Lean Management im Büro, Teil 1: Die Informationsflut bewältigen

Jeder kennt das: Da kommt man nach einem ganz normalen Meeting wieder zurück ins Büro und auf dem vorher aufgeräumten Schreibtisch stapeln sich Dokumente, die Tagespost und diverse Telefonnotizen, eines wichtiger als das andere. Fällt der Blick auf den Bildschirm, bietet sich das gleiche Bild: 57 ungelesene E-Mails. Dabei war ich doch nur anderthalb Stunden weg, seufzt man und macht sich ergeben an die Arbeit. Alle neuen Informationen sichten, das Wichtige vom Unwichtigen trennen und dann entscheiden, in welcher Reihenfolge alles erledigt werden soll. Ruckzuck ist es Mittag und der halbe Arbeitstag ist dafür draufgegangen, sich erst mal einen Überblick zu verschaffen.

Eine solche Informationsflut ist heutzutage in den meisten Unternehmen normal, nach dem Lean Management-Prinzip der sieben Verschwendungsarten aber ganz klar ein Fall von „Überproduktion“. Der einzelne Mitarbeiter wird quasi „überinformiert“, d.h. er bekommt viel mehr Informationen, als er für seine Arbeit braucht. Das frustriert ihn nicht nur, sondern kostet auch wertvolle Zeit, die dann für produktive Tätigkeiten fehlt.

Kein Wunder also, dass Unternehmen mehr und mehr danach trachten, die Informationsflut in geregelte Bahnen zu lenken, zumal mit zunehmendem Datenaufkommen auch das Risiko steigt, dass wichtige Informationen unauffindbar verschwinden. Oft wird auch bares Geld verschenkt, wenn beispielsweise Skontofristen verstreichen, weil die betreffende Rechnung irgendwo in einem Riesenstapel darauf wartet, dass sie mit der Bearbeitung "dran" ist.

Ein hervorragendes Werkzeug, auch große Datenmengen in den Griff zubekommen, ist ein DMS. Mithilfe intelligenter Workflows kanalisiert es die Informationsflut, so dass jeder Mitarbeiter genau die Informationen erhält, die er für seine Arbeit braucht - und zwar vollständig, valide und zum richtigen Zeitpunkt.

Dokumente werden einmal eingescannt, automatisch verschlagwortet und in der passenden elektronischen Akte abgelegt, zusammen mit den elektronisch eingegangenen Dokumenten und E-Mails. Der Mitarbeiter findet alle Informationen zu einem Vorgang, einem Kunden oder einem Projekt übersichtlich gebündelt an einem Ort. Er muss sich weder durch Papierstapel wühlen, noch sein E-Mail-Postfach durchsuchen.

Apropos Suchen: Ein gutes DMS bietet die Möglichkeit, alle Dokumente und E-Mails im Volltext oder nach Stichworten zu durchsuchen. Manchmal kann man sogar Favoriten einrichten, so dass regelmäßig benötigte Suchanfragen mit einem Mausklick gestartet werden können. Informationen, die einmal im DMS abgelegt werden, sind somit unverlierbar und auf Wunsch für alle Zeiten verfügbar.

Ein DMS dämmt die Informationsflut wirkungsvoll ein. Die Mitarbeiter haben den Kopf wieder frei für ihre eigentlichen Aufgaben, weil sie jederzeit genau die Infos haben, die sie brauchen. Unternehmen, die ein DMS einsetzen, sparen Zeit, senken Kosten und verbessern ihre Wettbewerbsfähigkeit, weil sie sehr schnell auf Kundenanfragen reagieren können.