Im Dienstleistungssektor der Pflege fallen tagtäglich zahlreiche Unterlagen zur Verarbeitung an. Die erbrachten Leistungen und deren Qualität müssen laut Pflege-Qualitätssicherungsgesetz von der jeweiligen Pflegeorganisation überprüfbar gemacht werden. In der Konsequenz entsteht ein hoher administrativer Verwaltungsaufwand, der nicht selten die Wirtschaftlichkeit der Organisation gefährdet. Dieser Herausforderung sah sich auch die Diakoniestation Freudenstadt gegenübergestellt.
Vollautomatischer Prozess – 100 Blätter in weniger als 60 Sekunden eingescannt und sortiert
Mit agorum core wurde eine langfristige Lösung zur revisionssicheren Archivierung sowohl aller intern generierten als auch extern generierten Dokumententypen gefunden. Grundlage hierfür bildet ein individueller QR-Code, der auf alle Dokumente aufgedruckt wird. Dieser Code ist mehrfach gesichert und kann mit keinem anderen externen Gerät ausgelesen werden.
Ein speziell für dieses Projekt entwickelte Skript identifiziert anhand der im Code enthaltenen Informationen die jeweilige Seite und legt diese anschließend im richtigen Patientenordner ab. Dabei galt es von Beginn an, die hochsensiblen Patientendaten zu schützen.
Ein umfassendes, direkt im DMS installiertes Berechtigungskonzept stellte die Lösung für diese Herausforderung dar. Auf diese Weise sind heute Medikamentenpläne, Wunddokumentationen, Biografiebögen, Arztbriefe, Leistungsnachweise und viele weitere patientenbezogene Dokumente für die berechtigten Personen zu jeder Zeit abrufbar. Doch nicht nur das.
In dem System sind außerdem alle notwendigen Termine hinterlegt, das Abrechnungsprozedere wird effizienter gestaltet, und zusätzliche Informationen können mühelos eingepflegt werden. Im Zeichen der neuen Arbeitswelt, den Umständen der Pandemie und entsprechend den nun gängigen Arbeitsmodellen wie Homeoffice oder dem Betrieb auf Baustellen bei einem Unternehmen solcher Größe jedoch unabdingbar.
Die Vorteile übertreffen die Erwartungen der Diakoniestation
Durch die Einführung des DMS bei der Diakoniestation Freudenstadt ergaben sich zahlreiche, teils sogar unvorhergesehene Vorteile. So berichtet die Projektverantwortliche Sabine Seeger: „Für uns war wichtig, dass wir Zeit in der Administration einsparen, um diese sinnvoller für unsere Patienten nutzen zu können“. Dieses Ziel wurde mit agorum core sogar übertroffen. So brachte das System nicht nur weitreichende Zeitersparnisse im Suchen und Finden von Dokumenten, sondern führte darüber hinaus zu physischen Platzreduzierungen.
In Zahlen gesprochen haben sich 89 Aktenordner und 7 Meter Schrankraum einsparen lassen. Darüber hinaus konnten durch das transparente System der digitalisierten Leistungsnachweise die Verbraucherrechte gestärkt und eine umfassende Rechtssicherheit garantiert werden. Dank einer agilen Herangehensweise und fortlaufenden Feedbackschlaufen kann sich die Diakoniestation Freudenstadt heute über ein individuell an ihre Bedürfnisse zugeschnittenes Dokumentenmanagementsystem freuen.
Die Umsetzung How To: Archivierung von Patientenakten
Das OrgSoft-Team hat im ersten Schritt eine Bestandsaufnahme aller Dokumente gemacht und den Prozess dahinter ermittelt. Im Pflegebereich umfasst das ca. 60 unterschiedliche Dokumente pro Patient. Das sind unter anderem Medikamentenpläne, Wunddokumentationen, Sturzberichte, Pflegevertrag, Biografiebogen, Arztbriefe, Schreiben vom Notariat oder Betreuungsgericht usw.. Gemeinsam mit den Projektverantwortlichen der Diakoniestation Freudenstadt wurde dann eine sinnvolle Ordnerstruktur definiert.
Der zweite wichtige Punkt war das Thema Zugriffsrechte. Patientendaten sind hochsensibel und die Vergabe von Berechtigungen muss dem Datenschutz Rechnung tragen. Hier wurde ein Berechtigungskonzept im DMS installiert, welches genau regelt, wer welche Zugriffe hat.
Die Projektumsetzung erfolgte agil, das bedeutet, dass immer 'Teilauslieferungen' zur Diakonie gingen. Ein kleiner Bereich, der zwei Mitarbeiterinnen umfasste, begannen sofort mit dem Testen. Ihr Feedback wurde kontinuierlich in den Workflow eingearbeitet und erneut getestet. Dieser Prozess wiederholte sich so lange, bis am Ende das System exakt die Prozesse der Diakoniestation Freudenstadt abgebildet hat.
Mit dieser Aussage wurde das Projekt in der Südwestpresse geadelt. Im Rahmen einer öffentlichen Präsentation mit allen beteiligten Dienstleistern, dem Dekan Werner Trick und dem Landrat Dr. Klaus Michael Rückert, wurde das Projekt vom Geschäftsführer Reinhard Schmid von der Diakoniestation Freudenstadt vorgestellt.
