Die revisionssichere Archivierung und ihre Grundsätze sind ein tägliches Ärgernis in vielen Unternehmen. Vor allem dort, wo die Archivierung per Hand geschieht, nimmt das notwendige Übel viel Arbeitszeit, Lagerplatz und Materialkosten in Anspruch – ohne zur Wertschöpfung im Betrieb beizutragen. Dennoch ist eine revisionssichere Archivierung Pflicht für jedes Unternehmen, und deren Anforderungen sollten möglichst ohne Mehraufwand erfüllt werden.
Archivierungssoftware vs. All-in-one-ECM-System
Reine Archivierungssoftware ist zwar ein Schritt in die richtige digitale Richtung, gilt jedoch auch als sogenannte tote Software. Mit ihr ist der einzige Grund für Scanprozesse und andere Vorgänge der Selbstzweck der Archivierung. Einen Gegenentwurf stellt hingegen ein Open-Source-basiertes All-in-one-ECM-System dar. Auch hier werden Dokumente gescannt, allerdings nicht nur für die revisionssichere Archivierung, sondern auch, um bestehende Prozesse im Unternehmen zu beschleunigen und zu erleichtern. Revisionssicherheit und tägliches Arbeiten ergänzen sich also mit der richtigen Software. Die revisionssichere Archivierung erledigt sich dann als attraktives Nebenprodukt. In diesem Blogbeitrag stellen wir Ihnen exemplarisch fünf Funktionen einer solchen Software vor und die Vorteile, die sie für Ihre Compliance und Revisionssicherheit nach den Anforderungen der GoBD und der DSGVO mit sich bringen.
Volltextsuche vereinfacht Ihre Auskunftsfähigkeit
Um manuelle Dokumente in Ihre ECM-Software zu übertragen, müssen sie zunächst eingescannt werden. Ein zusätzlicher Arbeitsschritt, der Ihnen aber in weiteren Workflows und Unternehmensabläufen viel Zeit spart. Denn mit einer intelligenten ECM-Software durchläuft das Dokument eine Optical-Character-Recognition(OCR)-Engine. Diese liest die Informationen der Unterlagen aus. Ein großer Mehrwert für das tägliche Arbeiten. Namentlich unbekannte Dokumente können mühelos gesucht werden, solange Sie Textfragmente kennen. Aber auch für Ihre revisionssichere Archivierung birgt das Tool Vorteile. Denn mit der DSGVO hat jede Person, deren Daten erhoben wurden, ein Recht auf Auskunft und Löschung. Statt mühsam Aktenschränke oder digitale Dateiordner Schritt für Schritt zu durchsuchen, reicht die Eingabe weniger Stichworte in Ihr DMS, um alle verfügbaren Informationen im Archiv griffbereit zu haben. Der Arbeitsaufwand für solche Auskünfte und eventuelle Löschungen in Ihrem Unternehmen minimiert sich entscheidend.
Workflows helfen bei der Verfahrensdokumentation
Nachdem ein Dokument für eine ECM-Software eingescannt ist, durchlaufen die Dateien zumeist festgelegte Workflows. Eingangspost kommt in den Posteingang des zuständigen Mitarbeiters, nach seiner Arbeit durchläuft das Dokument weitere festgelegte Stationen, wie etwa die Freigabe durch den Abteilungsleiter oder die Buchhaltung. Dieser festgelegte Weg erspart Ihnen nicht nur zeitraubende Botengänge, sondern schafft auch Transparenz bezüglich des Bearbeitungsstatus bestehender Arbeitsaufträge. Auch für die revisionssichere Archivierung bietet dies einen entscheidenden Vorteil. Für eine GoBD-konforme Archivierung via Software müssen Sie eine Verfahrensdokumentation erstellen und einhalten. Die Grundsätze zum Umgang mit und zur Aufbewahrung eines Dokumententyps werden dort festgehalten. Workflows bringen ihre Verfahrensdokumentation von Beginn an nicht nur in eine logische „Wenn-dann“-Reihenfolge; sie stellen auch automatisch sicher, dass sich an das angegebene Verfahren und dessen Anforderungen gehalten wird. Die Verfahrensdokumentation für jede einzelne Datei in Ihrem Unternehmen erledigt sich somit im Handumdrehen von selbst.
Berechtigungsstrukturen schaffen Revisionssicherheit
Ein zentraler Punkt des Datenschutzes ist es, dass nur dazu berechtigte Mitarbeiter schützenswerte Daten einsehen können. Die DSGVO macht beispielsweise personenbezogene Daten schützenswert – für alle Mitarbeiter einsehbare Personalakten oder andere ungeschützte Dokumente würden gegen diese Anforderungen verstoßen. Zeitgleich helfen diese Berechtigungsstrukturen die Unveränderbarkeit von Dokumenten und damit die Revisionssicherheit zu gewährleisten, da nur ausgesuchte Mitarbeiter die Informationen einsehen können. Dennoch bringen die Berechtigungsstrukturen auch im täglichen Arbeiten Vorteile mit sich: Mitarbeiter können unterscheiden zwischen für sie relevante Dokumente und Dateien, die mit ihrer Arbeit nichts zu tun haben. Ein klarer Mehrwert für die Transparenz und den Datenschutz bei Arbeitsaufträgen.
Revisionssicherheit dank Versionierung
Kollaboratives Arbeiten an einer Datei birgt viele Risiken. Oft schreibt ein Mitarbeiter beispielsweise auf einem Fileserver in einer Datei, von der es längst eine neue Version gibt. Die wiederum liegt aber noch nicht auf dem Server, sondern noch auf dem Desktop des Kollegen. Ein Effekt, der vor allem durch fehlende Informationen der Kollegen, etwa im Homeoffice, verstärkt wird. Die Grundsätze eines elektronischen Archivs werden damit über den Haufen geworfen. Hier hilft eine intelligente ECM-Software, die digitale Dokumente versioniert, statt neue anzulegen. Somit ist für jeden Mitarbeiter in einer zentralen Datei ersichtlich, wer was zu einer bestimmten Zeit getan hat. Ein Mehrwert, der auch zur Verfahrensdokumentation beiträgt. Denn auch beim Prüfen von Büchern durch Behörden ist Jahre später die GoBD-konforme Archivierung ersichtlich. Zudem gewährleistet dies für die ursprünglich erhaltene Version Revisionssicherheit – einer der wichtigsten Grundsätze der GoBD. Alle darauf aufbauenden Änderungen sind mühelos im Archiv nachvollziehbar.
Einstellbare Aufbewahrungsfristen verschaffen Ihnen den Überblick
Beim händischen Archiv erzeugt nicht nur das Aufbewahren viel Arbeit, sondern auch das Aussortieren alter Unterlagen. Schließlich lohnt es sich nicht, die zahlreichen Formulare und Rechnungen nach ihrer Frist für die GoBD weiter im Archiv aufzubewahren. Sie verschlingen unnötig Platz und tragen nicht länger zum Datenschutz bei. Gleiches gilt für die Aufbewahrung von digital abgelegten Dokumenten. Denn mit jeder weiteren Datei wird weiterer elektronischer Speicherplatz verbraucht. Langfristig lähmt das nicht nur Ihre Hardware, sondern macht Ordnerstrukturen nach und nach auch unübersichtlicher. Hilfreich sind da automatische Aufbewahrungsfristen, die Sie vergeben. Nach der GoBD-konformen Archivierung werden Dateien mit dem Ablaufen der Aufbewahrungspflicht automatisch gelöscht. Damit tragen Sie nicht nur entscheidend zu Ihrer revisionssicheren Archivierung bei und entlasten Mitarbeiter – auch Ihre Speichermedien wie Festplatten, Server und Clouds danken es Ihnen.
Alle genannten Features und viele weitere Benefits für Ihr tägliches Arbeiten sowie die Archivierung Ihrer Unterlagen nach GoBD und DSGVO bietet agorum core. Das modular aufgebaute, Open-Source-basierte All-in-one ECM-System nimmt Ihnen die lästige Aufgabe des Archivs ab und hilft Ihnen gleichzeitig, Ihr Tagesgeschäft zukunftsfähig zu gestalten. Sie haben Fragen zur digitalen Archivierung? Sprechen Sie unverbindlich mit uns.
