DMS im Unternehmen
und privat

DMS im Unternehmen und privat: Was bringt eine Dokumenten­management­system-Software?

Bergeweise Papier ist auch heute noch der Alltag in vielen Unternehmen. Betriebe bemerken nicht, welches Optimierungspotenzial ihnen in ihrem Dokumentenmanagement entgeht: Große gefüllte Aktenschränke sind nicht nur unökologisch, sondern auch unökonomisch. 30 Minuten für die Archivierung von Mails hier, 20 Klicks für die Ablage einer Eingangsrechnung dort. Dann eine Viertelstunde für die Recherche einer einzigen Information aus einer Personalakte. Die Summe all dieser Aufgaben ist Arbeitszeit, in der nicht wirtschaftlich gearbeitet wurde. Die analoge Suche nach Informationen ist ein echter Produktivitätskiller.

Die Zeit des händischen Managements von Dokumenten ist vorbei. Wären diese unbeliebten Aufgaben vereinfachter umgesetzt worden, hätten in der gewonnenen Zeit wichtige Projekte vorangetrieben werden können. Eine der wichtigsten Unterstützungen für einen reibungsloseren Unternehmensablauf stellt ein Dokumentenmanagementsystem oder kurz DMS dar. Mit einem geeigneten DMS lässt sich die tägliche Arbeit mit Dokumenten stark vereinfachen und beschleunigen. Die Verwaltung und die Bearbeitung von Dokumenten, Präsentationen und Co. sollen nicht länger Zeitfresser sein. Egal ob ein DMS für kleine Unternehmen oder ein Dokumentenmanagementsystem für die öffentliche Verwaltung: Das digitale Management von Dokumenten bietet neue Optionen, die Ihren Unternehmensalltag und bestehende Systeme spürbar verbessern.

Inhaltsübersicht

Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?

Ein Dokumentenmanagementsystem(DMS) verschiebt zentral alle Dokumente eines Unternehmens in den digitalen Raum. Die Bearbeitung, die Archivierung und die Suche von Dokumenten und Rechnungen laufen nicht länger analog ab. Die Umsetzung all dieser Arbeitsschritte wird über die digitale Dokumentenablage ausgeführt. Ein Dokumentenmanagementsystem ist also die digitale Verwaltung von Dokumenten. Durch die Archivierung der Dateien an diesem zentralen Ort stehen die Informationen jederzeit und ortsunabhängig per DMS-Software zur Verfügung.

Das Hauptziel von Dokumentenmanagement ist es, den Umgang mit Dokumenten des täglichen Arbeitens zu vereinfachen. Arbeitsschritte wie das Wühlen nach dem richtigen Blatt Papier im Aktenschrank werden eingespart. Durch das Programm zur Dokumentenverwaltung wird nicht nur ökologischer gearbeitet. Die Software ermöglicht auch Funktionen, die bei händischer Verwaltung nicht möglich sind. So sind je nach DMS-Software Archivierungen und Löschungen einstellbar und Dokumente sind ohne Probleme versionierbar. Rechtliche Vorgaben für den Umgang mit Dokumenten lassen sich somit leichter und effektiver einhalten. Das Dokument aus Papier wird durch seinen digitalen Zwilling ersetzt.

„Sparen Sie zehn Schritte am Tag für zwölftausend Mitarbeiter. Damit erhalten Sie 50 Meilen an überflüssiger Handarbeit und vergeudeter Energie, die eingespart werden können“, sagte schon Henry Ford.

Mit einem Dokumentenmanagementsystem sparen Sie Arbeitszeit statt Schritten. Eine adäquate Einschätzung zu Ihrem Einsparpotenzial zeigt unser Vergleichsrechner:

Welche Vorteile bietet eine Dokumentenmanagementsystem-Software?

Mit der Umstellung von einer analogen Archivierung von Dokumenten auf eine digitale Ablage entstehen für Unternehmen und Privatpersonen zahlreiche Vorteile. Statt Papierbergen sind die digitalen Dokumente das neue Herzstück des Betriebs. Das hebt die alltägliche Arbeit auf ein neues Level. Denn neben dem „papierlosen Büro“ ermöglicht ein DMS auch eine Vielzahl von Funktionen. Das Ziel: Mehraufwand für Prozesse obsolet machen. Gründe für digitale Systeme zum Management von Dokumenten gibt es viele.

Dokumente sofort finden durch die digitale Ablage

Mit einer Software für das Dokumentenmanagement lassen sich Dateien schnell und komfortabel dort ablegen, wo sie hingehören. Eine einheitliche Archivierung ermöglicht es Mitarbeitern, logisch und intuitiv ein Dokument am richtigen Speicherplatz abzulegen, beispielsweise per Drag-and-Drop. Ein gutes Programm zum Dokumentenmanagement bietet zudem die Möglichkeit, eingegangene Dokumente automatisch zu verwalten und sie im richtigen Speicherpfad anzuordnen. Durch die vereinheitlichte Ablagestruktur ist es Angestellten mit wenigen Klicks möglich, jede relevante Information zu nutzen. Darüber hinaus gibt es keine Kopien von Dokumenten mehr: Ein Dokument wird versioniert. Alle Mitarbeiter arbeiten folglich an der gleichen Datei, können jedoch aktuelle Änderungen und vorangegangene Versionen und Informationen mühelos einsehen.

Dokumente problemlos finden dank der Volltextsuche

Gerade das Suchen von Dokumenten im eigenen System führt dazu, dass Prozesse nicht effizient bearbeitet werden. Wenn der Name des Dokuments unbekannt ist, stoßen Unternehmen ohne DMS schnell an ihre Grenzen. Die Suche nach der Nadel im Heuhaufen beginnt. Systeme zum Management der Dokumente ermöglichen eine Archivierung des Volltexts. Mit der Volltextsuche prüft die Software auf eingegebene Textfragmente, wodurch die Daten auch ohne bekannten Namen schnell auffindbar sind. Zusätzlich hilfreich sind Metadaten: Diese tragen nicht nur zur Archivierung bei, sondern bieten auch nützliche Suchmöglichkeiten. So lassen sich beispielsweise problemlos alle Rechnungen eines bestimmten Unternehmens nachvollziehen. Informationen, die ohne DMS viel Rechercheaufwand bedeuten würden. Eine Volltextindizierung von Dokumenten verringert deutlich den Aufwand, den Mitarbeiter betreiben müssen, um das passende Dokument zu finden. Stattdessen fließt diese Produktivität in die tatsächliche Bearbeitung.

Rechtssichere und Compliance-konforme Dokumente dank DMS

Nicht jeder darf Zugriff auf alle Dokumente haben. Spätestens mit der Einführung der DSGVO sind Unternehmen dafür sensibilisiert, wie wichtig das Umsetzen einer gesetzlichen Verordnung und der hauseigenen Compliance sind. Der Spagat zwischen revisionssicherer Archivierung von Informationen und dem sauberen Umgang mit personenbezogenen Daten ist ohne Dokumentenmanagement kaum zu schaffen. Mit einem Dokumentenmanagementsystem lassen sich sinnvolle Berechtigungsstrukturen für alle Dokumente über eine einfach gestaltete Rechteverwaltung umsetzen. So lassen sich personenbezogene Daten vor neugierigen Blicken Dritter schützen. Zugriff auf diese Dokumente und Mails werden konform mit der Compliance vergeben. 

Mit wiederum anderen Datenschutzrichtlinien geht eine lange Dokumentationspflicht einher. Wird jedoch alles immer aufgehoben, entsteht irgendwann Chaos. Mit Fristeinstellungen kann ein aufwendiges manuelles Löschen umgangen werden. Die Archivierung verwaltet sich selbst und nach einer angegebenen Frist löschen sich die Dateien im Dokumentenmanagementsystem automatisch. Somit können rechtliche Fristen eingehalten werden, ohne Arbeitskraft für das Sortieren jahrealter Dateien zu verschwenden. Über wenige Mausklicks werden Dokumente zudem als revisionssicher markiert und sind damit unveränderbar.

Dokumentenmanagementmacht Arbeiten ortsunabhängig

Egal ob im Homeoffice oder unterwegs: Arbeiten wird durch DMS-Software ortsunabhängig. Da alle Dokumente im System auffindbar sind, gibt es keine Arbeiten mehr, die nur im Büro umsetzbar sind. Vor allem ein Dokumentenmanagementsystem,das auf einer Browseroberfläche basiert, ist dabei nützlich. Denn damit ist keine vorinstallierte Software nötig. Spontane Termine lassen sich auf diese Art leichter mit dem Berufsleben kombinieren. Auch die Vereinbarkeit von Familie und Beruf wird durch ortsunabhängiges Arbeiten dank einer DMS-Software begünstigt. Dokumentenmanagement trägt somit zu einem attraktiven Arbeitsplatz bei. Ein Dokumentenmanagement in der Cloud bringt weitere Vorteile mit sich. So ermöglicht die Cloud des DMS einen gesicherten Zugriff auf alle Dokumente und bietet auch unterwegs eine ideale Zugriffsmöglichkeit. Zeitgleich sind die Daten dort so aufbewahrt, als würde ihr Management auf einem hauseigenen Server stattfinden.

DMS:Dokumente kollaborativ bearbeiten durch Versionierung

Häufig arbeiten mehrere Mitarbeiter an einem Dokument. Schnell entstehen unzählige Versionen derselben Datei. Im schlimmsten Fall arbeiten Kollegen an einer Datei weiter, ohne den aktuellen Stand des Dokuments zu kennen. Mit einer intelligenten DMS-Software findet eine automatische Versionierung von Dokumenten statt. Der bisherige Stand wird nicht länger überschrieben. Durch die Versionierung werden Unklarheiten und Missverständnisse vermieden. Projektbeteiligte können sich zu jedem Zeitpunkt einen Überblick über den aktuellen Stand verschaffen und an diesem Punkt ansetzen. Darüber hinaus ist jede ältere Version jederzeit wiederherstellbar. Die aufwendige Protokollierung von Änderungen und Löschungen gehört der Vergangenheit an. Zusätzlich bieten Dashboards und Chats die Möglichkeit, miteinander zu kommunizieren und Informationen formlos auszutauschen – eine schnelle Alternative zum aufwendigen Hin- und Herschicken von E-Mails.

DMS ermöglicht kompatibles Filesharing

Der Datenaustausch mit internen und externen Ansprechpartnern lässt sich über ein einheitliches und digitales Dokumentenmanagementsystem bedeutend leichter umsetzen. Durch vereinheitlichte Dateiformate innerhalb des DMS gehören Inkompatibilitätsprobleme der Vergangenheit an. Ein einfacher Datenaustausch wird begünstigt. Die Formel lautet: Treffen gut zusammenarbeitende Programme auf wenige Schnittstellen, werden die Arbeit und der Verwaltungsaufwand für Sie als Anwender umso leichter. Vor allem ein Dokumentenmanagementsystem, das wie ein Fileserver aufgebaut ist, macht einen intuitiven Umgang mit Dokumenten möglich. So lassen sich Dokumente nutzen und verschicken, wie es Anwender etwa vom heimischen Privat-PC gewohnt sind.

Welche Nachteile entstehen ohne ein Dokumentenmanagementsystem?

Ohne ein digitales Dokumentenmanagement werden Unternehmen zunehmend unwirtschaftlich. Denn zunächst entsteht ein großer Mehraufwand für Mitarbeiter. Scannen, händisch archivieren, Dokumente suchen oder Rechnungen manuell verschicken: alles wichtige Aufgaben in einem Unternehmen. Dennoch trägt die manuelle Umsetzung nicht zur Wertschöpfung bei. Im Gegenteil: Die Bearbeitungszeit für einzelne Aufträge steigt, Lieferungen dauern länger. Nicht etwa, weil Aufträge nicht bearbeitet werden konnten, sondern weil der Weg der Informationen zum zuständigen Kollegen zu lange dauert. Die unternehmenseigene Dokumentenablage per Software spart Zeit. Zeitgleich sollten sich Unternehmen nicht darauf verlassen, dass es ihnen ihre Konkurrenz gleichtut. Denn wenn Ihr Wettbewerb bei gleicher Qualität schneller und für den Kunden bequemer arbeitet, sinkt die Relevanz Ihres Unternehmens ohne Ihr Zutun. Darüber hinaus ist die Erschließung von digitalen Wirtschaftsbereichen wie Online-Handel oder die digitale Lead-Generierung ohne Dokumentenmanagement erschwert. Ohne DMS-Lösung wird die Kluft zwischen digitalem Bereich und manueller Unternehmensarbeit immer größer.

Auch rechtlichen Anforderungen wie DSGVO oder GoBD lässt sich ohne ein Programm zur Dokumentenverwaltung nur mit viel Arbeit begegnen. Verstöße gegen rechtliche Vorgaben in Compliance und Datenschutz enden teuer. Statt zur Auskunft meterlange Aktenschränke durchsuchen zu müssen, reicht die richtige Einstellung von Berechtigungen und Fristen samt ein paar Mausklicks. Die Verschlagwortung von Dokumenten ist ohne DMS zudem nicht umsetzbar. Gleiches gilt für die Suche von unbekannten Dokumenten ohne Dokumentenmanagement.

Sie sind sich unsicher, ob ein Dokumentenmanagementsystem Ihre Unternehmensperformance verbessert?
Wir beraten Sie gerne.

Was muss ich bei der Integration einer DMS-Software in bestehende Systeme beachten?

Bei der Integration eines DMS in bestehende Systeme eines Unternehmens gibt es einiges zu beachten. Es empfiehlt sich, für die Integration der Software einen Mitarbeiter federführend zu bestimmen. Seine Aufgabe muss es sein, den Prozess rund um das digitale Management von Dokumenten voranzutreiben. Dazu bietet sich der Digitalisierungsbeauftragte des Unternehmens an. Vergessen Sie nicht: Um das Projekt„reibungslose Einführung:Dokumentenmanagementsystem“ zu ermöglichen, braucht der Beauftragte auch Zeit, in der er Dokumentenmanagementsysteme recherchieren und vergleichen kann. Nur so lässt sich die bestmögliche Lösung für Ihr Unternehmen finden. Informieren Sie zudem Ihre Mitarbeiter über die bevorstehenden Schritte in Richtung DMS und was damit einhergeht: Arbeitserleichterungen und wegfallende analoge Prozesse. Unterschätzen Sie zudem nicht den Aufwand. Die Integration alter Dokumente in das neue DMS wird Zeit in Anspruch nehmen. Danach sind die Arbeitserleichterungen jedoch umso größer.

Lohnt sich ein DMS privat?

Dokumentenmanagement ist auch privat häufig eine zeitaufwendige Angelegenheit. Mit der zunehmenden Digitalisierung aller Lebensbereiche wird ein DMS auch privat immer attraktiver. Denn die Zeitersparnisse, die in Unternehmen erreicht werden, sind auch im privaten Handling von Dokumenten willkommen. Im Privathaushalt müssen zunehmend mehr Dokumente bearbeitet werden: Steuer, Krankenkasse und die Privatbank sind nur drei Beispiele von vielen. Somit ist ein DMS auch für Privatanwender hilfreich, um den Überblick nicht zu verlieren und Freizeit einzusparen. Außerdem stehen die Aktenschränke und Wände aus Aktenordnern in diesem Fall nicht am Arbeitsplatz, den man nach acht Stunden verlässt. Die Flut von Unterlagen begegnet einem jeden Tag – auch nach Feierabend und am Wochenende.

Welche Vorteile ergeben sich durch Open Source in meinem Dokumenten­managementsystem?

Neben der Zeitersparnis ist vor allem die Sicherheit der unternehmenseigenen Dokumente eine der wichtigsten Entscheidungsgrößen für die Wahl des Dokumentenmanagementsystems. DMS-Software, die auf Open Source basiert, bietet für die Datensicherheit von Unternehmen entscheidende Vorteile. Denn Anwender sind unabhängig von Herstellern und müssen keine Folgekosten, Backdoors oder Sicherheitslücken befürchten. Die Kontrolle über die unternehmenseigenen Daten bleiben erhalten – bei gleichzeitiger Einhaltung von hohen Sicherheitsstandards. Das Wechseln des DMS-Anbieters ist bei einer Open-Source-basierten Lösung kein Problem. Der Datentransfer läuft ab, ohne dass ein Datenverlust zu befürchten ist.

Was ist der Unterschied zwischen DMS und ECM?

Während sich DMS- und ECM-Software vom optischen Aufbau häufig ähneln, sind die Kernkompetenzen unterschiedlicher Natur. ECM-(Enterprise-Content-Management‑)Systeme gehen einen Schritt weiter als ein DMS und umfassen jegliche Unternehmensinformation. Im ECM ist das Dokumentenmanagement somit nur eine von vielen Digitallösungen, die ineinandergreifen. Ein Enterprise-Content-Management-System kann also als übergeordnete Instanz eines DMS angesehen werden. In diesem findet nicht nur das Management von Dokumenten statt, sondern das aller Informationen und Prozesse eines Unternehmens. Ein intelligentes ECM-System ermöglicht den Zugriff auf alle Daten auf dem Unternehmensserver– ortsunabhängig, sicher und kollaborativ. So auch das Enterprise-Content-Management-System agorum core. Es bietet nicht nur ein optimiertes Dokumentenmanagement, sondern auch weitere Funktionen. Ein Mailarchiv, die Erstellung automatisierter Workflows per intuitiver No-Code-Programmierung und ein automatisierter Posteingang sind nur drei Beispiele von vielen.

Sie brauchen Hilfe bei der erfolgreichen Integrierung eines Dokumentenmanagementsystems?
Wir beraten Sie gerne auf Ihrem Weg zum Management digitaler Dokumente. Volltextsuche, Workflows und automatische Archivierung sind nur wenige Klicks entfernt.