Der Krankenpflegeverband Ostangeln im hohen Norden ist ein wichtiger Arbeitgeber in der Region. Die Mitarbeiter kümmern sich jeden Tag um das Wohl von vielen Patienten. Bei der Digitalisierung der Abläufe und der Patientenakten, setzen die Nordlichter auf die Anwendung snap ambulant von euregon und auf das DMS agorum core. Der nächste Schritt ist die Digitalisierung der Personalakten. Ziel ist es, die Administration der personenbezogenen Daten DSGVO-konform zu verwalten und dabei auf bewährte Systeme zu setzen. Welche Vorteile das hat, lesen Sie in diesem Blogbeitrag.
Dokumentenmanagement im ambulanten Pflegedienst: Die Rahmenbedingungen
- Einhaltung der zahlreichen, gesetzlichen Vorgaben im Umgang mit personenbezogenen Daten
- Erfüllung von Nachweispflichten, z. B. Fahrzeugführer, Schulungen, Belehrungen, etc.
- Professionelles Handling bei der Akquisition von Fachkräften
- Fluktuation effizienter bearbeiten durch digitale Prozesse
- Kostendruck: vorhandene IT-Systeme nutzen (so wenig Schnittstellen wie möglich)
Die Bestandteile der digitalen Personalakte
Branchenspezifische-Daten:
Bei den branchenspezifischen Bestandteilen werden unter anderem Erste-Hilfe-Kurs, Belehrungen, Führerscheinkontrolle, Fort- und Weiterbildungen, u.v.m. erfasst.
Die Abbildung zeigt die Personalakte in geschlossenem Zustand: dabei wird zwischen Stammdaten, die bei den meisten Unternehmen nahezu ähnlich sind, und branchenspezifischen Bestandteilen unterschieden.
Zur Digitalisierung der Personalakte braucht es zwei Systeme: snap und agorum core
Die Ordnerstruktur setzt sich aus branchenspezifischen Themen zusammen. Zum Beispiel Führerscheinkontrolle, Erste-Hilfe-Kurs, Unterweisungen, Weiter- und Fortbildungen usw. Die ambulanten Pflegedienste können die Definition der Ordner vorgeben.
Digitale Personalakte effizient verwalten
Bei den "Bescheinigungen und Nachweisen" oder bei den "Fort- und Weiterbildungen" werden beim Ablegen teilweise automatische Wiedervorlagetermine errechnet. Zum Beispiel bei jährlich wiederkehrenden Terminen für die nächste Führerscheinkontrolle oder dem Erste-Hilfe-Kurs. Die Personalverwaltung bekommt eine Meldung und kann den Nachweis einholen.
3. Fluktuation professionell managen
Personenbezogene, hochsensible Daten sind in besonderem Maße zu schützen. Das gilt für die digitale Personalakte genau so, wie für die Papierakte. Das DMS agorum core verfügt über ein Berechtigungssystem, wo die Zugriffsrechte verwaltet werden. Den Mitarbeitern der Personalverwaltung können ganz dediziert Lese- und Schreibrechte vergeben werden. Damit ist sichergestellt, dass immer nur befugte HR-Mitarbeiter das sehen können, was in deren Kompetenzbereich liegt.
Kostendruck? Nicht an dieser Stelle.
- Einsparungen durch den Einsatz von Drittsystemen (Kauf/Lizenzen)
- Entwicklungskosten für Schnittstellen
- Kostenreduktion durch weniger Administration (Wartung und Schnittstellen)
- Revisionssichere Archivierung nach den gesetzlichen Vorgaben
- Hohe Zeiteinsparung
Vertrauen Sie auf Erfahrung
Wissen kommt von Können
Mit viel Branchenerfahrung kennt das Team von OrgSoft die Anliegen der Pflegedienste und Sozialstationen bis ins Detail. Die Zusammenarbeit mit euregon, dem Hersteller von snap ist über Jahre gewachsen und bewährt. Lassen Sie sich beraten:
Manfred Hiller | OrgSoft GmbH | +49 7333 950027-0. Oder Sie senden einfach Ihre Anfrage über nachfolgenden Link.
