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Ein aufgeräumter Schreibtisch gilt zu Recht als sichtbares Ergebnis einer guten Büroorganisation. Aber auch wenn Papierberge, herumliegendes Arbeitsmaterial und ein chaotisches Gesamtbild auf dringenden Handlungsbedarf hindeuten, sei hier noch einmal ganz klar gesagt: Aufräumen allein genügt nicht! Für eine dauerhafte Verbesserung gehören sämtliche vorhandenen Strukturen und Arbeitsabläufe auf den Prüfstand. Denn es ist kein Zufall, dass sich immer an denselben Stellen die Akten stapeln oder der eine Mitarbeiter regelmäßig im Chaos versinkt, während sein Kollege gegenüber scheinbar mühelos den Überblick behält.
Eine gute Büroorganisation ist weder Selbstzweck noch exklusive Spielwiese für Ordnungsfanatiker. Im Gegenteil, sie wirkt sich direkt auf die Mitarbeitermotivation und die Arbeitsergebnisse aus. Die Mitarbeiter arbeiten effizienter und fühlen sich besser, wenn sie genau wissen, was wann zu tun ist. Sie beantworten Anfragen schneller und kompetenter, wenn sie alles haben, was sie für ihre Arbeit brauchen. Und nicht zuletzt können sie ihre Zeit sinnvoll nutzen, weil sie nicht nach Unterlagen oder Informationen suchen müssen.
Optimale Strukturen und Arbeitsabläufe tragen außerdem dazu bei, dass das Unternehmen nach innen und außen ein professionelles und leistungsfähiges Gesamtbild abgibt und somit attraktiv wird für potenzielle Kunden, Mitarbeiter und Geschäftspartner. Lauter gute Gründe, nicht nur das Produkt oder die Dienstleistung zu optimieren, sondern regelmäßig auch einen Blick auf die Prozesse im Büro zu werfen.
Um die für Ihr Unternehmen wichtigen Stellschrauben zu identifizieren, genügt es häufig schon, mit offenen Augen durchs Büro zu gehen, die Mitarbeiter zu befragen und die tatsächlichen Arbeitsabläufe zu visualisieren. Die folgenden Aspekte bieten Anhaltspunkte für eine Ist-Analyse:
Diese Aufzählung ist natürlich nicht vollständig und kann es in diesem Rahmen auch nicht sein, denn die meisten Unternehmen finden im Zuge der Analyse individuelle Optimierungspotenziale, die sich nicht 1:1 auf andere Unternehmen übertragen lassen, aber natürlich wertvolle Inspiration sein können.
Ein Dokumentenmanagement-System ist ein wertvolles Hilfsmittel, die Arbeitsabläufe im Büro zu vereinheitlichen und sinnvoll zu strukturieren. Lästige oder zeitaufwändige Routinetätigkeiten übernimmt ein gutes DMS zuverlässig und fehlerfrei. Einzelne Arbeitsabläufe oder ganze Geschäftsprozesse lassen sich automatisieren, überflüssige Wege vermeiden und so viel Zeit sparen. Aber auch hier gilt: Elektronisches Dokumentenmanagement ist nur dann eine wirkliche Hilfe, wenn die dahinterliegenden Prozesse stimmen und zum Unternehmen passen.
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Ein Kommentar
Es stimmt, dass die Büroorganisation vor allem als ein komplexes Gesamtbild zu betrachten ist. Unser Unternehmen nutzt z.B. seit einem halben Jahr eine Rohrpostanlage, um vor allem sensible Dokumente schnell hin-und herschicken zu können. Danke für diesen Beitrag über das Thema der Büroorganisation.