Pseudonymisierung einrichten

Hinweis: Diese Dokumentation bezieht sich auf die aktuellste Version des Plugins ALBERT | AI Suite. Aktualisieren Sie das hier beschriebene Plugin, um die Dokumentation verwenden zu können.

Die ALBERT | AI Kostenkontrolle speichert zu jedem Protokolleintrag den Anmeldenamen des Benutzers. Auf Wunsch ersetzt sie ihn beim Speichern durch ein gleichbleibendes Pseudonym. Im Auslieferungszustand ist die Pseudonymisierung ausgeschaltet.

Sie richten die Pseudonymisierung in der KI Nutzungs- & Kostenanalyse über den Button Pseudonymisierung ein; er öffnet die Maske Pseudonymisierung einstellen. Der Button steht ausschließlich Administratoren zur Verfügung, da die Einstellung für das gesamte System gilt.

Die Pseudonymisierung einstellen

Die Pseudonymisierung einschalten

Öffnen Sie die KI Nutzungs- & Kostenanalyse und klicken Sie auf Pseudonymisierung.
Setzen Sie im Abschnitt Einstellungen den Schalter Benutzernamen beim Speichern durch ein Pseudonym ersetzen.
Tragen Sie bei Bedarf ein eigenes Präfix des Pseudonyms ein. Darunter sehen Sie ein Beispiel, das mit diesem Präfix entstehen würde.
Klicken Sie auf Speichern.

Ergebnis: Ab jetzt entstehende Einträge tragen das Pseudonym.

Achtung: Das ist ausdrücklich keine Anonymisierung. Das Pseudonym wird aus der ohnehin gespeicherten Benutzer-ID gebildet und lässt sich über die Benutzerverwaltung wieder auflösen. Ohne diese Unterscheidbarkeit wäre die Auswertung wertlos. Eine Auffälligkeit ließe sich keiner Ursache mehr zuordnen.

Wie das Pseudonym gebildet wird

Das Pseudonym besteht aus einem Präfix und der Benutzer-ID, im Auslieferungszustand also zum Beispiel

Benutzer_4711

Einstellbar ist nur das Präfix. Die Benutzer-ID hängt das System immer an. Unter dem Eingabefeld sehen Sie ein Beispiel, das mit dem eingetragenen Präfix entstehen würde.

Diagramm, Filter und Ergebnisliste arbeiten alle auf demselben Metadatum und sind damit automatisch pseudonym.

Hinweis: Die persönliche Berechtigung bleibt erhalten. Sie wird weiterhin aus dem echten Anmeldenamen gebildet, sodass jeder Anwender seine eigenen Einträge unverändert sieht.

Bestandsdaten umschreiben (pseudonymisieren)

Einträge, die vor dem Einschalten entstanden sind, tragen weiterhin den Klarnamen. Sie werden nicht automatisch umgeschrieben. Gehen Sie in drei Schritten vor:

Nur zählen – zeigt, wie viele Einträge betroffen sind. Ändert nichts und ist in Sekunden fertig.
Probelauf – lässt den kompletten Vorgang als Hintergrundaktivität durchlaufen, mit derselben Suche und derselben Entscheidung je Datensatz, nur ohne zu speichern. So sehen Sie vorab am echten Datenbestand, wie lange der Lauf dauern wird.
Bestandsdaten umschreiben – führt die Änderung aus.

Achtung: Das Umschreiben überschreibt den Klarnamen und lässt sich nicht rückgängig machen.

Was Sie beim Umschreiben beachten sollten

Der Lauf arbeitet als Hintergrundaktivität. Die Maske gibt sich sofort wieder frei; Fortschritt, Abbruch und ein etwaiger Fehler stehen in der Liste der Hintergrundaktivitäten, die der Lauf selbst öffnet.
Ein zweiter Lauf wird abgelehnt, solange der erste noch arbeitet. Warten Sie ab oder brechen Sie den laufenden Vorgang in den Hintergrundaktivitäten ab.
Nach einem Abbruch ist die gemeldete Zahl eine Obergrenze. Ein erneuter Lauf holt die fehlenden Einträge nach, weil er alles überspringt, was sein Pseudonym bereits trägt.
Einträge ohne Benutzer-ID bleiben unverändert. Ohne ID gibt es kein stabiles Pseudonym, und eine Sammelbezeichnung würde fremde Einträge zu einem Scheinbenutzer zusammenfassen.