In einem Immobilienunternehmen kann ein DMS für Immobilien Abhilfe schaffen, denn gerade hier fallen täglich eine Vielzahl unterschiedlicher Dokumente an. Mietverträge, Nebenkostenabrechnungen oder Wertermittlungen – diese müssen nicht nur gesammelt, sondern zuverlässig den richtigen Gebäuden, Mandanten und Gesellschaften zugeordnet und entsprechend verarbeitet werden. Der Zeitaufwand für die manuelle Verwaltung ist erheblich. Gleichzeitig benötigen Sie als Immobilienmakler oftmals den schnellen Zugriff auf wichtige Informationen wie Gutachten, um eine fundierte Entscheidung für Immobiliengeschäfte treffen zu können.
Eine wesentliche Erleichterung für den Arbeitsalltag schafft in dem Fall ein DMS (Dokumentenmanagementsystem) für Immobilien. Das clevere Tool eröffnet Ihnen beispielsweise die Möglichkeit, dass Dokumente vollkommen automatisiert digital verarbeitet und gesetzeskonform archiviert werden. Dadurch sinkt der Dokumentenaufwand erheblich und Sie haben mehr Zeit für das Wesentliche. Durch den sofortigen Zugriff auf alle Informationen und Dokumente wird selbst die Entscheidungsfindung deutlich effizienter.
Welche Vorteile bringt die Digitalisierung der Immobilienwirtschaft mit und wie gelingt der nächste Schritt in die Zukunft?
Was unsere Kunden sagen
Darum lohnt sich ein DMS für Immobilien für Sie
Immobilienbüros müssen jeden Tag eine Vielzahl von Informationen und Dokumenten verarbeiten. Diese stammen ferner aus unterschiedlichen Quellen. Vom Eingang über die Verarbeitung bis hin zur revisionssicheren Archivierung ist der Weg oft lang und lässt sich manuell nur mit großem Aufwand bewältigen. Immobilienprojekte, bei denen es um den Kauf, den Verkauf, die Finanzierung oder die Verwaltung geht, machen es zudem erforderlich, dass mehrere Interessengruppen in den Prozess integriert werden. Um einen zuverlässigen Informationsfluss zu gewährleisten, gewinnt die Digitalisierung der Immobilienwirtschaft zusehends an Bedeutung.
Statt in separaten Systemen, die eine vollständige Abbildung von Informationen und Prozessen verhindern, befinden sich alle Dokumente in einem DMS für Immobilien an einem zentralen Ort. Mit der smarten Suchfunktion ist das Finden bestimmter Unterlagen ohne Umwege möglich. Durch die automatische Zuordnung und Strukturierung von Dokumenteneingang bis zur revisionssicheren Archivierung verringert sich der Arbeitsaufwand bei gleichzeitig steigender Effizienz. Zudem können Sie bei DMS Immobilien agorum core Zugriffsbeschränkungen setzen und damit die Sicherheit von sensiblen Mandantendaten erhöhen.
Mit der Digitalisierung der Immobilienbranche werden selbst Home-Office, ortsunabhängiges Arbeiten und mobile Workflows zum Kinderspiel. Sie können mit dem DMS Immobilien agorum core von überall aus auf die zentral abgelegten Dokumente zugreifen.
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Digitalisierung in der Immobilienwirtschaft vom Profi
Jahrelange Erfahrung und ein umfassendes Expertenwissen stecken in einem Immobilien DMS wie agorum core. Ob automatisierte Workflows, das Suchen und Finden von Dokumenten oder die digitale Archivierung, mit der Entscheidung für agorum core verschaffen Sie sich einen wesentlichen Vorsprung in der Digitalisierung der Immobilienbranche. Zahlreiche Prozesse werden massiv beschleunigt, Entscheidungen lassen sich fundierter treffen und Sie gewinnen wieder mehr Kapazitäten für wesentliche Aufgaben in Ihrem Immobilienbüro.
Über 20 Jahre Erfahrung
Unsere Digitalisierungsexperten stehen Ihnen gerne zur Seite und helfen Ihnen zu Ihrem erfolgreichen Digitalisierungsprojekt.
Mit einem DMS für Immobilien den Überblick behalten
Mit der Einführung eines DMS für Immobilien lassen sich Unterlagen und Daten durch einen zentralen Ablageort schneller und mühelos finden. Sie können mobil von überall aus auf Vertragsdaten, Mieterauskünfte oder Bauakten zugreifen. Liegen Ihnen alle wichtigen Informationen über ein Gebäude wie der Wert vor, können Sie Entscheidungen schneller und fundierter treffen. Die intelligente Suchfunktion und Volltextsuche stellen sicher, dass Sie binnen Sekunden die gewünschten Unterlagen abfragen können. Das verschafft Ihnen auf dem schnelllebigen und dynamischen Immobilienmarkt einen wesentlichen Wettbewerbsvorsprung.
Einen weiteren Vorteil mit einem Tool für die Digitalisierung in der Immobilienbranche wie agorum core erhalten Sie mit der automatisierten Verarbeitung von wiederkehrenden Dokumenten. Sofern beispielsweise eine Nebenkostenabrechnung eingeht, wird diese im DMS für Immobilien digitalisiert und automatisch ausgelesen.
Grundlage bilden die Metadaten wie Absender oder Rechnungsnummer, die erkannt, mit den Stammdaten abgeglichen und entsprechend dem jeweiligen Mandanten zugeordnet werden. Das DMS für Immobilien von agorum geht sogar noch einen Schritt weiter und ordnet das Eingangsdokument gemäß der Dateistruktur gleichzeitig allen wichtigen Beteiligten zu. Es bleibt dabei weiterhin an einem zentralen Ort abgelegt, findet sich jedoch parallel an den wichtigsten Stellen wieder, ohne dabei Dubletten zu erzeugen. Im Anschluss übergibt das DMS für Immobilien das Dokument an die Weiterverarbeitung und übernimmt die revisionssichere Archivierung. Auch die Arbeit mit anderen Schnittstellen wie DATEV ist mit dem Open Source Dokumentenmanagement problemlos möglich.
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Vorteile eines DMS für Immobilien:
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erleichterte Dokumentenverwaltung
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alle Unterlagen befinden sich an einem zentralen Ort
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Erleichterung der Zusammenarbeit
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schnelles Finden von Dokumenten durch smarte Suchfunktion und Volltextsuche
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geringerer Verwaltungsaufwand
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keine Dubletten
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Zugriffsbeschränkungen möglich
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bessere Arbeitsorganisation
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hohe Sicherheitsstandards
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revisionssicheres Archivieren
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weniger Fehler
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mehr Standardisierung
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Qualitätssicherung
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Wahrung der Datenschutzrichtlinien nach der Datenschutz-Grundverordnung
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