Software für Energieversorger: Vorgänge papierlos verwalten

Software für Energieversorger Stadtwerke papierlose Verwaltung

Das elementarste, was Software für Energieversorger können muss, ist die Verwaltung der vielen verschiedenen Daten und Informationen. Aber die Königsdisziplin ist es, diese vielen Quellen miteinander zu verknüpfen. Immer mit dem Ziel, dass die Anwender alle Informationen gesammelt und transparent in einem System finden. Der Beitrag beleuchtet 5 typische Bereiche, die Software für Energieversorger abbilden muss.

Software für Energieversorger ist dann gut, wenn sie viel Arbeit abnimmt und wenig zusätzlichen Aufwand macht. Beispielhaft erklärt an 5 Bereichen:

  1. Kundendaten, Liegenschaften, Mieter, Eigentümer
  2. Handwerker verwalten
  3. Vertragsverwaltung
  4. Vorgangsmanagement – der 360 Grad Blick auf Vorgänge
  5. Rechnungseingang digitalisieren

Wir beginnen mit einem Worst-Case-Szenario

Die Goethestraße 8 bekommt Gasanschluss. Sie kommen am Montag ins Büro und Folgendes passiert:  

  • Anruf vom Eigentümer des Nachbargebäudes: Der Handwerker hat den Gartenzaun touchiert und Besitzer fordert Schadensersatz.
  • Herr Mustermann möchte wegen der Heizung mit dem Installateur sprechen und wünscht dessen Kontaktdaten.
  • Das Bauunternehmen muss wegen starkem Bodenfrost den Termin verschieben. Die Hausverwaltung muss informiert werden.
  • Die Projektentwickler und Messstellenbetreiber benötigen wegen Unklarheiten einen Vor-Ort-Termin. Der Hausmeister muss aufschließen und dabei sein.

Die Kollegin, die das Gebiet der Goethestraße betreut, ist für vier Wochen im Urlaub. Und jetzt? 

Sie sind zu jedem Zeitpunkt Herr der Lage

Es steht Ihnen ein System zur Seite, dass Ihnen alle Informationen die Sie benötigen, liefert. Gönnen wir der Kollegin ihren Urlaub: 

1. Liegenschaften, Eigentümer, Mieter, ...

Bleiben wir beim Beispiel mit dem Gasanschluss in der Goethestraße. Möchte der Sachbearbeiter sehen, welche Eigentümer oder Mieter in der Liegenschaft 8-10 wohnen, hat er das Ergebnis mit einem Mausklick. Er sieht auch, welche Hausverwaltungen, welche Messstellenbetreiber oder Schornsteinfeger für das Objekt zuständig sind. Wie viele Akteure abgebildet werden sollen, bestimmen Sie.

Wer sich für einen hohen Automatisierungsgrad entscheidet, kann zum Beispiel Mieterwechsel über das Ticket-System im Datensatz aktualisieren lassen. Dahinter steht ein automatisierter Workflow, der digital den gesamten Prozess von Ab- und Neuanmeldungen abbildet.

Dreh- und Angelpunkt für die Verwaltung in der Energiewirtschaft sind Kunden-, Lieferanten und Immobiliendaten. agorum core liefert alle Informationen schnell und transparent. 

2. Handwerkerverwaltung

Wichtige Geschäftspartner für Energieversorger sind Handwerker – und gute sind Gold wert. Sie müssen in Projekten oft die Feuerwehr spielen und schnell zur Stelle sein. Deshalb lohnt es sich, den Handwerker-Pool mit System zu verwalten:

  • Schnelle Übersicht, welche Handwerker bei welchem Objekt im Einsatz sind
  • Suchfunktion mit Filter ermöglichen eine schnelle Auswahl mit verifizierten Ergebnislisten

Übersicht pro Objekt: alle Gewerke für das Projekt Gasanschluss Goethestraße.

Mit den Filtermöglichkeiten sehen Sie auf einen Mausklick, welche Handwerker und Dienstleister im Objekt arbeiten.

Übersicht Handwerker-Pool: Alle Gewerke, die für Esslingen gelistet sind.

Die Filtermöglichkeiten bieten eine schnelle Suche und liefern ein detailliertes Ergebnis: nach Gewerk, nach PLZ, nach Unternehmensgröße. Sagen Sie dem System nur "Zeige mir alle Gewerke, die für Esslingen gelistet sind". Alle Informationen zum Handwerker sind im Datensatz hinterlegt.

3. Vertragsverwaltung

Geschäftsbeziehungen liegt immer ein Vertrag zugrunde. Das gilt für Verträge, die der Energieversorger in eigener Sache hat, aber auch für die mit allen Kunden und Dienstleistern. Dabei kommen unterschiedliche Vertragsarten zum Tragen.

Die gesamte Verwaltung kann automatisiert und digital abgebildet werden. Das heißt, Sie werden an alle Fristen erinnert. Im Datensatz sind alle Parameter der Vertragsmodalitäten hinterlegt. Sie sehen auf einen Blick, ob ein Vertrag verlängert werden muss und versäumen keine wichtigen Termine mehr.

4. Vorgangsmanagement - der 360 Grad Blick

Hier schließt sich der Kreis: Die oben beschriebenen Informationen von Objekten, Liegenschaften, Mietern, Eigentümern, Handwerkern usw. sind über Metadaten erfasst. Im Vorgangsmanagement werden diese Daten miteinander verknüpft. 

Sie können ganz entspannt auf Ihrem Dashboard die „Liegenschaft“ Goethestraße 8 aufrufen. Dort finden Sie alle Informationen an einem Ort. Vorgänge und Anforderungen, Handwerker die für das Gebäude zuständig sind. Sie finden alle technischen Ausstattungsmerkmale wie Photovoltaik, Pellets, Stromladesäulen, etc. Sie haben Einblick in die bisherige Korrespondenz. Den neu eingegangenen Anruf wegen des Gartenzauns fügen Sie einfach der Akte hinzu und können diesen von dort aus bearbeiten. Die Sicherheit ist durch ein Berechtigungssystem gewährleistet.

5. Rechnungseingang digitalisieren

Das manuelle Erfassen von Rechnungen nimmt viel Zeit in Anspruch. Denken wir nur an eine umfangreiche Sammelrechnung, die Zeile für Zeile übertragen werden muss. Bei einer digitalen Erfassung dauert das wenige Sekunden.

In einer Bestandsaufnahme prüfen wir, wie genau der Datenstatus ist. Wir schauen, welche Metadaten schon erfasst sind und welche darüber hinaus benötigt werden. Dann prüfen wir, mit welchen Systemen agorum core gekoppelt werden muss. Beispielsweise gibt es häufig eine Anbindung an DATEV oder Energy ecosystem, wo ein Datenaustausch stattfindet.

Das Einsparungspotenzial ist auf lange Sicht sehr hoch und die Investitionen amortisieren sich nach kurzer Zeit. Das Ganze mit dem guten Gefühl, dass alle Daten revisionssicher nach GoBD archiviert sind.

Bei den Applikationen gilt: Weniger ist mehr!

Für jeden der oben beschriebenen Bereiche könnten Sie eine eigenständige Applikation einsetzen. Für die Administratoren bedeutet das, viel Arbeit, viele Schnittstellen und als Folge hohe Kosten. Der laufende Betrieb wird störungsanfällig.

Die Lösung: agorum core.

Das ECM (Enterprise-Content-Management) agorum core bietet die technischen Möglichkeiten, Unternehmensdaten zu verwalten, zu verarbeiten, bereitzustellen und zu archivieren. Es ist ideal geeignet für einen modularen Ausbau. Das bedeutet, es wird mit einem Teilbereich gestartet und sukzessive ausgerollt. Die IT-Abteilung administriert ein zentrales System und nicht für jede Anwendung ein eigenes. Die Kosteneinsparungen sind enorm. Rechnen Sie nach: Hier. 

Entwickler Jan Jäger agorum Software

Jan Joshua Jäger ist im Entwicklerteam bei agorum und betreut Kunden aus dem Energiesektor und der Immobilienbranche.

Jan Joshua Jäger

Die Workflows für Energieversorger und in der Immobilienwirtschaft sind komplex. Umso wichtiger ist die enge Zusammenarbeit mit dem Testteam auf Kundenseite. Ich kann aus Erfahrung sagen, dass Workflows, die im ersten Schritt ausgearbeitet werden, am Ende häufig anders sind, als ursprünglich angedacht. Wenn das Testteam (Keyuser) Codes intensiv prüft, sehen sie schnell, wo Arbeitsschritte übersehen und modifiziert werden müssen. Ihr Feedback fließt in die Entwicklung ein und das Ergebnis ist eine Software, die exakt den Prozessen und Abläufen des Unternehmens entspricht.“ 

Lernen Sie agorum core kennen:

Wir lassen gerne Taten folgen und laden Sie ein, agorum core in einer auf Ihre Anforderungen zugeschnittene Online-Demo kennenzulernen. Sprechen Sie vorab mit unseren technischen Kundenberatern und schildern Sie Ihr Anliegen. 

Diese Beiträge werden Sie auch interessieren:

Schreibe einen Kommentar

Ihre E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

Newsletter abonnieren

Abonnieren Sie den Newsletter und erhalten Sie wöchentliche Updates über weitere spannende Themen.