5 Beispiele, wie Sie mit einem DMS Geschäftsprozesse automatisieren

1. Posteingang

Wie viel Eingangspost bekommen Sie täglich? Egal, ob E-Mail oder Brief, mit einem DMS sparen Sie sich die manuelle Verteilung. Nachdem die Dokumente in elektronischer oder analoger Form eingegangen, gescannt und mit dem OCR ausgelesen sind, werden sie elektronisch an den richtigen Empfänger geschickt. Wo der sich genau aufhält, ist dabei vollkommen egal. Smartphone, Tablet oder Notebook machen den ortsunabhängigen Zugriff möglich.

Da Kundenprojekte häufig nicht nur von einem Mitarbeiter betreut werden, können Sie die Dokumente zusätzlich auch in der passenden elektronischen Akte ablegen lassen. Alle berechtigten Mitarbeiter können so in einer Übersicht ganz einfach einsehen, welche Dokumente zu einem Kunden oder Projekt bisher eingegangen sind. Die Bearbeitung kann ohne Zeitverzug starten und alle relevanten Informationen sind gesammelt an einem Ort. Das ermöglicht zusätzlich schnellere Antwortzeiten, da Ihre Mitarbeiter bei Kundenanfragen nicht erst auf die Suche nach wichtigen Dokumenten gehen müssen.

2. Urlaubsanträge

Zugegeben – wegen Ihrer Urlaubsanträge werden Sie sich vermutlich nicht extra ein DMS anschaffen. Wenn Sie aber bereits ein solches System einsetzen, sollten Sie auch in diesem Bereich über Automatisierung nachdenken. Urlaubsanträge können Sie mit einem einzigen Formular an die zuständigen Stellen im Unternehmen leiten. Hat ein Mitarbeiter einen Antrag gestellt, wird der elektronisch an alle Personen geschickt, die Ihre Zustimmung geben müssen. Bei erfolgter Genehmigung wird der Urlaub automatisch freigegeben und eine Mitteilung an die Personalabteilung gesendet.

3. Aufgaben-Workflow

Aufgaben können Sie flexibel nach Ihren Bedürfnissen durch Ihr Unternehmen leiten lassen. Möchten Sie ein Dokument freigeben oder bearbeiten lassen, können Sie mit einem Klick eine Aufgabe erstellen und der zuständigen Person zuweisen. Der bearbeitende Mitarbeiter erhält mit der Aufgabe alle wichtigen Infos und kann direkt starten. Anweisungen und zugehörige Dokumente sind in der Aufgabe abgelegt.

Gleichzeitig können Sie mit dieser Funktion sicherstellen, dass Aufgaben bis zu einem bestimmten Zeitpunkt auch wirklich bearbeitet werden. Wird die Deadline überschritten, bekommt der Ersteller automatisch eine Benachrichtigung und kann eingreifen. So bleibt auch im Urlaubs- oder Krankheitsfall eines Mitarbeiters nichts mehr liegen.

4. Vertragsworkflow

Deadlines sind auch bei der Vertragsverwaltung ein entscheidender Punkt. Verpasste Kündigungsfristen können nicht nur ärgerlich, sondern auch teuer sein. Mit einem Vertragsworkflow stellen Sie sicher, dass keine wichtigen Fristen mehr übersehen werden. Bei Ablage eines neuen Vertrags werden automatisch Metadaten wie Vertragsnummer, Laufzeit, Kündigungsfrist und Vertragspartner erfasst. Anhand dieser Daten wird das Dokument in die passende Akte abgelegt und der zuständigen Abteilung zugewiesen.

Ab diesem Zeitpunkt übernimmt das DMS im Hintergrund die Überwachung. Zum entsprechenden Zeitpunkt – etwa einen Monat vor Ablauf der Kündigungsfrist – taucht der Vertrag beim zuständigen Bearbeiter auf. Dieser hat nun genug Zeit zu entscheiden, ob der Vertrag gekündigt oder verlängert werden soll. Gekündigte Verträge werden dann automatisch im Archiv abgelegt, damit Sie die Auflagen zur Revisionssicherheit erfüllen.

5. Rechnungsdurchlauf

Täglich gehen in Ihrem Unternehmen Rechnungen ein, die Sie nicht nur bezahlen, sondern auch bearbeiten und entsprechend den Rechtsvorlagen ablegen müssen. Am Rechnungsbetrag können Sie leider nichts ändern, dafür liegt es in Ihrer Hand, den Aufwand für die Bearbeitung zu minimieren. Je weniger Zeit Ihre Mitarbeiter benötigen, desto länger können sie sich anderen Aufgaben widmen und desto weniger Skontofristen verpassen sie.

Ihr DMS erfasst die kompletten Rechnungsdaten und überprüft automatisch, ob alle Beträge rechnerisch in Ordnung sind. Stimmt etwas nicht, bekommt ein Mitarbeiter das Dokument zur Kontrolle vorgelegt. Ist alles ok, erfolgt die Übermittlung an einen Freigabeworkflow. Die zuständigen Mitarbeiter bekommen die Rechnung zur Freigabe vorgelegt und können sofort über Freigabe oder Reklamation entscheiden. Bei der Übergabe innerhalb Ihres Unternehmens verlieren Sie dadurch keine wertvolle Zeit, sodass Sie Skontofristen einhalten und Mahngebüren vermeiden. Das funktioniert auch dann, wenn der verantwortliche Mitarbeiter krank oder im Urlaub ist: Dann wird die Rechnung automatisch an eine Vertretung übermittelt.

Ist die Kontrolle und Zahlung der Rechnung abgeschlossen, können die Beträge direkt an die Finanzbuchhaltung oder ein ERP-System weitergegeben werden. Dabei ist es auch möglich, einzelne Rechnungspositionen den entsprechenden Kostenstellen zuzuweisen und direkt richtig einzubuchen. Die revisionssichere Ablage in Ihrem Archiv erfolgt ebenfalls vollautomatisch.

Mehr Automatisierung – Mehr Zeit für das Wesentliche

Mit gezielten automatischen Prozessen durch Ihr Dokumentenmanagement nehmen Sie Ihren Mitarbeitern teils lästige Aufgaben ab. Das spart nicht nur Zeit und schafft Raum für die wirklich wichtige Arbeit, sondern trägt auch zu einem positiveren Arbeitsklima bei. Denn wer sich nicht ständig um vermeidbare Standardprozesse kümmern muss, kann sich wieder um die Aufgaben kümmern, die ihn voran bringen. Das bringt Ihr Unternehmen wirklich weiter.

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