Krankenpflegeverband Ostangeln digitalisiert Prozesse

DMS im ambulanten Pflegedienst: digitale Personalakten in snap und agorum core verwalten

Der Krankenpflegeverband Ostangeln im hohen Norden ist ein wichtiger Arbeitgeber in der Region. Die Mitarbeiter kümmern sich jeden Tag um das Wohl von vielen Patienten. Bei der Digitalisierung der Abläufe und der Patientenakten, setzen die Nordlichter auf die Anwendung snap ambulant von euregon und auf das DMS agorum core. Der nächste Schritt ist die Digitalisierung der Personalakten. Ziel ist es, die Administration der personenbezogenen Daten DSGVO-konform zu verwalten und dabei auf bewährte Systeme zu setzen. Welche Vorteile das hat, lesen Sie in diesem Blogbeitrag. 

Dokumentenmanagement im ambulanten Pflegedienst: Die Rahmenbedingungen

Ambulante Pflegedienste wachsen und sind auf Grund der demographischen Entwicklung immer wichtigere Arbeitgeber. Fachkräfte werden händeringend gesucht und entsprechend stehen die Personalabteilungen unter Zeit- und Kostendruck. 

Das sind die Rahmenbedingungen der HR-Abteilung:

  • Einhaltung der zahlreichen, gesetzlichen Vorgaben im Umgang mit personenbezogenen Daten
  • Erfüllung von Nachweispflichten, z. B. Fahrzeugführer, Schulungen, Belehrungen, etc.
  • Professionelles Handling bei der Akquisition von Fachkräften
  • Fluktuation effizienter bearbeiten durch digitale Prozesse
  • Kostendruck: vorhandene IT-Systeme nutzen (so wenig Schnittstellen wie möglich)

Die Bestandteile der digitalen Personalakte

Stammdaten:

Zu den Stammdaten zählen neben den Kontaktdaten z. B. die Themen Arbeitsvertrag, Abrechnungen, BAV, Qualifikationen,  VWL, usw.. 

Branchenspezifische-Daten:

Bei den branchenspezifischen Bestandteilen werden unter anderem Erste-Hilfe-Kurs, Belehrungen, Führerscheinkontrolle, Fort- und Weiterbildungen, u.v.m. erfasst.

Personalakte in snap und agorum
Abb.: Ordnerstruktur einer Personalakte

Die Abbildung zeigt die Personalakte in geschlossenem Zustand: dabei wird  zwischen Stammdaten, die bei den meisten Unternehmen nahezu ähnlich sind, und branchenspezifischen Bestandteilen unterschieden.

Zur Digitalisierung der Personalakte braucht es zwei Systeme: snap und agorum core

snap bietet neben der gesamten Organisation rund um den Pflegebereich auch die Verwaltung der Stammdaten der Mitarbeiter*innen an. Mittels einer Schnittstelle sind die beiden Systeme snap und agorum core (DMS) miteinander verbunden. Eine kluge Ordnerstruktur und automatisierte Prozesse ermöglichen die rechtskonforme Verwaltung der personenbezogenen Daten: 

  • Stammdaten werden in snap angelegt

Die Personalakte mit den Stammdaten wird in snap erfasst. Zugriffsrechte haben hier nur autorisierte Mitarbeiter*innen aus der Personalabteilung. In snap gibt es die Funktion „Personalakte im DMS anlegen“. 

  • Ordnerstruktur wird automatisiert im DMS angelegt

Die Ordnerstruktur setzt sich aus branchenspezifischen Themen zusammen. Zum Beispiel Führerscheinkontrolle, Erste-Hilfe-Kurs, Unterweisungen, Weiter- und Fortbildungen usw. Die ambulanten Pflegedienste können die Definition der Ordner vorgeben.

Digitale Personalakte effizient verwalten

Moderne Funktionalitäten unterstützen die Personalabteilungen von ambulanten Pflegediensten in der täglichen Arbeit. Die Prozesse werden deutlich effizienter und in Hinblick auf die Verwaltung der personenbezogenen Daten sicherer:

1. Automatisierte Prozesse nehmen Arbeit ab

In der Automatisierung der Prozesse bietet das DMS viele Möglichkeiten und kann exakt auf die Abläufe der Personalabteilungen konzipiert werden. Bei der Verarbeitung der Dokumente gibt es unterschiedliche Herangehensweisen. Eine Möglichkeit ist zum Beispiel bei physischen Dokumenten ein QR-Code. Dieser wird im Scanvorgang ausgelesen und das Dokument kann so dem entsprechenden Mitarbeiter automatisch zugeordnet werden. Das Dokument „wandert“ anschließend in die digitale Personalakte. 

Auch der Bewerbungsprozess kann voll automatisiert abgebildet werden. Alle Schritte im Recruiting können festgelegt und als Aufgabe angelegt werden. Der zuständige Mitarbeiter bekommt automatisiert seine Aufgabe, wie zum Beispiel das Telefoninterview, zugewiesen. 

2. Wiedervorlagen helfen, keine Termine zu versäumen

Bei den „Bescheinigungen und Nachweisen“ oder bei den „Fort- und Weiterbildungen“ werden beim Ablegen teilweise automatische Wiedervorlagetermine errechnet. Zum Beispiel bei jährlich wiederkehrenden Terminen für die nächste Führerscheinkontrolle oder dem Erste-Hilfe-Kurs. Die Personalverwaltung bekommt eine Meldung und kann den Nachweis einholen.

Mitarbeiterakten Wiedervorlage snap agorum core
Über eine Suchfunktion können die fälligen Termine gelistet, und auf Wunsch auf Knopfdruck an Excel übergeben werden. 
3. Fluktuation professionell managen
Digitale Mitarbeiterakte snap agorum core

Mitarbeiterakten lassen sich auf „inaktiv“ setzen, wenn ein Mitarbeiter ausgeschieden ist. Bei Suchfunktionen kann gezielt nach aktiven/inaktiven Personen gefiltert werden.

4. Berechtigungen schützen vor unbefugtem Zugriff

Personenbezogene, hochsensible Daten sind in besonderem Maße zu schützen. Das gilt für die digitale Personalakte genau so, wie für die Papierakte. Das DMS agorum core verfügt über ein Berechtigungssystem, wo die Zugriffsrechte verwaltet werden. Den Mitarbeitern der Personalverwaltung können ganz dediziert Lese- und Schreibrechte vergeben werden. Damit ist sichergestellt, dass immer nur befugte HR-Mitarbeiter das sehen können, was in deren Kompetenzbereich liegt.

Kostendruck? Nicht an dieser Stelle.

Das Betreiben und Unterhalten von vielen verschiedenen Systemen ist zeitaufwändig und teuer. Mit snap und dem DMS agorum core haben Pflegedienste genau die Anwendungen, die sie für ihre tägliche Arbeit brauchen. snap ist der Organisator und agorum core übernimmt die Archivierung.

Die Vorteile für den Einsatz der beiden Systeme:
  • Einsparungen durch den Einsatz von Drittsystemen (Kauf/Lizenzen)
  • Entwicklungskosten für Schnittstellen
  • Kostenreduktion durch weniger Administration (Wartung und Schnittstellen)
  • Revisionssichere Archivierung nach den gesetzlichen Vorgaben
  • Hohe Zeiteinsparung 

Vertrauen Sie auf Erfahrung

Hiller Orgsoft Dokumentenmanagement

Die Einführung der digitalen Personalakte ist in der Kombination mit snap und agorum core ein schönes, kompaktes Projekt und relativ einfach umzusetzen.

Manfred Hiller | OrgSoft
Das DMS agorum core ist bei vielen Pflegediensten und Sozialstationen im Einsatz:

Wissen kommt von Können

Mit viel Branchenerfahrung kennt das Team von OrgSoft die Anliegen der Pflegedienste und Sozialstationen bis ins Detail. Die Zusammenarbeit mit euregon, dem Hersteller von snap ist über Jahre gewachsen und bewährt. Lassen Sie sich beraten: 

Manfred Hiller | OrgSoft GmbH | +49 7333 950027-0. Oder Sie senden einfach Ihre Anfrage über nachfolgenden Link.

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