Was ist ein DMS? Und wozu braucht man Dokumentenmanagement?

Was ist eigentlich ein Dokumentenmanagement-System und wozu braucht man eine solche Software? 

Zuerst einmal gilt es, die Informationsflut zu bewältigen. 
Fast jeder besitzt mittlerweile die nötige Technik, um von überall auf diese Daten zugreifen zu können. Das verändert unseren Alltag und natürlich auch unsere Arbeitswelt nachhaltig. Kein Wunder also, dass selbst kleine Firmen nach Lösungen suchen, um ihre Daten zu „managen“. Dokumentenmanagement ist also heute schon eine echte Arbeitserleichterung, für die Zukunft ist es definitiv ein Muss. 

Mit einem DMS die Informationsflut im Griff behalten 

Versetzen wir uns einmal in die Situation eines mittelständischen Unternehmens im Jahre 2020. Fast alle Informationen und Dokumente kommen mittlerweile elektronisch in der Firma an, die E-Mail-Postfächer quillen über und die meisten Dateien sind mehrfach in verschiedenenen Laufwerken vorhanden. Dokumente werden per E-Mail oder Filesharing-Dienste an Kollegen oder externe Partner weitergegeben. Mitarbeiter müssen von außerhalb auf ihre Daten zugreifen können. Und natürlich produziert auch das Unternehmen selbst jede Menge elektronische Dokumente, von Bestellungen, Rechnungen und Lieferscheinen über Protokolle, Verträge und die „normalen“ Office-Dokumente bis hin zu CAD-Zeichnungen, Fotos, Videos und vielem mehr.

Ein Dokumentenmanagement-System strukturiert diese Daten in elektronischen Aktenlegt sie nach einheitlichen Kriterien ab und stellt sicher, dass die Mitarbeiter die gesuchten Informationen schnell finden.

Ein DMS spart also Zeit und Geld und ist außerdem gut fürs Image des Unternehmens, denn die Kunden merken es natürlich auch, ob ein Unternehmen seine Daten im Griff hat oder eben nicht.

Kommunikation, Groupware und DMS

Vor einigen Jahren fand die innerbetriebliche Kommunikation noch überwiegend per Telefon und E-Mail statt. In Zeiten standortübergreifender Zusammenarbeit, internationaler Projektteams und globaler Vernetzung sind zunehmend schnellere und übersichtlichere Kommunikationsmöglichkeiten gefragt. Wer je in einem Projektteam per E-Mail Ideen ausgetauscht hat, weiß um die Nachteile dieser Methode: Jeder antwortet jedem mit cc an alle Beteiligten und innerhalb kürzester Zeit blickt keiner mehr durch.

Eine Groupware schafft komfortable Möglichkeiten, sich im Team auszutauschen und standortübergreifend besser zusammenzuarbeiten. Viele Unternehmen scheuen jedoch die Investition in diese zusätzliche Software, denn je mehr unterschiedliche „Inselsysteme“, umso größer der Aufwand für die IT.

Umso besser, dass gute Dokumentenmanagement-Systeme heutzutage auch Groupware-Funktionalitäten bieten: Workchats, interne Messages und die Kommunikation direkt am Dokument/der Mail sorgen für einen schnellen und unkomplizierten Austausch im Team, entlasten den Mailserver und bieten den Mitarbeitern die gleichen Kommunikationsmöglichkeiten, die sie aus dem privaten Bereich kennen und nutzen.

Ein DMS ist heute viel mehr als ein digitales Archiv

Diese zwei Beispiele zeigen, dass ein DMS heute viel mehr ist als „nur“ ein digitales Archiv, auch wenn die elektronische Archivierung natürlich nach wie vor eine der Kernkompetenzen eines Dokumentenmanagement-Systems ist. 

Ein gutes DMS hilft, die aktuellen und zukünftigen Herausforderungen zu lösen, die ein Unternehmen in Bezug auf Daten hat. Es entwickelt sich mit den Bedürfnissen seiner Nutzer weiter, passt sich an die Prozesse und die IT-Landschaft im Unternehmen an und hat somit das Zeug zur zentralen Software für den sicheren und effizienten Umgang mit Daten.

Damit dürfte die Frage beantwortet sein, was ein DMS eigentlich ist und warum es sich für Unternehmen lohnt, ein Dokumentenmanagement einzuführen. Interessant ist in diesem Zusammenhang sicherlich auch das Thema der Abgrenzung der drei Begriffe Informationsmanagement, ECM und DMS.

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