Sinnvoll digitalisieren und bares Geld sparen – mit einem modernen DMS

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Wie viele elektronische Dokumente haben Sie in Ihrem Arbeitsleben bereits erstellt und bearbeitet? – Nun gut, wir erwarten jetzt keine genaue Anzahl von Ihnen, aber wie Sie wissen, entsteht im Büroalltag selbst in kurzer Zeit bereits eine ordentliche Summe. Kommen all die E-Mails, Rechnungen und Textdateien hinzu, die andere Mitarbeiter erstellt haben, wächst die Dokumentenablage Ihres Unternehmens schnell zum wahren Datendschungel an. Das klingt vielleicht ganz poetisch, praktisch ist es im Alltag jedoch auf keinen Fall. Schließlich sind Sie und Ihre Kollegen keine Abenteurer, sondern im besten Falle Mitglieder eines Teams in einem modernen, digitalisierten Arbeitsumfeld.

Doch so modern ist der „Digital Workplace“ in der Praxis oft gar nicht: Es gibt in vielen Unternehmen keine einheitliche Ordnerstruktur und Benennung; Dokumente werden auf lokalen Festplatten, Servern oder in der Cloud abgespeichert; wichtige Informationen werden aufgrund der mangelnden Übersichtlichkeit oft nicht wiedergefunden. Effizientes Arbeiten sieht anders aus. Statt Zeit für wichtige Projekte aufzuwenden, wirft Ihr Betrieb bares Geld zum Fenster hinaus. Wie wäre es also, wenn es eine Lösung gibt, die Prozesse in Ihrem Unternehmen vereinfacht, Dateien mit wenigen Klicks archiviert und einen unkomplizierten Informationenaustausch ermöglicht?

Dokumente mit DMS digital verwalten

Die Antwort auf diese Anforderungen lautet Dokumentenmanagementsystem – kurz DMS. Diese Softwarelösung unterstützt die digitale Verwaltung, Erstellung, Bearbeitung und Archivierung von Dokumenten. Dennoch ermöglicht ein herkömmliches DMS noch keine vollumfängliche Digitalisierung aller Prozesse. An dieser Stelle kommt eine weitere Abkürzung ins Spiel: ECM, kurz für Enterprise Content Management-System. Wenn Sie Ihr Dokumentenmanagementsystem in eine solche zentrale Plattform einbinden, werden sämtliche Anforderungen Ihres Unternehmens auf einer einzigen Oberfläche gebündelt. Die Vorteile liegen auf der Hand: Wichtige Anwendungen sind miteinander vernetzt – ohne kostspielige Schnittstellen und Transferaufwand für den Mitarbeiter. So geht der Mehrwert des DMS weit über Verwaltung und Archivierung hinaus.

Mehrwert Nr. 1: Ein papierloses Büro – von überall erreichbar

Ein integriertes DMS hebt die Vorteile von papierlosem Arbeiten auf ein neues Level und vernetzt den Datenverkehr innerhalb Ihres Unternehmens intelligent miteinander. Dateien können schnell und komfortabel dort abgelegt werden, wo sie hingehören. Alle Bearbeiter nutzen die gleiche, zentral abgelegte Datei. Arbeiten mit Kopien gehört so der Vergangenheit an. Eine Volltextsuche ermöglicht zudem, auch bei unbekanntem Dateinamen die richtigen Informationen finden. Der große Bonus on top: Ihr Aufenthaltsort spielt beim Dokumentenmanagement keine Rolle, da alle Daten jederzeit von überall mit sämtlichen Endgeräten erreichbar sind.

Mehrwert Nr. 2: DSGVO & Co. – unkompliziert mit DMS

Dokumente rechtssicher zu verwalten, ist in jedem Unternehmen ein wichtiges Thema – spätestens seit der DSGVO und GoBD. Dazu gehören sowohl revisionssicheres Archivieren als auch der saubere Umgang mit personenbezogenen Daten. Auch hier unterstützt ein DMS, mit dem eine einfache Rechteverwaltung und sinnvolle Berechtigungsstruktur unkompliziert umsetzbar ist. Zudem ermöglicht es eine Markierung und einfache Löschung der relevanten Daten. Diese müssen jedoch nicht nur DSGVO-konform abgespeichert werden, sondern auch die GoBD ist für die Archivierung relevant. Betriebliche Belege müssen von Ihnen für einen gewissen Zeitraum unveränderbar archiviert werden. Ein DMS bietet ein integriertes Archiv für diesen Zweck.

Mehrwert Nr. 3: Datenaustausch – easy dank Filesharing

Keine aufwändigen Schnittstellen und unterschiedlichen Lösungen mehr – das ins ECM integrierte Dokumentenmanagementsystem beinhaltet alle Anwendungen auf einer zentralen Plattform. Somit kann es als Fileserver fungieren, in dem Sie Ihre Dokumente abspeichern, verschieben und löschen. Das ermöglicht die Zusammenarbeit mit allen Programmen wie Office und CAD, die auch mit einem herkömmlichen Fileserver arbeiten können. Auch eine Zugriffsregelung ist auf diese Weise einfach und zentral umsetzbar. Das DMS unterstützt dadurch ein sicheres Filesharing mit externen Personen, das in einem integrierten Datenraum vollzogen werden kann.

Mehrwert Nr. 4: Echtes Teamwork dank DMS

Kollaboration unter Kollegen ist bei der Projektbetreuung der Schlüssel zum Erfolg. Das DMS verschafft Ihnen einen Überblick, welcher Kollege wann was bearbeitet hat – inklusive automatischer Protokollierung von Änderungen und Löschungen sowie neuen Anlagen. Dazu gehört die Versionierung aller Dokumente, um Änderungen für alle Projektbeteiligten transparent zu machen. Fortschrittliche DMS unterstützen durch integrierte Chat-Plattformen die direkte Kommunikation am Dokument – egal ob Mail, Rechnung oder Textdatei. So geht kontextbezogenes Arbeiten – stets an der gleichen Datei – im Team

 

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