Verträge und Zeiterfassungen verwenden

Mit dem Plugin NORA | 360° können Sie Verträge verwalten und Arbeitszeiten erfassen. Verträge dienen der Verwaltung von Kundenvereinbarungen mit Budgetüberwachung, während die Zeiterfassung die Nachverfolgung von Arbeitsaufwand und Abrechnung ermöglicht.

Verträge und Zeiterfassungen

Verträge und Zeiterfassungen unterscheiden

NORA | 360° unterscheidet zwischen zwei Objekttypen für die Vertrags- und Zeitverwaltung:

• Verträge

  

  Symbol für Verträge

  Verträge sind eine Erweiterung des Vorgangstyps und dienen der Verwaltung von Kundenvereinbarungen. Sie bieten spezielle Funktionen für Budget-Tracking, Zeiterfassung und Aufgabenverwaltung. Verträge werden ausschließlich innerhalb von Geschäftsakten (Kunden, Partner, Lieferanten) angelegt und benötigen zwingend einen zugewiesenen Vertragstyp.

• Zeiterfassungen

  

  Symbol für Zeiterfassungen

  Zeiterfassungen ermöglichen die Erfassung von Arbeitszeiten auf Aufgaben, Vorgängen oder Projekten. Jeder Zeiterfassungseintrag benötigt zwingend einen zugeordneten Vertrag. Die Zeiterfassung unterscheidet zwischen Gesamtdauer und abrechenbarer Zeit und unterstützt die Nachverfolgung des Abrechnungsstatus.

Zusammenspiel von Verträgen und Zeiterfassungen

Verträge und Zeiterfassungen sind eng miteinander verknüpft:

Vertragstyp (z. B. SLA-Vertrag, Dienstleistungsvertrag)
|
v
Vertrag (mit Budget und Stundensatz)
|
v
Zeiterfassung (erfasste Arbeitszeit wird gegen das Vertragsbudget gebucht)

Zusammenhang	Beschreibung
Vertrag → Budget	Ein Vertrag definiert den Gesamtwert (Budget) und den Stundensatz. Alle Zeiterfassungen, die auf diesen Vertrag gebucht werden, reduzieren das verfügbare Budget.
Zeiterfassung → Vertrag	Jede Zeiterfassung muss einem Vertrag zugeordnet sein. Ohne Vertrag kann keine Zeiterfassung erstellt werden.
Aufgabe → Zeiterfassung	Zeiterfassungen werden typischerweise innerhalb von Aufgaben oder Vorgängen erstellt und dort im Bereich Zeiterfassung angezeigt.
Budgetüberwachung	Im Vertrag werden das verbrauchte und das verbleibende Budget automatisch berechnet und in einer Budget-Übersicht mit Diagramm dargestellt.

Verträge verwalten

Verträge sind der zentrale Baustein für die Verwaltung von Kundenvereinbarungen, Budgetüberwachung und Abrechnung.

Vertrag erstellen

1. Wählen Sie im Haupt- oder Kontextmenü NORA | 360° > Anlegen > Vertrag.
   
   Ergebnis: Das Fenster Vertrag öffnet sich.
2. Geben Sie den Namen des Vertrags an.
3. Wählen Sie die Ablage: Verträge werden ausschließlich in Geschäftsakten (Kunden, Partner oder Lieferanten) abgelegt.
4. Optional: Geben Sie eine Beschreibung an.
5. Optional: Wählen Sie einen Empfänger und/oder Bearbeiter.
6. Setzen Sie Priorität und Status.
7. Optional: Setzen Sie eine Wiedervorlage.
8. Optional: Setzen Sie eine Deadline (Fälligkeitsdatum), z. B. für eine Vertragsprüfung oder -verlängerung, mit dem gewünschten Erinnerungsvorlauf.
9. Wählen Sie unter Vertragsinformationen den Vertragstyp.
10. Optional: Geben Sie Vertragsbeginn und Vertragsende an.
11. Optional: Geben Sie den Stundensatz und den Vertragswert (gesamt) an.
12. Optional: Geben Sie die Bestellnummer (Kunde) an.
13. Optional: Aktivieren Sie Bereits bezahlt, wenn der Vertrag bereits bezahlt wurde. Zeiterfassungen, die auf diesen Vertrag gebucht werden, werden dann automatisch als „bezahlt“ markiert.
14. Optional: Aktivieren Sie Überbuchen erlauben, wenn der Vertrag überbucht werden darf. Ist diese Option aktiv, kommt bei Überbuchung keine Meldung bei der Erfassung von Zeiten.
15. Klicken Sie auf Erstellen oder Erstellen und öffnen.

 

Untergeordnete Objekte in Verträgen

Ein Vertrag kann folgende untergeordnete Objekte enthalten:

Objekt	Beschreibung	Anlegen über
Aufgaben	Konkrete Arbeitsschritte zur Vertragserfüllung. Jede Aufgabe hat eigenen Status, Priorität und Bearbeiter.	Im geöffneten Vertrag über die Schaltfläche Anlegen im Tab Allgemeine Infos oder über das Kontextmenü des Vertrags.
Zeiterfassungen	Erfasste Arbeitszeiten, die gegen das Vertragsbudget gebucht werden.	Im geöffneten Vertrag über den Bereich Zeiterfassung im Tab Allgemeine Infos.
Dateien	Dokumente, die zum Vertrag gehören (z. B. Vertragsunterlagen, Angebote).	Über das Ordner-Symbol im Cardlet Dateien oder über den Tab Struktur.
E-Mails	Zugeordnete E-Mails für die vollständige Kommunikationshistorie.	Über die Schaltfläche E-Mail im Vertrag oder durch Zuordnung bestehender E-Mails.
Notizen	Interne Anmerkungen und Kommentare zum Vertrag.	Im Bereich Notizen des Vertrags.

Vertrag bearbeiten

Um einen Vertrag zu bearbeiten, öffnen Sie ihn per Doppelklick oder über das Kontextmenü.

In der Vertragsansicht sehen Sie alle zugeordneten Informationen und Daten auf einen Blick und können die Details hier auch direkt bearbeiten:

Im Reiter Allgemeine Infos werden folgende Informationen eingeblendet:

• Vertragsdaten: Stammdaten, Status, Priorität, Bearbeiter, Beschreibung, Vertragstyp, Vertragsstatus, Bezahlstatus, Überbuchung und Budgetstatus
• Informationen: Detaillierter Inhalt des Vertrags
• Informationen für darunterliegende Aufgaben: Inhalt, der automatisch in allen untergeordneten Aufgaben als schreibgeschützte Karte angezeigt wird
• Aufgaben: Liste aller zugeordneten Aufgaben mit Statusübersicht
• Zeiterfassung: Erfasste Arbeitszeiten mit Gesamtübersicht (erfasst, abrechenbar, abgerechnet, noch abzurechnen)
• Budget: Detaillierte Budget-Übersicht mit Gesamt-Budget, verbleibendem Budget, Verbrauch und Budget-Auslastungsdiagramm
• Notizen: Kommunikation zum Vertrag über Notizen
• Dateien: Alle Dokumente im Vertrag
• Mails: Zugeordnete E-Mail-Kommunikation

Auf der Ergebniskarte (Card) eines Vertrags werden zusätzlich ggf. farbige Chips angezeigt:

Chip	Farbe	Beschreibung
Bezahlt	Grün	Der Vertrag ist als bezahlt markiert.
Nicht bezahlt	Grau	Der Vertrag ist noch nicht bezahlt.
Überbuchen erlaubt	Grün	Der Vertrag darf überbucht werden.
Überbuchen nicht erlaubt	Grau	Der Vertrag darf nicht überbucht werden.

Die Budget-Übersicht im Vertrag zeigt auf einen Blick:

Bereich	Beschreibung
Gesamt-Budget	Zeigt die verfügbare Zeit, den Stundensatz und das Gesamt-Budget in Euro an.
Verbleibendes Budget	Zeigt die verbleibende Zeit und das übrige Budget an.
Verbrauch	Zeigt die erfassten Stunden, bereits abgerechnete Stunden, noch nicht abgerechnete Stunden und die Gesamtkosten an.
Budget-Auslastung	Ein Kreisdiagramm visualisiert den Anteil von abgerechneten, nicht abgerechneten und verfügbaren Stunden.

Verträge finden und suchen

Sie haben mehrere Möglichkeiten, Ihre Verträge zu finden:

Methode	Beschreibung
Kundenakte	Verträge werden in Geschäftsakten (Kunden, Partner, Lieferanten) abgelegt. Navigieren Sie zur jeweiligen Akte, um die zugeordneten Verträge zu finden.
Vorgangssuche	Verträge erscheinen in der Vorgangssuche. Über den Typfilter Verträge können Sie gezielt nach Verträgen filtern.
Suche	Verwenden Sie die allgemeine Suchfunktion, um Verträge nach Name, Status, Vertragstyp oder anderen Kriterien zu finden.

 

Die Vertragssuche bietet eine leistungsfähige Übersicht mit umfangreichen Filtern und Dashboard:

 

Die Filter auf der linken Seite ermöglichen eine gezielte Eingrenzung der Ergebnisse:

Filterkategorie	Filteroptionen	Beschreibung
Vertrag	Meine, Mir zugewiesen, Von mir erstellt, Bearbeiter, Empfänger, Name, Wiedervorlage (warten), Wiedervorlage (erreicht), Enthält Wiedervorlage, Beendet am, Ist eine Vorlage, Vertragstyp, Überbucht, Überbuchen erlaubt, Bereits bezahlt	Persönliche und allgemeine Filter. Meine zeigt Verträge, bei denen Sie Bearbeiter oder Empfänger sind. Vertragstyp filtert nach der Art des Vertrags.
Status	Entwurf, TO DO, In Bearbeitung, Warten, Abgeschlossen, Abgebrochen	Filtern Sie nach dem aktuellen Bearbeitungszustand. Die Zahlen in Klammern zeigen die Anzahl der Treffer pro Status.
Letzte Aktivität	Zeitnah, Älter als 2 Tage, Älter als 5 Tage, Älter als 10 Tage	Filtern Sie nach der Aktualität der letzten Bearbeitung. Damit erkennen Sie schnell, welche Verträge länger nicht bearbeitet wurden.
Priorität	Sehr hoch, Hoch, Mittel, Niedrig, Sehr niedrig	Filtern Sie nach Dringlichkeit, um sich auf die wichtigsten Verträge zu konzentrieren.
Deadline	Überschritten, Bis morgen, In den nächsten 3/7 Tagen, In den nächsten 2 Wochen, In den nächsten … Tagen (freie Eingabe), Mit Deadline	Filtern Sie nach dem Fälligkeitsdatum des Vertrags. Die Zeitraumfilter enthalten kumulativ alle Deadlines bis zum jeweiligen Datum (auch bereits überschrittene).
Erstelldatum	Heute, Gestern, 1 Woche, aktueller Monat, letzter Monat, freie Eingabe (Datumsbereich (von/bis))	Filtern Sie nach dem Erstellungsdatum, um alle Verträge zu finden, die innerhalb eines bestimmten Zeitraums erstellt wurden.
Änderungsdatum	Heute, Gestern, 1 Woche, aktueller Monat, letzter Monat, freie Eingabe (Datumsbereich (von/bis))	Filtern Sie nach dem Datum der letzten Änderung, um kürzlich bearbeitete Verträge zu identifizieren.
Suche einschränken	Kontextbezogene Filter (z. B. bestimmte Kunden, Eigentümer, Einheiten, Gebäude, Mieter, Partner)	Begrenzen Sie die Ergebnisse auf bestimmte Kontexte, um nur Verträge mit Zuordnung zu einem bestimmten Kunden oder Partner zu sehen.

Zeiterfassungen verwalten

Zeiterfassungen ermöglichen die Erfassung und Nachverfolgung von Arbeitszeiten. Sie werden typischerweise innerhalb von Aufgaben oder Vorgängen erstellt und sind immer einem Vertrag zugeordnet.

Zeiterfassung erstellen

1. Öffnen Sie eine Aufgabe oder einen Vorgang, für die/den Sie Zeit erfassen möchten und navigieren Sie zum Bereich Zeiterfassung und klicken Sie auf die Schaltfläche zum Erstellen einer neuen Zeiterfassung.
   
   Ergebnis: Das Fenster Zeiterfassung öffnet sich.
2. Geben Sie die Dauer (in Minuten) an.
3. Geben Sie die Dauer abrechenbar (in Minuten) an. Standardmäßig wird der gleiche Wert wie die Dauer übernommen.
4. Geben Sie einen Kommentar an, der die geleistete Arbeit beschreibt.
5. Wählen Sie den Zeitpunkt (Datum und Uhrzeit der Arbeit).
6. Wählen Sie den Benutzer, der die Zeit erfasst hat. Standardmäßig ist Ihr Benutzer (der angemeldete Benutzer) schon vorausgewählt.
7. Wählen Sie den Vertrag, auf den die Zeit gebucht werden soll (Pflichtfeld).
8. Optional: Aktivieren Sie Abgerechnet, wenn die Zeit bereits abgerechnet wurde.
9. Klicken Sie auf Erstellen oder Erstellen und öffnen.

Vertragsauswahl bei Zeiterfassungen

Die Auswahlbox Vertrag in der Zeiterfassungsmaske schränkt die verfügbaren Verträge automatisch anhand des Kontexts ein, in dem die Zeiterfassung angelegt wird. Ziel ist, dass ausschließlich fachlich passende Verträge zur Auswahl stehen.

Das Verhalten unterscheidet sich abhängig davon, ob das Plugin NORA | 360° CRM installiert ist:

Situation	Verhalten der Vertragsauswahl
NORA | 360° CRM ist installiert und die Zeiterfassung wird innerhalb eines Unternehmens (Kunde, Partner, Lieferant) oder eines darunterliegenden Objekts angelegt (z. B. auf einer Aufgabe innerhalb eines Projekts unterhalb eines Kunden).	Die Auswahl zeigt alle Verträge des Unternehmens sowie aller darunterliegenden Objekte an, unabhängig davon, auf welcher Ebene (Kunde → Projekt → Aufgabe) die Zeit erfasst wird. So werden auch Verträge gefunden, die direkt auf Kundenebene abgelegt sind.
NORA | 360° CRM ist installiert, die Zeiterfassung wird ohne konkreten Ablage-Kontext angelegt (z. B. über das Hauptmenü), und die Ablage wird erst interaktiv im Dialog gewählt.	Die Auswahl passt sich der interaktiv gewählten Ablage an: Sobald ein Kontext ausgewählt ist, wird die Vertragsauswahl automatisch auf das zugehörige Unternehmen und alles darunter eingeschränkt.
Über der Zeiterfassung befindet sich kein Unternehmen (z. B. Zeiterfassung in einem allgemeinen Vorgangsbereich außerhalb einer Kunden-/Partner-/Lieferantenakte) oder NORA | 360° CRM ist nicht installiert.	Die Auswahl greift nicht auf die Unternehmenshierarchie zurück. Es gilt das Standardverhalten (Auswahl auf Basis der direkten Ablage bzw. allgemein verfügbarer Verträge).

Zeiterfassung bearbeiten

Um eine Zeiterfassung zu bearbeiten, öffnen Sie sie beispielsweise über die Suche.

In der Zeiterfassungsansicht sehen Sie alle erfassten Informationen auf einen Blick:

• Ablage: Die Aufgabe oder der Vorgang, unter dem die Zeiterfassung abgelegt ist
• Dauer (in Minuten): Gesamtdauer der geleisteten Arbeit
• Dauer abrechenbar (in Minuten): Abrechenbare Dauer
• Kommentar: Beschreibung der geleisteten Arbeit
• Zeitpunkt: Datum und Uhrzeit der Arbeit
• Benutzer: Person, die die Arbeit geleistet hat
• Vertrag: Zugeordneter Vertrag
• Abgerechnet: Abrechnungsstatus

Zeiterfassungen finden und suchen

Sie haben mehrere Möglichkeiten, Ihre Zeiterfassungen zu finden:

Methode	Beschreibung
In der Aufgabe/im Vorgang	Zeiterfassungen, die einer Aufgabe oder einem Vorgang zugeordnet sind, finden Sie im Dashboard des jeweiligen Objekts unter Zeiterfassung.
Im Vertrag	Im geöffneten Vertrag werden alle zugeordneten Zeiterfassungen im Bereich Zeiterfassung angezeigt.
Zeiterfassungssuche	Verwenden Sie die dedizierte Zeiterfassungssuche, um Zeiterfassungen nach verschiedenen Kriterien zu finden und zu filtern.

Die Zeiterfassungssuche bietet eine übersichtliche Darstellung aller Zeiterfassungseinträge mit Filtern:

Die Filter auf der linken Seite ermöglichen eine gezielte Eingrenzung der Ergebnisse:

Filterkategorie	Filteroptionen	Beschreibung
Zeiterfassung	Name, Meine, Abgerechnet, Zeitpunkt, Vertrag, Unternehmen (nur mit CRM-Plugin)	Grundlegende Filter. Meine zeigt nur Ihre eigenen Zeiterfassungen. Abgerechnet filtert nach dem Abrechnungsstatus. Zeitpunkt filtert nach dem Erfassungsdatum. Vertrag schränkt die Ergebnisliste auf Zeiterfassungen ein, die einem bestimmten Vertrag zugeordnet sind. Unternehmen filtert nach dem übergeordneten Kunden, Partner oder Lieferanten – dieser Filter ist nur vorhanden, wenn NORA | 360° CRM installiert ist.
Erstelldatum	Heute, Gestern, 1 Woche, aktueller Monat, letzter Monat, freie Eingabe (Datumsbereich (von/bis))	Filtern Sie nach dem Erstellungsdatum, um alle Zeiterfassungen zu finden, die innerhalb eines bestimmten Zeitraums erstellt wurden.
Änderungsdatum	Heute, Gestern, 1 Woche, aktueller Monat, letzter Monat, freie Eingabe (Datumsbereich (von/bis))	Filtern Sie nach dem Datum der letzten Änderung, um kürzlich bearbeitete Zeiterfassungen zu identifizieren.
Suche einschränken	Aufgabe, Projekt, Projektaufgabe, Ticketaufgabe, Vorgang	Begrenzen Sie die Ergebnisse auf bestimmte Kontexte, um nur Zeiterfassungen innerhalb einer bestimmten Aufgabe, eines Projekts oder Vorgangs zu sehen.