Zentrale Konzepte von NORA | 360°

NORA | 360° ist ein Organisations- und Aktenkonzept in agorum core. Statt Informationen nur in einer Ordnerhierarchie abzulegen, werden Objekte (z. B. Kunden, Vorgänge, Aufgaben, Verträge) strukturiert angelegt und miteinander verknüpft. So entsteht eine „360°-Sicht“ auf alle zusammenhängenden Inhalte (Dokumente, E-Mails, Notizen, Zeiten usw.).

Welche vordefinierten Objekte und Ablagestrukturen Sie verwenden, können Sie durch entsprechende Einrichtung von NORA | 360° selbst bestimmen.

Das Basismodul von NORA | 360° enthält bereits einige Grundobjekte und -strukturen, die Sie verwenden können. 
Dazu gehören insbesondere Aufgaben und Vorgänge, die Sie in dafür vorgesehenen Ablagebereichen strukturiert ablegen können. Ebenfalls in agorum core bereits enthalten ist die Möglichkeit zur Erstellung von Adressen und Unternehmen für den Fall, dass Sie Geschäftsstrukturen abbilden und verwalten wollen. 

Durch die Installation der NORA | 360° Beispielplugins können Sie die verwendbaren Objekte und Ablagestrukturen erweitern. Außerdem können Sie passgenaue Anpassungen für Ihre Anwendungsfälle entwickeln. 

Ablagebereiche

Ein Ablagebereich ist ein spezieller Ordner/Container, der für eine Objektart vorgesehen ist und dort eine einheitliche, automatische Struktur sicherstellt.

Beispiel Kundenbereich:

• Dient als zentraler Ablagebereich für Business-Akten (z. B. Kunden, Partner, Lieferanten).
• Objekte werden automatisch strukturiert abgelegt (z. B. nach Anfangsbuchstaben des Namens in Unterordnern).
• Vorteil: Alle finden Inhalte an der erwarteten Stelle, die Ablage bleibt konsistent.

Vorgangsbereich (Process Area)

Der Vorgangsbereich ist der zentrale Ablageort für Vorgänge (Processes) – also „Fälle“, unter denen anschließend Aufgaben, Dateien, Mails, Notizen und ggf. Zeiten gesammelt werden.

Eigenschaften

• Pflichtfeld: Name 
• Ablageort: Kann in beliebigen Ordnern erstellt werden
• Automatische Struktur: Vorgänge werden automatisch in einer datumsbasierten Ordnerstruktur abgelegt (Jahr/Monat/Tag)

Zweck

• Einheitliche Ablage aller Vorgänge an einem Ort
• Standardisierte Struktur, chronologisch nach Erstellungsdatum
• Sauberer Startpunkt für alle Arbeiten, die als „Vorgang“ organisiert werden

Was wird dort abgelegt?

• Vorgänge (Processes), inkl. abgeleiteter Vorgangstypen 
• Unterhalb des Vorgangs: Aufgaben und Zeiterfassungseinträge (je nach Typ/Beziehung)

Wann wird der Vorgangsbereich verwendet (Faustregel)?

• Wenn der Vorgang keinen eindeutigen Kunden-/Business-Akten-Bezug hat
• Wenn Vorgänge zentral nach Datum/Team/Organisation geführt werden (z. B. interne Projekte, interne Tickets, allgemeine Anfragen)

Aufgabenbereich (Task Area)

Der Aufgabenbereich ist der zentrale Ablageort für Aufgaben, die nicht (oder nicht ausschließlich) zu einem konkreten Vorgang gehören – z. B. interne To-dos, teamübergreifende Aufgaben oder Aufgaben, die erst später einem Vorgang zugeordnet werden.

Eigenschaften

• Pflichtfeld: Name
• Ablageort: Kann in beliebigen Ordnern erstellt werden
• Automatische Struktur: Aufgaben werden automatisch in einer datumsbasierten Ordnerstruktur abgelegt (Jahr/Monat/Tag)

Zweck

• Einheitliche, zentrale Ablage aller „allgemeinen“ Aufgaben
• Standardisierte Struktur für Aufgaben, damit Aufgabenlisten/Filter konsistent funktionieren
• Verhindert „verstreute“ Aufgaben in beliebigen Ordnern

Was wird dort abgelegt?

• Aufgaben (Tasks)
• Unteraufgaben (sofern verwendet, innerhalb der Aufgaben)
• Zeiterfassungen zu Aufgaben (im Unterordner der Aufgabe)

Wann wird der Aufgabenbereich genutzt (Faustregel)?

• Wenn es (noch) keinen passenden Vorgang gibt
• Wenn die Aufgabe rein intern ist und keinen eindeutigen Fall-/Kundenbezug hat
• Wenn Aufgaben als zentrale Eingangsliste/Backlog gepflegt werden sollen

Persönlicher Ablagebereich „Meine Aufgaben" (My Tasks Area)

Der Ablagebereich „Meine Aufgaben" ist ein persönlicher, benutzergebundener Ablageort für Aufgaben, die ausschließlich den angemeldeten Benutzer betreffen (z. B. private To-dos, Erinnerungen, Notizen). Er ergänzt den allgemeinen Aufgabenbereich (Task Area) um eine private Ablagevariante.

Eigenschaften

• Kein manuelles Anlegen notwendig – der Bereich wird bei Bedarf automatisch angelegt.
• Fester Ablageort: home:MyFiles/NORA | 360°/my-tasks/<Jahr>/<Monat>/<Tag> im persönlichen Bereich (MyFiles) des jeweiligen Benutzers.
• Automatische Struktur: Aufgaben werden chronologisch in einer datumsbasierten Ordnerstruktur (Jahr/Monat/Tag) abgelegt.
• Sichtbarkeit: Nur der Benutzer selbst sieht seinen eigenen persönlichen Bereich.

Zweck

• Ablage von privaten, persönlichen Aufgaben ohne organisatorischen oder fachlichen Bezug.
• Vermeidung „verstreuter" persönlicher Notizen in Aufgabenbereichen mit fachlichem Bezug.
• Klarer Kontext: „Diese Aufgabe gehört mir persönlich."

Was wird dort abgelegt?

• Aufgaben (Tasks), die der Benutzer für sich selbst erstellt.
• Zugehörige Unteraufgaben und Zeiterfassungen (analog zu regulären Aufgaben).

Wann wird der persönliche Bereich genutzt (Faustregel)?

• Wenn eine Aufgabe rein privat/persönlich ist und keinen Fall-, Kunden- oder Teambezug hat.
• Für schnelle Notizen zu eigenen To-dos, ohne einen passenden Aufgabenbereich aufzurufen.

Firmen-Ablagebereich (Business Storage Area)

Der Firmen-Ablagebereich ist der zentrale Ablageort für Business-Objekte. Im Zusammenspiel mit dem CRM-Erweiterungsmodul können hier Kunden, Partner und Lieferanten abgelegt werden.

Eigenschaften

• Pflichtfeld: Name 
• Ablageort: Kann in beliebigen Ordnern erstellt werden
• Automatische Struktur: Business-Objekte werden automatisch nach Namens-Anfangsbuchstaben in Unterordnern abgelegt (z. B. „Müller GmbH“ unter M/Mü/)

Zweck

• Einheitliche, zentrale Ablage aller Business-Akten
• Standardisierte Ordnerstruktur für konsistente Ablage
• Automatische Unterordner-Erstellung bei Anlage neuer Business-Objekte

Was wird dort abgelegt?

• Business-Objekte aller Art
• Mit dem CRM-Modul z. B.: Kunden (Customer), Partner (Partner), Lieferanten (Supplier)

Vorlagenkonzept (Templates)

NORA | 360° unterstützt ein Vorlagensystem, mit dem man komplette Strukturen wiederverwenden kann. Dazu zählen:

• Unterordner
• Dokumenten/Dateien
• Metadaten (Stammdaten, Status, Priorität usw.)
• vordefinierte Aufgabenstrukturen

Vorlagen können außerdem Platzhalter enthalten, die beim Erstellen automatisch mit den eingegebenen Daten ersetzt werden.

Typische Einsatzfälle:

• Standard-Projektstruktur mit Aufgabenpaketen
• Standard-Vertragsakte mit Standarddokumenten
• Wiederkehrende Vorgänge (z. B. „Onboarding“, „Reklamation“, „Support-Ticket“)

Für weitere Informationen siehe NORA | 360° Vorlagen erstellen und verwalten.

Projekt, Vorgang oder Ticket – wann nutze ich was?

NORA | 360° kennt mit dem Vorgang (Process), dem Projekt (Project) und dem Ticket (Ticket Process) drei sehr ähnliche Objekttypen. Technisch basieren Projekt und Ticket auf dem Vorgang und erben dessen Fähigkeiten. Sie unterscheiden sich vor allem im Einsatzzweck und Funktionsumfang. Der folgende Abschnitt hilft Ihnen bei der Entscheidung, welchen Typ Sie in welcher Situation verwenden sollten:

Vorgang (PRC) – Der Allrounder

„Ich habe eine Sache zu erledigen, die aus mehreren Schritten besteht.“

Wann nutzen?

• Für allgemeine Geschäftsvorgänge, die keiner speziellen Kategorie zugeordnet werden müssen.
• Wenn Sie Aufgaben, Zeiterfassung, Dokumente und E‑Mails zu einem Thema bündeln wollen.
• Beispiele: „Angebot für Firma Müller erstellen“, „Jahresabschluss vorbereiten“, „Umzug planen“.

Der Vorgang bietet:

• Aufgaben und Unteraufgaben
• Zeiterfassung und Budget-Tracking (bei zugeordnetem Vertrag)
• Dokumente und E‑Mails
• Notizen

Fazit: Der Vorgang ist der Basistyp, flexibel und universell einsetzbar. Im Zweifel ist er die richtige Wahl.

Projekt (PRJ) – Für strukturierte, agile Arbeit

„Ich habe ein größeres Vorhaben mit vielen Beteiligten, das ich agil planen und steuern möchte.“

Wann nutzen?

• Für umfangreichere Vorhaben, die eine strukturierte Planung erfordern.
• Wenn Sie mit Epics (große Themenblöcke), Sprints (Zeitabschnitte) und Projektaufgaben (mit Story Points) arbeiten wollen.
• Wenn agile Methoden wie Scrum oder Kanban zum Einsatz kommen.
• Beispiele: „Website Relaunch“, „ERP-Einführung“, „Produktentwicklung v2.0“.

Das Projekt bietet zusätzlich zum Vorgang:

• Epics – Große User Stories und Themengebiete bündeln
• Sprints – Zeitlich begrenzte Arbeitszyklen planen
• Projektaufgaben mit Story Points für die Aufwandsschätzung
• Eigene Dashboard-Ansichten für Epics, Sprints und Projektaufgaben

Fazit: Das Projekt ist der richtige Typ, wenn Sie agiles Projektmanagement betreiben und mehr Struktur benötigen als ein einfacher Vorgang bietet.

Ticket (TKT) – Für Support und Kundenanfragen

„Ein Kunde hat ein Problem oder eine Anfrage, die ich bearbeiten und nachverfolgen muss.“

Wann nutzen?

• Für Support-Anfragen und Kundenprobleme.
• Wenn Sie Lizenz- und Wartungsinformationen des Kunden direkt im Ticket sehen wollen.
• Wenn Tickets in Kundenakten abgelegt und nachverfolgt werden sollen.
• Beispiele: „Login funktioniert nicht“, „Rechnungsreklamation“, „Feature-Anfrage“.

Das Ticket bietet zusätzlich zum Vorgang:

• Automatische Anzeige von Lizenz- und Wartungsinformationen des zugeordneten Kunden im Dashboard
• Eigene Ticket-Aufgaben für Bearbeitungsschritte
• Optimierte Darstellung für Supportprozesse

Fazit: Das Ticket ist der richtige Typ, wenn Sie reaktiv auf Anfragen reagieren, insbesondere im Kundenservice und Support.

Entscheidungshilfe auf einen Blick

Frage	Empfohlener Typ
Allgemeiner Geschäftsvorgang ohne spezielle Anforderungen?	Vorgang (PRC)
Größeres Vorhaben mit Epics, Sprints oder Story Points?	Projekt (PRJ)
Kundenanfrage bzw. Support-Fall mit Lizenz- oder Wartungsinformationen?	Ticket (TKT)
Einfache Aufgabe ohne übergeordneten Kontext?	Aufgabe (TSK)

Gemeinsame Basis

Projekt und Ticket sind Erweiterungen des Vorgangs. Sie erben alle Vorgangsfähigkeiten (Aufgaben, Zeiterfassung, Budget, Dokumente, E‑Mails) und fügen jeweils spezialisierte Funktionen hinzu. Weitere Details zu den Objekttypen finden Sie in den Konzeptdokumentationen:

• Zentrale Konzepte von NORA | 360° Project
• Zentrale Konzepte von NORA | 360° Ticket

Basisobjekte

Vorgang (PRC)

Ein Vorgang ist der zentrale „Arbeitscontainer“ für ein Thema/Fall/Projektanlass. Jeder Vorgang erhält automatisch eine fortlaufende Nummer mit dem Präfix PRC (z. B. PRC-1, PRC-2).

Pflichtfelder

• Name (acso2_name) – Bezeichnung des Vorgangs
• Status (agorum_smartorga_status) – Entwurf, Offen, In Bearbeitung, Wartend, Erledigt, Abgebrochen
• Priorität (agorum_smartorga_priority) – Sehr hoch, Hoch, Mittel, Niedrig, Sehr niedrig

Optionale Felder

• Beschreibung (agorum_smartorga_description)
• Zuständiger Bearbeiter (agorum_smartorga_assignee)
• Empfänger (agorum_smartorga_recipients) – Gruppen/Benutzer
• Wiedervorlage (agorum_smartorga_resubmission) – Datum
• Deadline (agorum_smartorga_deadline) – Fälligkeitsdatum (tagesgenau). 
• Erinnerungsvorlauf für Deadline (agorum_smartorga_deadline_reminder_days) – Anzahl Tage Vorlauf für die Deadline-Erinnerung. 
• Erinnerungsdatum für Deadline (agorum_smartorga_deadline_reminder) – automatisch berechnetes Erinnerungsdatum, versteckt. 
• Vertrag (agorum_smartorga_contract) – Verknüpfung zu einem Vertrag

Ablage

• Im Vorgangsbereich (Process Area) – Standard-Ablageort
• In Business-Objekten (Kundenakten, Partnerakten) – für kundenbezogene Vorgänge

Enthält (Child-Objekte)

• Aufgaben (im Unterordner tasks)
• Zeiterfassungen (im Unterordner time-recording)
• Notizen, Dateien, E-Mails (als Dashboard-Elemente)

Abgeleitete Typen

• Projekt (Project), Ticket-Vorgang (Ticket Process), Vertrag (Contract) – technisch ein spezialisierter Vorgang, siehe eigener Abschnitt

Aufgabe (TSK)

Eine Aufgabe ist ein konkreter Arbeitsschritt. Jede Aufgabe erhält automatisch eine fortlaufende Nummer mit dem Präfix TSK (z. B. TSK-1, TSK-2).

Pflichtfelder

• Name (acso2_name) – Bezeichnung der Aufgabe
• Status (agorum_smartorga_status) – Entwurf, Offen, In Bearbeitung, Wartend, Erledigt, Abgebrochen
• Priorität (agorum_smartorga_priority) – Sehr hoch, Hoch, Mittel, Niedrig, Sehr niedrig

Optionale Felder

• Beschreibung (agorum_smartorga_description)
• Zuständiger Bearbeiter (agorum_smartorga_assignee)
• Empfänger (agorum_smartorga_recipients) – Gruppen/Benutzer
• Wiedervorlage (agorum_smartorga_resubmission) – Datum
• Deadline (agorum_smartorga_deadline) – Fälligkeitsdatum (tagesgenau).
• Erinnerungsvorlauf für Deadline (agorum_smartorga_deadline_reminder_days) – Anzahl Tage Vorlauf für die Deadline-Erinnerung. 
• Erinnerungsdatum für Deadline (agorum_smartorga_deadline_reminder) – automatisch berechnetes Erinnerungsdatum, versteckt. 
• Vertrag (agorum_smartorga_contract) – Verknüpfung zu einem Vertrag
• Abhängig von (agorum_smartorga_task_depending_on) – andere Aufgaben, von denen diese abhängt
• Verwandte Aufgaben (agorum_smartorga_task_related_to) – Aufgaben, die thematisch zusammenhängen

Ablage

• Im Aufgabenbereich (Task Area) – für alleinstehende Aufgaben
• In Vorgängen (Process) – im Unterordner tasks
• In Verträgen (Contract) – im Unterordner tasks
• In Business-Objekten (Kundenakten) – im Unterordner tasks
• Im persönlichen Ablagebereich „Meine Aufgaben" (My Tasks Area) für private Aufgaben ohne Fall-/Kundenbezug; automatische Ablage unter: 
  Eigene Dateien/NORA |360°/Aufgaben/<Jahr>/<Monat>/<Tag>

Enthält (Child-Objekte)

• Unteraufgaben (Sub-Tasks, im Unterordner tasks)
• Zeiterfassungen (im Unterordner time-recording)

Abgeleitete Typen

• Unteraufgabe (Sub-Task), Projektaufgabe (Project Task), Ticketaufgabe (Ticket Task)

Unteraufgabe (TSK)

Eine Unteraufgabe ist eine Erweiterung der Aufgabe für hierarchische Aufgabenstrukturen. Unteraufgaben verwenden den gleichen Nummernkreis TSK wie Aufgaben.

Pflichtfelder

• Identisch mit Aufgabe: Name, Status, Priorität

Optionale Felder

• Identisch mit Aufgabe (Beschreibung, Bearbeiter, Empfänger, Wiedervorlage, Vertrag, Abhängigkeiten)

Ablage und Voraussetzungen

• Kann ausschließlich innerhalb von Aufgaben oder anderen Unteraufgaben angelegt werden (im Unterordner tasks)
• Unteraufgaben können standardmäßig keine weitere Unteraufgaben enthalten

Vertrag (CNT)

Ein Vertrag ist in NORA | 360° eine Spezialisierung eines Vorgangs (er „erweitert“ das Vorgangskonzept), aber mit vertragsspezifischen Feldern. Jeder Vertrag erhält automatisch eine fortlaufende Nummer mit dem Präfix CNT (z. B. CNT-1, CNT-2).

Pflichtfelder

• Name (acso2_name) – Bezeichnung des Vertrags
• Status (agorum_smartorga_status) – Entwurf, Offen, In Bearbeitung, Wartend, Erledigt, Abgebrochen
• Priorität (agorum_smartorga_priority) – Sehr hoch, Hoch, Mittel, Niedrig, Sehr niedrig
• Vertragstyp (agorum_smartorga_contract_type) – Pflicht-Referenz auf einen Vertragstyp

Optionale Felder 

• Beschreibung (agorum_smartorga_description)
• Vertragsverantwortlicher (agorum_smartorga_assignee)
• Empfänger (agorum_smartorga_recipients) – Gruppen/Benutzer
• Wiedervorlage (agorum_smartorga_resubmission) – Datum
• Vertragsbeginn (agorum_smartorga_contract_start) – Datum
• Vertragsende (agorum_smartorga_contract_end) – Datum
• Stundensatz (agorum_smartorga_contract_hourly_rate) – Zahl
• Gesamtwert (agorum_smartorga_contract_total_value) – Zahl
• Bestellnummer (agorum_smartorga_contract_order_number) – Text
• Bezahlt (agorum_smartorga_contract_paid) – Ja/Nein
• Überbuchung erlauben (agorum_smartorga_contract_allow_overbooking) – Ja/Nein

Ablage

• Ausschließlich unter Kundenakten (Customer), Partnerakten (Partner) oder Lieferantenakten (Supplier) im Unterordner contract

Enthält (Child-Objekte)

• Aufgaben (im Unterordner tasks) – einziger erlaubter Child-Typ

Abhängigkeitskette

• Vertragstyp muss zuerst existieren → wird im Vertrag referenziert
• Business-Objekt (Kunde/Partner/Lieferant) muss zuerst existieren → Vertrag wird dort abgelegt

Zeiterfassung (TRC)

Zeiterfassungseinträge dokumentieren Arbeitszeit und sind für Auswertung/Abrechnung gedacht. Jeder Eintrag erhält automatisch eine fortlaufende Nummer mit dem Präfix TRC (z. B. TRC-1, TRC-2).

Pflichtfelder

• Name (acso2_name) – technisches Pflichtfeld, kann leer gelassen werden
• Vertrag (agorum_smartorga_contract) – Pflicht-Referenz auf einen Vertrag

Optionale Felder

• Dauer (agorum_smartorga_time_recording_duration) – Dauer in Minuten
• Abrechenbare Dauer (agorum_smartorga_time_recording_duration_billable) – in Minuten
• Kommentar (agorum_smartorga_time_recording_comment) – Beschreibung der Tätigkeit
• Datum (agorum_smartorga_time_recording_date) – Zeitpunkt der Erfassung
• Benutzer (agorum_smartorga_time_recording_user) – wer die Zeit erfasst hat
• Abgerechnet (agorum_smartorga_time_recording_billed) – Ja/Nein

Ablage

• In Aufgaben (Task) – häufigster Ablageort, im Unterordner time-recording
• In Vorgängen (Process) – im Unterordner time-recording
• In Projekten (Project) – im Unterordner time-recording
• In Projektaufgaben und Ticketaufgaben

Abhängigkeitskette

• Vertragstyp muss zuerst existieren → wird im Vertrag referenziert
• Vertrag muss zuerst existieren → wird in der Zeiterfassung referenziert
• Arbeitskontext (Aufgabe/Vorgang/Projekt) muss zuerst existieren → Zeiterfassung wird dort abgelegt

Basiseinstellungen

Vertragstyp

Ein Vertragstyp ist in NORA | 360° ein Einstellungs‑/Stammdatenobjekt, mit dem Sie Verträge inhaltlich klassifizieren und standardisieren. Statt dass jeder Vertrag „frei“ und uneinheitlich gepflegt wird, definiert der Vertragstyp, welche Art von Vertrag vorliegt (z. B. Wartungsvertrag, Rahmenvertrag, Projektvertrag, Supportvertrag) und sorgt damit für vergleichbare Daten, klare Prozesse und bessere Auswertbarkeit.

Pflichtfelder

• Name (acso2_name) – Bezeichnung des Vertragstyps (z. B. „Wartungsvertrag“, „Lizenzvertrag“)

Ablage

• Kann in beliebigen Ordnern abgelegt werden
• Empfohlener Ablageort: Einstellungsordner (z. B. Einstellungen/Vertragstypen)

Wofür wird ein Vertragstyp verwendet?

• Pflichtklassifikation für Verträge: Ein Vertrag benötigt zwingend einen Vertragstyp, damit NORA den Vertrag eindeutig einordnen kann.
• Standardisierung: Vertragstypen helfen, gleiche Vertragsarten nach denselben Regeln zu pflegen.
• Prozesssteuerung & Automatisierung: Je nach Vertragstyp können Workflows, Aufgabenlisten oder Vorlagen passend gestartet werden.
• Auswertungen/Reporting: Vertragstypen ermöglichen Filter und Statistiken, z. B. „alle Wartungsverträge“, „alle Projektverträge mit Laufzeitende im nächsten Quartal“.

Übersicht der Abhängigkeiten

Die folgende Übersicht zeigt, in welcher Reihenfolge die Objekte angelegt werden müssen:

Objekt	Präfix	Voraussetzung	Ablageort
Vertragstyp	–	Keine	Beliebiger Ordner
Ablagebereiche	–	Keine	Beliebiger Ordner
Persönlicher Ablagebereich „Meine Aufgaben"	–	Keine (wird automatisch beim ersten Verwenden angelegt)	home:MyFiles/NORA | 360°/tasks/<Jahr>/<Monat>/<Tag>
Vorgang (PRC)	PRC	Keine	Vorgangsbereich, Business-Objekt oder beliebiger Ordner
Aufgabe (TSK)	TSK	Keine	Aufgabenbereich, Vorgang, Vertrag, Business-Objekt oder beliebiger Ordner
Unteraufgabe (TSK)	TSK	Aufgabe oder Unteraufgabe als Parent	Innerhalb einer Aufgabe oder Unteraufgabe
Vertrag (CNT)	CNT	Vertragstyp + Business-Objekt (Kunde/Partner/Lieferant)	Ausschließlich unter Business-Objekten
Zeiterfassung (TRC)	TRC	Vertrag + Arbeitskontext (Aufgabe/Vorgang/Projekt)	Innerhalb von Aufgaben, Vorgängen oder Projekten