Open Source DMS Software für Universitäten und Fachhochschulen

Die IT-Servicezentren von Universitäten und Fachhochschulen stehen vor denselben Herausforderungen wie in der Industrie und Wirtschaft: Zum einen müssen die Prozesse am besten über Nacht digitalisiert werden, zum anderen soll die IT Landschaft schlanker und langfristig konsolidiert werden. Wie eine Open Source DMS Software das leisten kann, wird in diesem Beitrag an 3 Beispielen beschrieben.

Open Source DMS Software für Universitäten und Fachhochschulen

Die IT muss es vielen Recht machen: der Verwaltung, den Studenten, den Fakultäten mit besonderen Applikationswünschen, den Betreibern der Rechenzentren, dem Einkauf, den rechtlichen Anforderungen des Gesetzgebers,… . Die Liste ließe sich endlos fortsetzen. Die ideale Lösung ist ein System, das möglichst viele Anforderungen abbilden kann, hoch individualisierbar ist und bei dem keine Abhängigkeit zum Hersteller entsteht. Kurz: Ein DMS oder auch ECM Lösung, welches auf Open Source Technologie basiert. 

Die Einsatzmöglichkeiten sind nahezu grenzenlos

Open Source DMS Software für Universitäten und Fachhochschulen führt physische und digitale Dokumente zusammen. Außerdem verwaltet es Projekte und Vorgänge. Automatisierte Prozesse reduzieren Fehler und es spart wertvolle Zeit. Die Archivierung der Dokumente erfolgt langfristig, revisionssicher und gesetzeskonform.

Hierzu 3 Beispiele für den Einsatz eines Open Source Dokumentenmanagement:

1. Open Source DMS Software für die Verwaltung von Projekten in der F&E

Fakultät A arbeitet zum Beispiel in der medizinischen DNA-Sequenzierung und benötigt für diesen Prozess, an dem viele interdisziplinäre Bereiche zusammen arbeiten, eine Softwarelösung. Die komplexen Arbeitsschritte sollen automatisiert ablaufen. Es müssen speicherintensive Daten, z. B. Bild-, Qualitäts- oder Sequenzierdaten, sicher ausgetauscht werden. Die unterschiedlichen Teams sollen alle Informationen an einem zentralen Ort finden. Die Kollaboration und der Austausch der Anwender soll zeit- und ortsunabhängig funktionieren. Die sensiblen Daten müssen revisionssicher und gesetzeskonform nach DSGVO archiviert werden.

In Bereichen, in denen mit sensiblen Informationen wie Patientendaten gearbeitet wird, spielt das Thema Qualitätssicherung und ISO Zertifizierung eine zentrale Rolle. Dazu gehört auch, dass in Protokollen jeder Schritt des Workflows definiert und protokolliert werden muss. Der Gesetzgeber verlangt, dass das Protokoll für die berechtigten Mitarbeiter zugänglich und versioniert archiviert wird. 

All diese Anforderungen in Summe sind so speziell, dass es dafür keine Standardsoftware gibt. Das Open Source DMS agorum core basiert immer auf der selben Technologie, für jeden Kunden werden individuelle Workflows konfiguriert und sind die digitale Adaption der realen Prozesse.

Was hier am Beispiel einer medizinischen Universität beschrieben ist, kann auf alle beliebigen Wissenschaftsgebiete übertragen werden. Die Grundanforderungen, was die Software können muss, sind i. d. R. sehr ähnlich. Was sich jedoch immer unterscheidet sind die unterschiedlichen Prozesse.

2. Helpdesk und Support organisiert durch ein Ticketsystem

Die IT Servicezentren von Universitäten sind für den reibungslosen Betrieb der IT verantwortlich und das für viele Tausend Menschen. In den meisten Fällen wird das über ein Ticketsystem organisiert. Vielen ist nicht bekannt, dass das auch mit einem DMS und ECM System möglich ist. Das heißt, es wird von außen ein Vorgang ausgelöst und ein automatisierter Workflow leitet die weiteren Schritte ein. Der Workflow wird exakt auf den Prozess der Universität zugeschnitten.

Dieselbe Technologie, die hier für den Bereich Helpdesk beschrieben ist, kann in vielen Bereichen der Verwaltung zum Einsatz kommen. Zum Beispiel in der Personalabteilung zur Verwaltung des Recruiting Prozesses. Oder auch im Facility Management und dem Fuhrpark zum Melden von Schäden oder Störungen.

3. Organisation und Verwaltung der Fakultäten

agorum Software Consulting Team Süßer

"Das Potenzial eines DMS in Universitäten und Fachhochschulen ist groß. Die Zeiteinsparung durch den Wegfall von wiederkehrenden, organisatorischen Aufgaben ist signifikant." 

Jeanette Süßer agorum

Jeanette Süßer ist Consultant bei dem DMS Hersteller agorum Software und betreut Hochschulen und Fernuniversitäten in der Umsetzung von Digitalisierungsprojekten. 

„Es sind nicht nur die klassischen Studentenakten, die wir für Unis umsetzen. Die Projekte sind unterschiedlichster Natur. Aktuell realisieren wir zum Beispiel ein Projekt, bei dem in der ersten Phase die Organisation und Verwaltung der Fakultäten im Fokus stehen. Dabei unterstützen unter anderem digitale Sitzungsakten sowie Protokollgenerierungs- und Freigabewerkzeuge.

Ein anderes, sehr interessantes Projekt konzentrierte sich darauf, die Lernmaterialien (Videos, Dokumente, ePubs, etc.) der jeweiligen Module in Abhängigkeit der Studiengänge in digitalen Akten in agorum core abzubilden und zu pflegen. Nach Freigabe werden diese über eine Schnittstelle einer externen Lernplattform-Applikation zur Verfügung gestellt.“ 

3 Beispiele, 1 Technologie: agorum core

Alle beschriebenen Fälle können über eine Software realisiert werden. Das System basiert auf einer Technologie, die unterschiedlichen Workflows werden speziell für die Anwendungen konfiguriert. Administratoren wissen diese Vorteile zu schätzen. Es reduziert die Anzahl der Hersteller mit vielen verschiedenen Softwarelösungen.

Warum der öffentliche Sektor vermehrt auf Open Source Technologie setzt

Das vom ‚Bundesministerium des Inneren‘ geförderte Kompetenzzentrum Öffentliche IT hat eine Pulbikation über die Strategische Beschaffung in der IT-Konsolidierung veröffentlicht. Daraus gehen die Vorteile der Open Source Technologie deutlich hervor. Hier führt die ‚Digitale Souveränität‘ die Liste der strategischen IT-Beschaffung an. Open Source bedeutet Unabhängigkeit vom Hersteller und die Datenhoheit liegt ausschließlich beim Betreiber. Städte wie Schwäbisch Hall setzen bewusst auf Open Source DMS Software. Und dass die Technologie auch sicher ist, beweist die comdirect-Bank, die rund zwei Millionen Kundendaten in einem Open Source DMS archiviert.

Machen Sie sich Ihr eigenes Bild und lernen Sie das Open Source DMS agorum core kennen.

Beschreiben Sie unseren technischen Kundenberatern was genau Ihr Vorhaben ist. Was möchten Sie über ein DMS abbilden oder anderes herum, wo drückt der Schuh am meisten? Im Anschluss stimmen wir einen Termin für eine Online-Demo ab. Unsere Kollegen werden Ihnen zeigen, wie es im Open Source DMS agorum core gelöst wird. Schicken Sie uns Ihre Anfrage.

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