Referenz agorum core

Dokumentenmanagement in der ambulanten Pflege: snap von euregon wird mit DMS gekoppelt

Die Anwendung snap von euregon ist Marktführer im Bereich der ambulanten Pflege. Die Software steuert tagtäglich und deutschlandweit die Organisation vieler Pflegedienste. Das Dokumentenmanagement agorum core übernimmt die Steuerung und revisionssichere Archivierung der Dokumente. Der Beitrag beschreibt am Beispiel des Krankenpflegeverbands Ostangeln, wie beide Systeme Hand in Hand zusammen arbeiten. 

Dokumentenmanagement in der ambulanten Pflege

Automatisierung und revisionssichere Archivierung von Klientenakten:

Der Krankenpflegeverband Ostangeln verwaltet die vielen Klienten über die Software snap von euregon. Die hochsensiblen Patientendaten, die für jeden Klienten erhoben werden, unterliegen den gesetzlichen Vorgaben des BGB. Das bedeutet auch, die Archivierung von mindestens 10 Jahre oder länger. Bei so vielen aktiven Patienten bekommt man schnell ein Gefühl dafür, wie viel Papier und Platzbedarf alleine für die Archivierung anfällt. Aber auch der zeitliche Aspekt für die physische Verarbeitung ist mit hohem Aufwand verbunden. 

Zwei Systeme, die alles abdecken:

Die beiden Systeme snap und agorum core sind in der Praxis bei zahlreichen ambulanten Pflegediensten im Einsatz: 

Krankenpflegeverband Ostangeln

Der Verband betreut Klienten an zwei Standorten und ist ein wichtiger Arbeitgeber für viele Mitarbeiter*innen der Region.

OrgSoft GmbH

Systempartner der agorum Software GmbH mit Spezialisierung auf DMS für ambulante Pflegedienste und Tagespflege.

Vorgelagerte Arbeiten: Hardware-Infrastruktur

Der Krankenpflegeverband Ostangeln wird im gesamten IT-Bereich seit vielen Jahren vom Servicedienstleister Lanfocus aus Hamburg betreut. Der Geschäftsführer Karl Katz, Projektleiter Daniel Doobe (beide Lanfocus) und Manfred Hiller (OrgSoft) haben die technischen Anforderungen, die für das DMS erforderlich sind, abgestimmt. Die Profis aus Hamburg haben die erforderliche Infrastruktur implementiert und die besten Voraussetzungen für den Betrieb des DMS agorum core geschaffen.

Folgende Systeme wurden installiert:

  • Dokumentenmanagement agorum core Version: 9.1.5.4.
  • 14 DMS-Arbeitsplätze
  • Personalplanungssoftware snap Version 6.46 
  • 5 Scan-Stationen

"908 km Entfernung und trotzdem lief alles reibungslos"

„… die Abstimmung mit dem Team von Lanfocus fand ausschließlich remote statt. Die Zusammenarbeit war beispielhaft und hoch professionell. Für das Betreiben des DMS ist die Hardwareausstattung entscheidend – hier wurde ein perfektes System aufgesetzt, das alle technischen Voraussetzungen mehr als erfüllt,“ so Manfred Hiller (OrgSoft).

Die Schnittstelle von euregon snap zum Dokumentenmanagement agorum core

Je enger der Datenaustausch zwischen den Systemen, desto effizienter: Die Entwickler aus dem Hause euregon und agorum haben die bestehende Schnittstelle weiterentwickelt und um zwei wichtige Funktionen erweitert: 

1. Aus snap eine Klientenakte automatisiert im DMS anlegen:

Das bedeutet, wenn ein Erstgespräch beim Patienten stattgefunden hat, kann direkt über den Button „Akte im DMS anlegen“ die komplette Ordnerstruktur generiert werden. Alle Dokumente, die den Patienten betreffen, werden in dieser Struktur automatisiert abgelegt. 

In snap können alle Parameter für die Schnittstelle konfiguriert werden.

Authentifizierungscode gewährleistet die hohe Sicherheit der Schnittstelle

2. Schneller Wechsel von System zu System:

Die gekoppelten Systeme snap und agorum core bieten einen schnellen Zugriff: Die Pflegemitarbeiter*innen können direkt aus der Klientenakte in snap ins DMS wechseln. Im konfigurierbaren agorum core information center sieht der/die Mitarbeiter*in alle Dokumente für den jeweiligen Klienten. Mittels einfach zu bedienender Filter kann die gewünschte Information „verdichtet“ werden. Ein weiterer Knopfdruck und das angezeigte Ergebnis wird als CSV-Datei exportiert.

Das agorum core information center: hier können Informationen mittels Filter, zum Beispiel nach Dokumenttyp verdichtet werden.

Über den „DMS-Button“ kann direkt aus den Stammdaten des Klienten zu den dazugehörigen Dokumenten im DMS gewechselt werden.


Digitalisierung Klientenakten

Die Aufgabenstellung:

Der Krankenpflegeverband Ostangeln hatte bis dato noch eine hybride Dokumentenverwaltung. Das heißt, ein großer Teil wurde über snap generiert und verwaltet. Der andere Teil sind Dokumente, die von extern kommen (z. B. Dokumente von Ärzten, Landratsamt, Krankenkassen, usw.). Diese wurden physisch in Ordnern abgelegt. Pro Patient gibt es insgesamt ca. 60 verschiedene Dokumente. Das langfristige Ziel vom Krankenpflegeverband Ostangeln ist es, die Klientenakten künftig digital zu verwalten: 

Intern generierte Dokumente aus snap:

Aus der Anwendung snap gibt es verschiedene Dokumente für den Einsatz im Pflegedienst. Jedem geläufig sind die Leistungsnachweise und die Klientenrechnungen. Neben diesen werden weitere Dokumente (Word) eingesetzt, die über ein Formular so gestaltet werden, wie es für die jeweiligen Pflegedienste am praktikabelsten ist. Jedes Dokument wird einem Dokumententyp zugeordnet. Zum Beispiel Typ „Rechnung“, „Protokoll“ oder „Vertrag“. Die verschiedenen Dokumententypen werden in snap mit einem QR-Code versehen. Über diesen Code „wissen“ beide Systeme, zu welchem Klienten das Dokument gehört und wo es abgelegt werden muss.

Extern generierte Dokumente: 

Mit externen Dokumenten sind zum Beispiel Medikamentenpläne oder Verordnungen vom Arzt, Schreiben von Krankenkassen, Mitteilungen vom Notar oder vom Betreuungsgericht, usw. gemeint. Für diese Dokumente wird in snap ambulant ein Aufkleber mit dem QR-Code erstellt und manuell auf das Dokument geklebt. Er beinhaltet die Patienten-ID.

Die Schnittstelle verheiratet die internen und externen Dokumente:

Die Kopplung der beiden Systeme snap und agorum core ermöglichen die strukturierte Ablage aller Dokumente. Die personenbezogenen Patientendaten sind gesetzeskonform archiviert und bei der Prüfung durch den Medizinischen Dienst, ganz einfach und mit wenigen Klicks auf dem Bildschirm einsehbar.

Revisionssichere Archivierung der Patientendokumente

In der DMS-Ordnerstruktur sind alle Dokumente zum Patienten chronologisch abgelegt und revisionssicher archiviert.  


Zum Projektverlauf

Wie die genaue Ordnerstruktur aussehen sollte, haben Nadine Wolter (Krankenpflegeverband Ostangeln) und Manfred Hiller (OrgSoft) in wenigen Online-Sitzungen oder telefonisch abgestimmt und definiert.

Zum Projektstart wurden in Ostangeln aktive Patientenakten in snap verwaltet. Dabei handelt es sich hauptsächlich um Word-Dokumente, die in snap hinterlegt sind. Zusätzlich bekommen die snap-eigenen Dokumente „Leistungsnachweis“ und „Klientenrechnung“ einen QR-Code. Die neue Schnittstelle ermöglichte die Aktenanlage der aktiven Patientenakten innerhalb weniger Minuten.

"Das Programm ist selbsterklärend"

So Nadine Wolter, Projektleiterin vom Krankenpflegeverband Ostangeln. „Die Software ist intuitiv und wir können uns heute schon nicht mehr vorstellen, wie es ohne war. Alle Unterlagen die einen Patienten betreffen, sind jetzt digitalisiert und können von unseren beiden Standorten aus abgerufen werden. Vorher gab es täglich Anrufe von den Kolleg*innen aus der zweiten Geschäftsstelle, mit Fragen zu Verträgen, Verordnungen, Vollmachten usw. Heute können sie die Unterlagen ganz bequem einsehen. Was auch eine große Erleichterung ist, sind die Abstimmungen mit den Krankenkassen. Hier mussten die Dokumente immer im Ordner zusammengesucht werden, heute filtern wir danach und haben die gewünschten Unterlagen in wenigen Sekunden. Im Tagesgeschäft waren das immer zeitintensive Tätigkeiten, die heute wegfallen“.

„Die Bedenken über die Umstellung waren im Nachhinein unbegründet“

Wie so häufig in der Praxis vor Neueinführungen von Software, gab es auch in Ostangeln Bedenken. Klappt das alles und wird das System am Ende des Tages Arbeit abnehmen und keine machen?! Wer Nadine Wolter und Birgit Beyer darauf anspricht, bekommt Lob in den höchsten Tönen zu hören. Das umfassende Branchenwissen aller Dienstleister war maßgeblich entscheidend für das gute Gelingen.

In 5 Monaten betriebsbereit

Die Projektlaufzeit für die Einführung des DMS hat ca. 5 Monate gedauert. Mit der Erfahrung aus vielen gemeinsamen Installationen, kennen die Branchenspezialisten die Feinheiten in der ambulanten Pflege zugut. Auch die knapp 1.000 km Entfernung waren kein Problem. Wenngleich das Team von OrgSoft Urlaubsgefühle entwickelt, bei der Frage, ob es beim Projekt Vor-Ort-Termine gab.

Hiller Orgsoft Dokumentenmanagement
Ihr Branchenspezialist:

OrgSoft GmbH
Manfred Hiller
+49 7333 950027-0

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