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Workflows im Log prüfen
Möchten Sie Workflows z. B. auf Variablen und deren Werte oder auf eingegebene Daten kontrollieren, können Sie einen Workflow im Protokoll (Log) prüfen.
- Öffnen Sie einen bestehenden Workflow.
- Wählen Sie oben in der Aktionsleiste Protokoll (Log).
Aktionsleiste im Workflow mit Schaltfläche Protokoll (Log)
Ergebnis: Das Protokoll (Log) des Workflows öffnet sich. - Klicken Sie links einen Eintrag aus der Liste an.
Ergebnis: Rechts öffnet sich die Detailansicht des gewählten Log-Eintrags. Dort sehen Sie unter anderem Zeitstempel, Schritt, Aktion, Prozess sowie die zugehörigen Variablen.
Aufbau der Protokollansicht
| Bereich | Beschreibung |
|---|---|
| Ergebnisliste (links) | Zeigt die Log-Einträge der Workflow-Instanz als Tabelle. Typische Spalten sind z. B. Datum, Typ, Aktion, Outlet, Schritt und Prozess. Sie können die Liste der angezeigten Spalten verändern. Mit dem Eingabefeld Ergebnisliste filtern können Sie die Liste nach Begriffen eingrenzen. |
| Detailansicht (rechts) | Zeigt die Details zum markierten Log-Eintrag (z. B. Datum/Uhrzeit, Aktion, Outlet, Schritt und Prozess). Darunter finden Sie Registerkarten (Tabs), um zwischen verschiedenen Sichten umzuschalten:
|
Hinweis: Die Aktion commit in der Spalte Aktion bedeutet, dass das System den Workflow an dieser Stelle angehalten hat. Das ist etwa der Fall, wenn ein Benutzer eine Eingabe im UI tätigen muss oder das System einen delay- oder wait-Knoten im Workflow erreicht.
Tipps:
Token-Variablen
Pro parallelem Ablauf eines Workflows existiert ein Token. Zu einem Token in einem Workflow kann es mehrere Variablen geben. Diese werden in der Registerkarte Token-Variablen als Baum dargestellt und lassen sich aufklappen.
Zusätzlich gibt es unterhalb des Variablenbaums eine JSON-Ansicht, die die ausgewählte Variable (bzw. den gewählten Knoten) strukturiert darstellt.
Verwenden Sie z. B. einen fork-Knoten, teilt dieser das aktuell verwendete Token auf und es entsteht ein neues Token, das parallel zum originalen Token läuft. Das neue Token enthält eine Kopie aller Variablen des originalen Tokens. Durch den join-Knoten fügt das System den kopierten Token und das originale Token wieder zusammen und das kopierte Token verschwindet.
Beispiel
Ihre FiBu-Software übergibt agorum core eine Datei. Diese soll einerseits bei Ihnen abgelegt und andererseits in eine PDF-Rechnung umgewandelt werden. Um das Szenario zu realisieren, verwenden Sie den fork-Knoten, um 2 „Prozesse“ parallel ablaufen zu lassen:
- Der erste Prozess liest Daten aus der Datei, benennt die Datei um und legt sie ins entsprechende Verzeichnis ab. Hierfür müssen Daten temporär in Variablen gespeichert werden. Diese Variablen sind allerdings nur für diesen ersten Prozess interessant. Die Variablen sind also auch in diesem Token vorhanden.
- Der zweite Prozess verarbeitet die Datei, holt sich die Word-Vorlage, befüllt diese und wandelt das Ganze in eine PDF-Datei um. Der temporäre Ordner und die temporäre Datei sind nur in diesem Token verfügbar, da der Dokument-Vorlage befüllen-Knoten nur in diesem Prozess eine temporäre Datei anlegt. Nachdem die Datei abgelegt wurde, gehen beide Prozesse mithilfe des join-Knotens ineinander über und die temporären Variablen werden aufgelöst.
Instanz-Variablen
Eine Instanz stellt den gestarteten Workflow dar. Wenn Sie einen Workflow über den Workflow-Editor erstellen, konfigurieren Sie im Grunde eine komplette Workflow-Definition.
Wird dieser Workflow durch einen Benutzer, von Automatismen oder durch Sie ausgeführt, weil Sie etwa den Workflow testen möchten, erstellt das System eine Instanz des Workflows. Eine Instanz ist somit eine Ausführung des Workflows, ein laufender Workflow, und kann auch mehrere fachliche Prozesse abbilden.
Beispiel
Sie verwenden einen Rechnungsworkflow, in dem docform zum Einsatz kommt und Rechnungen durch den Workflow abgelegt werden. Der Workflow startet, sobald die Rechnung durch docform verarbeitet wurde. Jede Rechnung wird dann in einer eigenen Instanz des Workflows verarbeitet.
Die Instanz-Variablen sind also Variablen, die über den kompletten Workflow hinweg erhalten bleiben und nicht an einem Token hängen, sondern global am Workflow.
Schaltflächen und Funktionen im Log
Interne Variablen anzeigen
Blendet in der Variablenansicht zusätzliche, systeminterne Variablen des ausgewählten Prozessschritts ein, damit Sie deren Werte einsehen können.
Token verfolgen
Markiert die Tokens und nebenläufige Tokens eines Prozessschrittes, um nachvollziehen zu können, welcher Schritt zu welchem Token gehört. Nebenläufige Tokens entstehen, wenn Sie einen fork- oder einen distribute-Knoten verwenden.