten auch nur von Mitarbeitern eingesehen werden können, die dazu berechtigt sind. Zudem werden Änderungen in Dokumenten bei einer entsprechenden Software wie agorum core nicht überschrieben, sondern stets versioniert. GoBD-konform lässt sich jede Eingangsrechnung somit leicht archivieren. Auch nach Jahren bleiben Vorgänge trotzdem übersichtlich erhalten.

Nachhaltigkeit dank weniger Papier

Neben einer schnelleren Abarbeitung von Rechnungen ermöglicht ein digitaler Rechnungseingang auch, den Unternehmensalltag nachhaltiger zu gestalten. Weniger Dokumente werden kopiert, ausgedruckt und dann in manueller Form gelagert. Die Softwarelösung ist ein wichtiger Schritt auf dem Weg zum papierlosen Büro, aber bereits mit ihrer Implementierung wird nicht nur Arbeitszeit gespart – sondern auch Platz für Aktenschränke und Kosten für Bürobedarf. Betriebe sind somit in der Lage, durch eine bessere Rechnungsbearbeitung zur Nachhaltigkeit beizutragen.

Moderne Prozesse schaffen Zukunftsfähigkeit

Niemand erledigt im Rechnungslauf gerne alle Schritte händisch – unmodern und langsam sind eher Wörter, die beim Austausch in der Kaffeeküche zu solchen Rechnungsprozessen fallen. Digitale Lösungen hingegen tragen dazu bei, dass gut qualifiziertes Personal im Unternehmen und der Betrieb für neue potenzielle Angestellte interessant bleibt. Nicht nur wird die anfallende Mehrarbeit durch fehlenden Nachwuchs von der Software übernommen, moderne Prozesse der Buchhaltung helfen auch dabei, technikaffines und modernes Personal anzuziehen.

Gesetzliche Standards proaktiv erfüllen

Seit November 2020 sind die Rechnungsformen ZUGFeRD und XRechnung Pflicht, wenn es um die Zusammenarbeit mit Bund, Ländern und Kommunen in Deutschland geht. Dabei sind die Rechnungsformate für öffentliche Auftraggeber erst der Anfang. Die Papierrechnung wird mit der anhaltenden Digitalisierung in allen Lebensbereichen zunehmend verschwinden. Proaktives Umstellen auf einen elektronischen Rechnungseingang ermöglicht es Ihnen, Lösungen für Ihre Branche in Ruhe zu implementieren und die beste Software zu finden, bevor Sie schnell auf Gesetzesänderungen reagieren müssen.

Sie haben Fragen zur elektronischen Rechnungsbearbeitung? Dann nehmen Sie Kontakt mit uns auf. Gerne beraten wir Sie unverbindlich und fallbezogen.

Welche Nachteile entstehen ohne einen digitalen Rechnungseingang?

Ein digitaler Rechnungseingang ermöglicht es Ihnen, Rechnungen schneller, transparenter, nachhaltiger und müheloser zu bearbeiten. Ohne digitale Rechnungsfreigabe müssen Ihre Mitarbeiter Lieferscheine und andere Listen dazu verwenden, um Rechnungen abzugleichen. Diese händischen Arbeitsschritte kosten Arbeitszeit, sind unbeliebt und fehleranfällig. Die Rechnungsfreigabe ist händisch zudem intransparent. Schnell kommt es dazu, dass Zahlungen vergessen werden, da wichtige Dokumente im Papierstapel auf einem Schreibtisch verloren gehen. Aber nicht nur die tatsächliche Bearbeitung der Rechnungsfreigabe kostet mehr Zeit, sondern auch die damit verbundene Archivierung. Diese erfordert weitere zeitaufwendige Arbeitsschritte, die keine Wertschöpfung in Ihrem Betrieb beisteuern. Darüber hinaus führen händische und unnötig komplizierte Prozesse dazu, dass sich qualifiziertes Personal tendenziell stärker nach neuen, moderneren Arbeitsstellen umschaut. Auch die neue Besetzung von Arbeitsstellen mit qualifiziertem Personal gestaltet sich zunehmend schwierig, wenn Bewerber bemerken, dass Rechnungen mühsam per Hand bearbeitet werden. Niemand wechselt gerne zu einem rückständigen Unternehmen.

Wie etabliere ich einen digitalen Rechnungseingang in bestehende Systeme?

Um eine digitale Rechnungssoftware in Ihre bestehenden Prozesse zu integrieren, braucht es Ihrerseits zunächst einen Verantwortlichen. Wie für alle digitalen Projekte in einem Betrieb empfiehlt es sich, einen Digitalisierungsbeauftragten zu benennen. Dieser setzt sich mit potenziellen Lösungen auseinander und übernimmt die Kommunikation zwischen den einzelnen Abteilungen, überwacht die Implementierung des neuen Systems und steht als Ansprechpartner für Kollegen bereit. Zudem ist ein Aspekt entscheidend: Finden Sie Lösungen, die Ihre Rechnungsläufe digital in Workflows abbilden, wie Sie sie händisch bearbeiten. Die Einführung der Softwarelösung ist die ideale Möglichkeit, alte Regeln mit dem Hauptargument „Das war hier schon immer so“ zu hinterfragen. Sinnvolle Sonderregeln dazu, wie Sie zum Beispiel eine Eingangsrechnung erfassen und buchen, müssen dennoch in den digitalen Abläufen abbildbar sein. Der Workflow des Rechnungseingangs ist in jedem Unternehmen unterschiedlich und muss daher auch in der Software flexibel eingerichtet werden können. Auch andere Programme wie Ihr ERP müssen mit der Software kompatibel sein. Etablierte Softwarehersteller bieten Ihnen dazu entsprechende Workshops und Tools an, um Ihr bisheriges Vorgehen verschlankt und zukunftsfähig aufzustellen und zu testen, bevor Sie jede Rechnung digital verwalten.

Welche Vorteile bietet eine All-in-one-Plattform für einen digitalen Rechnungseingang?

Entscheiden Sie sich für eine Open-Source-basierte All-in-one-Plattform wie agorum core, profitiert Ihr Unternehmen von zahlreichen Benefits. Die Software ermöglicht es Ihnen zunächst, zu unzähligen Branchentools wie Ihrem ERP eine Schnittstelle zu schaffen. Somit können Programme miteinander kommunizieren und mühelos Lieferscheine oder andere Informationen für Ihren Rechnungslauf austauschen. Rechnungsläufe und interne Freigabeprozesse lassen sich auf diese Weise mühelos etablieren. Zudem basiert die Erstellung neuer Workflows in agorum core auf Low-Code-Programmierung. Stellen Sie fest, dass Sie einen bestehenden Workflow verändern oder einen neuen anlegen müssen, brauchen Sie nicht zwingend einen Entwickler. Durch die grafische Oberfläche genügt das Verständnis der Software und Logik, um Ihre Änderung oder einen neuen Workflow umzusetzen. Der modulare Aufbau von agorum core ermöglicht es Ihnen zudem, ergänzend zur Rechnungssoftware weitere Bereiche digital zu transformieren, um beispielsweise Ihre komplette Eingangspost digital zu verteilen. Versionierungen, Berechtigungsstrukturen und Aufbewahrungsfristen erledigen Ihre revisionssichere Archivierung als Nebenprodukt bereits mit. Arbeitnehmerfreundliches Arbeiten wie im Homeoffice wird erleichtert: per Cloud oder on-premises. Rechnungen müssen nicht mehr händisch im Unternehmen entgegengenommen werden – auf alle Dateien und Arbeitsabläufe kann von überall aus zugegriffen werden.

Sie sind sich unsicher, ob Sie eine digitale Rechnungssoftware in Ihrem Unternehmen etablieren sollten? Ihre Frage wurde nicht beantwortet? Wir stehen Ihnen Rede und Antwort – unverbindlich und unabhängig.