Die Anwendung snap von euregon ist Marktführer im Bereich der ambulanten Pflege. Die Software steuert tagtäglich und deutschlandweit die Organisation vieler Pflegedienste. Das Dokumentenmanagement agorum core übernimmt die Steuerung und revisionssichere Archivierung der Dokumente. Der Beitrag beschreibt am Beispiel des Krankenpflegeverbands Ostangeln, wie beide Systeme Hand in Hand zusammen arbeiten.
Dokumentenmanagement in der ambulanten Pflege
Die beiden Systeme snap und agorum core sind in der Praxis bei zahlreichen ambulanten Pflegediensten im Einsatz:
Krankenpflegeverband Ostangeln
Der Verband betreut Klienten an zwei Standorten und ist ein wichtiger Arbeitgeber für viele Mitarbeiter*innen der Region.
OrgSoft GmbH
Systempartner der agorum Software GmbH mit Spezialisierung auf DMS für ambulante Pflegedienste und Tagespflege.
Vorgelagerte Arbeiten: Hardware-Infrastruktur
Der Krankenpflegeverband Ostangeln wird im gesamten IT-Bereich seit vielen Jahren vom Servicedienstleister Lanfocus aus Hamburg betreut. Der Geschäftsführer Karl Katz, Projektleiter Daniel Doobe (beide Lanfocus) und Manfred Hiller (OrgSoft) haben die technischen Anforderungen, die für das DMS erforderlich sind, abgestimmt. Die Profis aus Hamburg haben die erforderliche Infrastruktur implementiert und die besten Voraussetzungen für den Betrieb des DMS agorum core geschaffen.
Folgende Systeme wurden installiert:
- Dokumentenmanagement agorum core Version: 9.1.5.4.
- 14 DMS-Arbeitsplätze
- Personalplanungssoftware snap Version 6.46
- 5 Scan-Stationen
"908 km Entfernung und trotzdem lief alles reibungslos"
"... die Abstimmung mit dem Team von Lanfocus fand ausschließlich remote statt. Die Zusammenarbeit war beispielhaft und hoch professionell. Für das Betreiben des DMS ist die Hardwareausstattung entscheidend - hier wurde ein perfektes System aufgesetzt, das alle technischen Voraussetzungen mehr als erfüllt," so Manfred Hiller (OrgSoft).
Die Schnittstelle von euregon snap zum Dokumentenmanagement agorum core
Das bedeutet, wenn ein Erstgespräch beim Patienten stattgefunden hat, kann direkt über den Button "Akte im DMS anlegen" die komplette Ordnerstruktur generiert werden. Alle Dokumente, die den Patienten betreffen, werden in dieser Struktur automatisiert abgelegt.
In snap können alle Parameter für die Schnittstelle konfiguriert werden.
Die gekoppelten Systeme snap und agorum core bieten einen schnellen Zugriff: Die Pflegemitarbeiter*innen können direkt aus der Klientenakte in snap ins DMS wechseln. Im konfigurierbaren agorum core information center sieht der/die Mitarbeiter*in alle Dokumente für den jeweiligen Klienten. Mittels einfach zu bedienender Filter kann die gewünschte Information „verdichtet“ werden. Ein weiterer Knopfdruck und das angezeigte Ergebnis wird als CSV-Datei exportiert.
Das agorum core information center: hier können Informationen mittels Filter, zum Beispiel nach Dokumenttyp verdichtet werden.
Digitalisierung Klientenakten
Die Kopplung der beiden Systeme snap und agorum core ermöglichen die strukturierte Ablage aller Dokumente. Die personenbezogenen Patientendaten sind gesetzeskonform archiviert und bei der Prüfung durch den Medizinischen Dienst, ganz einfach und mit wenigen Klicks auf dem Bildschirm einsehbar.
Revisionssichere Archivierung der Patientendokumente
In der DMS-Ordnerstruktur sind alle Dokumente zum Patienten chronologisch abgelegt und revisionssicher archiviert.
Zum Projektverlauf
Wie die genaue Ordnerstruktur aussehen sollte, haben Nadine Wolter (Krankenpflegeverband Ostangeln) und Manfred Hiller (OrgSoft) in wenigen Online-Sitzungen oder telefonisch abgestimmt und definiert.
Zum Projektstart wurden in Ostangeln aktive Patientenakten in snap verwaltet. Dabei handelt es sich hauptsächlich um Word-Dokumente, die in snap hinterlegt sind. Zusätzlich bekommen die snap-eigenen Dokumente „Leistungsnachweis“ und „Klientenrechnung“ einen QR-Code. Die neue Schnittstelle ermöglichte die Aktenanlage der aktiven Patientenakten innerhalb weniger Minuten.
"Das Programm ist selbsterklärend"
Wie so häufig in der Praxis vor Neueinführungen von Software, gab es auch in Ostangeln Bedenken. Klappt das alles und wird das System am Ende des Tages Arbeit abnehmen und keine machen?! Wer Nadine Wolter und Birgit Beyer darauf anspricht, bekommt Lob in den höchsten Tönen zu hören. Das umfassende Branchenwissen aller Dienstleister war maßgeblich entscheidend für das gute Gelingen.
In 5 Monaten betriebsbereit
Die Projektlaufzeit für die Einführung des DMS hat ca. 5 Monate gedauert. Mit der Erfahrung aus vielen gemeinsamen Installationen, kennen die Branchenspezialisten die Feinheiten in der ambulanten Pflege zugut. Auch die knapp 1.000 km Entfernung waren kein Problem. Wenngleich das Team von OrgSoft Urlaubsgefühle entwickelt, bei der Frage, ob es beim Projekt Vor-Ort-Termine gab.
Ihr Branchenspezialist:
OrgSoft GmbH
Manfred Hiller
+49 7333 950027-0
