Software für Stadtwerke: papierlos verwalten mit einem DMS

Die Digitalisierung ist Thema Nr. 1 für Stadtwerke: waren sie früher unsere treuen Energiedienstleister haben sich deren Themenfelder stark erweitert. Mit Smart Metering und E-Mobilität sind wir hoch oben in der Digitalisierung angekommen. Lesen Sie im nachfolgendem Artikel anhand von drei Beispielen, welche Anforderungen eine Software für Stadtwerke erfüllen muss.

Früher gab es Gas, Wasser und Strom

Vor 20 Jahren war es einfacher und die Kunden hatten fast schon ein persönliches Verhältnis zu ihren Stadtwerken. Heute ist der Markt liberalisiert und disruptiv. Der Wettbewerb unter den Anbietern ist groß und hart umkämpft. Entsprechend sind die Energieversorger gezwungen, ihre Angebote zu erweitern und beschäftigen heute ganze Teams und Abteilungen, die täglich daran arbeiten, neue Produkte und Dienstleistungen auf den Markt zu bringen.

Mit der Energiewende kamen die Gesetze

Neben dem Wettbewerbsdruck hat der Gesetzgeber das Korsett fest angezogen und Energiedienstleister haben eine hohe Erfüllungspflicht. Auch was die Verarbeitung der vielen personenbezogenen Daten angeht. Hier sind wir im Bereich der Massenverarbeitung angelangt. Eine manuelle Bearbeitung – wie früher – ist heute und vor allem auf lange Sicht undenkbar.

Die Anforderungen an die IT sind hoch

Die Softwarelösung für Stadtwerke muss viele Prozesse abbilden: Kommunikation zwischen Kunden, Eigentümern, Wohngemeinschaften, Liegenschaften, Netzbetreibern, Handwerkern und viele mehr. Es wäre gänzlich falsch, für jeden Prozess eine eigene Applikation zu betreiben. Hier gilt die Regel „weniger ist mehr“. Administratoren wissen, wovon hier die Rede ist: Der Betrieb und die Verwaltung eines Software-Schnittstellen-Wirrwars ist zeit- und kostenintensiv. 

Die Lösung ist Individual-Software mit Open Source Technologie, die skalierbar ist

Die Vorteile von Open Source Technologie hat auch das Bundesministerium des Inneren erkannt und empfohlen. Durch den offenen Quellcode liegt die Datenhoheit ausschließlich beim Betreiber und es besteht keine Abhängigkeit zum Hersteller. Lesen Sie hierzu folgende Publikation.

Die Alternative zu vielen verschiedenen Softwarelösungen ist ein Dokumentenmanagement (DMS) oder auch Enterprise Content Management (ECM) das modular aufgebaut und hoch skalierbar ist. 

Typische Anforderungen an Software für Stadtwerke:

1. Störung, Umzug, Neuanmeldung

Diese Prozesse sind prädestiniert für ein Dokumentenmanagement System. Immer dann, wenn ein Vorgang von ‚außen‘ getriggert wird, wird im DMS ein automatisierter Prozess ausgelöst. Alle Informationen zum Vorgang sind an einer zentralen Stelle dokumentiert, nachvollziehbar und revisionssicher im System. 

2. Verwaltung von Vorgängen

Termine für den Gasanschluss in der Goethestraße, Stromausfall im PLZ 73760 oder eine Schadensersatzforderung wegen Arbeiten am Wassernetz. Das Tagesgeschäft der Stadtwerke ist umfangreich und insofern herausfordernd, weil die Mitarbeiter darauf angewiesen sind, dass alles – wirklich alles – lückenlos dokumentiert ist. Das ist vor allem im Streitfall essenziell wichtig.

Die Software für Stadtwerke muss die Vogelperspektive einnehmen und alle Knotenpunkte miteinander verbinden, verwalten und archivieren. An der Stelle wird klar, dass es dafür keine „Softwarelösung von der Stange“ geben kann. Dafür sind die Prozesse zu individuell, zu tief verschachtelt und stehen in komplexen Abhängigkeiten zueinander. Die Konsequenz ist eine individuelle Software, die genau die Workflows des Stadtwerkes abbildet.

Vorgangsmanagement mit dem DMS agorum core

Mit dem DMS agorum core kann das gesamte Vorgangsmanagement abgebildet werden. Automatisierte Prozesse verknüpfen alle Zielgruppen und alle Datenquellen miteinander. Die Anwender haben schnellen Zugriff auf alle Informationen und können Vorgänge in der Gesamtheit erfassen. Alle Daten sind revisionssicher archiviert und für die Sicherheit sorgt ein Berechtigungssystem, das die Zugriffe steuert.

3. Kommunikation mit Smart Metering

Smart Metering ist aktuell das brisanteste Thema für die Energieversorger. Damit ist das computergestützte Messen und Steuern von Energieverbrauch und -zufuhr gemeint. Das Bundesamt für Sicherheit hat drei sogenannte Smart-Meter-Gateways zertifiziert und die intelligenten Messsysteme werden künftig zur Pflicht. Hinweis hierzu: Das Verfahren und die Technologie werden von Datenschützern und Ethikern als sehr kritisch eingestuft – dieser Beitrag hat nicht den Schwerpunkt, dies zu bewerten und die Thematik in der Tiefe aufzugreifen.

Die neuen Stromzähler geben Meldung bei Störungen, Wartungszyklen oder Verbrauchsspitzen   

Tritt in der Liegenschaft Goethestraße 8 im PLZ 73760 eine Störung auf, wird eine E-Mail an das DMS ausgelöst und dort ein Ticket geöffnet. Die Meldung geht zum Beispiel direkt an die Technik und an die Kundenbetreuung. Diese Störungsmeldung ist im Datensatz „Liegenschaft Goethestraße 8“ hinterlegt und kann zu jedem Zeitpunkt eingesehen werden. So werden die Vorgänge transparent und nachvollziehbar.

Die größten Hürden: Bürokratie und lange Entscheidungsprozesse

Es ist kein Geheimnis und der öffentliche Sektor weiß es selbst: Die Entscheidungswege sind sehr lange und die Leidtragenden die Mitarbeiter selbst. 

agorum Software Geschäftsführung Team Oliver Schulze

"Bei der Entscheidungsfindung für Individual-Software, vor allem wenn es um agile Umsetzung geht, sollte unbedingt ein Entwickler bei der Beurteilung im Gremium sein."

Oliver Schulze

Oliver Schulze ist Geschäftsführer bei agorum und betreut mehrere Kunden aus dem öffentlichen Sektor. 

„Für Einkäufer ist ein Dienstleistervergleich in der agilen Softwareentwicklung nicht einfach. Für den Vergleich benötigen sie eine Zahl unterm Strich – was kostet die Software? Und genau da liegt die Herausforderung in der agilen Software-Entwicklung. 

Hier wird nicht nach einem Lasten- und Pflichtenheft entwickelt. In der agilen Entwicklung ist das große Ziel definiert. Der Weg dorthin wird in Etappen, sogenannten Sprints umgesetzt. Dabei bilden die Anwender auf Kundenseite (Keyuser) das Testteam – die personellen Ressourcen müssen auf Seiten der Stadtwerke eingeplant werden. Sie müssen Teilentwicklungen testen und das Feedback an unsere Entwicklung geben. Ihr Ergebnis fließt in die Entwicklung ein, dieser Ablauf wird so lange wiederholt, bis die Prozesse genau so sind, wie in der Praxis gearbeitet wird. Das Ergebnis ist eine hohe Softwarequalität, die mit einem Lasten- und Pflichtenheft nie erreicht werden kann.  

Zurück zum Preis, bei den Lizenzkosten können wir schneller eine Aussage treffen. Bei den Dienstleistungen erst nach einem kostenpflichtigen Workshop. Warum? Die Dienstleistung hängt vom Umfang und Komplexität der Workflows und Userstories ab. Diese müssen in die Tiefe ausgearbeitet werden, damit wir einen validen Budgetrahmen nennen können.

Bei der Entscheidung für einen Dienstleister empfehle ich, immer gleiches mit gleichem zu vergleichen: sprich, agile Methode oder nach Lasten-/Pflichtenheft und dem Wasserfallprinzip. 

Wir haben einige Referenz-Kunden aus dem öffentlichen Sektor – sprechen Sie unsere Kundenberater an, wir stellen gerne den Kontakt her.“ 

Der erste Schritt zur Digitalisierung: ermitteln Sie den Status Quo

Zu Beginn steht die Bestandsaufnahme: Wie ist der Datenbestand? Welche Prozesse sind bereits digitalisiert, welche noch nicht? Wo sehen Sie den größten Handlungsbedarf? Sprechen Sie darüber mit unseren technischen Kundenberatern und vereinbaren Sie einen Termin für eine Online-Demo. 

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