Die Kombination von Dokumentenmanagementsystemen (DMS) und Künstlicher Intelligenz (KI) ist ein mächtiges Duo, das den Arbeitsalltag effektiver gestaltet. Das Webinar „DMS & KI für Anwender“ beleuchtet, wie KI die Funktionalität von DMS-Software erweitert und Unternehmen ein Werkzeug an die Hand gibt, um ihre Mitarbeiter zu unterstützen, den Arbeitsalltag zu erleichtern und insgesamt effizienter zu arbeiten.
Einführung in das Thema: Was ist ein DMS und wie funktioniert KI?
Das Webinar begann mit einer Einführung in die Welt von agorum, einem erfahrenen Softwarehersteller für Dokumentenmanagement. Wir erfuhren, dass agorum seit 25 Jahren Unternehmen dabei unterstützt, ihre Unternehmensunterlagen digital und gesetzeskonform zu archivieren. Doch agorum hat auch das Ziel, eine Art Marktplatz für Informationen zu sein, auf dem alles leicht gefunden werden kann.
Im Zentrum stand die Integration von Künstlicher Intelligenz in das DMS. Das beeindruckende Sprachmodell ChatGPT wurde vorgestellt, das in verschiedenen Bereichen wie Textzusammenfassung, Recherche, E-Mail-Beantwortung und Softwareunterstützung eingesetzt werden kann. Doch die KI hat ihre Grenzen, darunter die Dokumentengröße und der Kontext.
Die Vorteile von KI im Dokumentenmanagement
Die Integration von KI in das DMS agorum core pro eröffnet viele Vorteile. Während das traditionelle DMS bereits die effiziente Verwaltung von Dokumenten ermöglicht, geht KI noch einen Schritt weiter. Sie ermöglicht eine intelligentere und schnellere Verarbeitung von Informationen.
Durch die Nutzung von KI-Technologien können Unternehmen ihre Arbeitsprozesse optimieren und ihre Effizienz steigern. KI kann dabei helfen, Vorlagen zu erstellen, Texte zu generieren, und kann sogar in Workflowprozesse integriert werden.
Die Präsentation im Webinar betonte, dass die KI im DMS, laut KI-Anbieter, auch den Datenschutz berücksichtigt, da agorum nicht über die Webanwendung, sondern eine API zur Anbindung verwendet. Dennoch wurde mit Bedacht darauf hingewiesen, dass die Verwendung persönlicher oder sensibler Daten vermieden werden sollte. Es ist wichtig zu verstehen, dass agorum keine Garantie dafür bieten kann, dass solche Daten nicht unerwünscht gespeichert werden. Datenschutz ist ein heikles Thema für jedes Unternehmen, und es liegt in der Verantwortung eines jeden Anwenders, sich dieser Tatsache bewusst zu sein.
Praktische Anwendungsmöglichkeiten von KI im Arbeitsalltag
Ein zentraler Punkt im Webinar war die praktische Anwendung von KI im Arbeitsalltag. Die Teilnehmer erfuhren, wie sie die KI direkt auf Dateien anwenden können oder spezifische Befehle über die Menüleiste aufrufen können. Die Oberfläche bleibt dabei stets benutzerfreundlich und bietet Funktionen wie Filter-Vorlagen und einen Chat-Verlauf.
Die Teilnehmer erhielten Beispiele, wie KI in verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens eingesetzt werden kann, einschließlich Marketing, Personalwesen und Buchhaltung. Experimentieren ist der Schlüssel, um die optimalen Eingaben für die gewünschten Ergebnisse zu finden. Neben der Texterstellung können auch Tabellen und Listen generiert sowie Softwarefragen beantwortet werden.
Ein interessantes Feature, das im Webinar vorgestellt wurde, ist die Möglichkeit, Vorlagen für wiederkehrende Aufgaben zu erstellen. Diese können von agorum im DMS vorinstalliert sein oder von den Benutzern selbst erstellt werden. Dabei wurde betont, dass benutzererstellte Vorlagen zunächst nur von diesen eingesehen werden können und vom Administrator freigegeben werden müssen, um für andere Benutzer sichtbar zu sein.
Tipps und Tricks zur effektiven Nutzung von KI im DMS
Im dritten Teil des Webinars wurden Tipps und Tricks zur effektiven Nutzung von KI im DMS präsentiert. Die Einstellungen der KI-Modelle, einschließlich der Temperatur und der Frequency Penalty, wurden erläutert. Diese Parameter beeinflussen die Kreativität des Schreibstils und Wortwiederholungen in den generierten Texten. Die Empfehlung lautete, je nach Anwendungsfall mit diesen Einstellungen zu experimentieren, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.
Bilderklärung: Text 1 wurde mit der Temperatur von 0,2 geschrieben. Der Text 2 wurde mit der Temperatur von 1,4 geschrieben. Bei zu hohen Einstellungen fängt die KI an, ihre eigene Sprache zu entwickeln.
Der Umgang mit KI ist ein Prozess des „Learning by Doing“. Die KI kann für eine Vielzahl von Aufgaben konsultiert werden, und es gibt viele Anwendungsfälle zu entdecken. Die Teilnehmer erhielten auch praktische Beispiele, wie sie die KI verwenden können, um die besten Einstellungen für ihre spezifischen Anforderungen zu finden.
Fragen und Antworten: Häufig gestellte Fragen zum Thema Webinar, DMS und KI
Im vierten Teil des Webinars standen Fragen und Antworten im Mittelpunkt. Die Teilnehmer hatten die Möglichkeit, ihre Fragen zu stellen und einige Missverständnisse wurden aufgeklärt, insbesondere im Hinblick auf Datenschutz und die Funktionsweise der KI.
Es wurden verschiedene Anwendungsfälle für die KI in agorum core pro diskutiert, darunter die Generierung von Texten und Code, die Beantwortung von E-Mails und die Verbesserung der Dokumentation. Es wurde betont, dass die KI auf Wahrscheinlichkeiten basiert und nicht intelligent ist, daher können nicht immer die gleichen Ergebnisse erwartet werden.
Zusammenfassung und Ausblick auf weitere Entwicklungen in diesem Bereich
Zusammenfassend bietet die Integration von KI in DMS-Software wie agorum core pro eine Vielzahl von Möglichkeiten zur Steigerung der Effizienz und Produktivität in Unternehmen. Die KI kann Arbeitsprozesse optimieren, die Verwaltung von Informationen erleichtern und die Anwender bei ihrer täglichen Arbeit unterstützen. Obwohl die Technologie noch weiterentwickelt wird, zeigt das Webinar, dass KI bereits heute einen erheblichen Mehrwert im Dokumentenmanagement bietet.
Die Zukunft der KI im DMS verspricht spannende Entwicklungen, darunter die automatisierte Erstellung von E-Mail-Antworten und die Auswertung von Rechnungen. Dennoch bleibt die präzise Definition der Anforderungen an die KI von entscheidender Bedeutung. Das Webinar verdeutlichte, dass der Umgang mit KI ein Prozess des „Learning by Doing“ ist und Unternehmen dazu ermutigt werden, die zahlreichen Potenziale der KI zu erkunden.
Bleiben Sie gespannt auf weitere Entwicklungen und nutzen Sie die Chancen, die KI im Dokumentenmanagement bietet, um effektiver und effizienter zu arbeiten.
Verpassen Sie nicht die Chance, das Webinar erneut anzusehen
