Die E-Akte im gewerblichen Rechtsschutz: Tipps aus der Praxis von Indra Cloet (agorum) und Thomas Iversen (cidora)

Indra Cloet und Thomas Iversen sind gefragte IT-Experten im Patentwesen. Sie werden immer dann gerufen, wenn es um die Digitalisierung von Prozessen geht. Im Patentwesen sind die großen Themen der digitale Posteingang, automatisierte Prozesse sowie die revisionssichere Archivierung. Aber das sind nur einige Teilbereiche des großen Themenkomplexes der E-Akte im gewerblichen Rechtsschutz, auch bekannt als Intellecutal Property (IP). Lesen Sie hierzu das Interview mit Indra Cloet und Thomas Iversen.

Papier ist geduldig – oder auch nicht:

Die E-Akte im gewerblichen Rechtsschutz

Bei der elektronischen Aktenführung muss immer der gesamte Lebenszyklus und die Form der Daten/Informationen betrachtet werden. Die häufigsten Vorgänge bestehen aus sogenannten hybriden Geschäftsunterlagen. Das heißt aus physischen und digitalen Unterlagen. Diese Daten gilt es zusammen zu führen und zentral in einer E-Akte zu verwalten. Dabei spielt auch die Anbindung an bestehende IP-Management-Systeme, mit der Kanzleien ihre Schutzrechts- und Mandantendaten verwalten, eine wichtige Rolle. Das Interview gibt Einblicke aus der Praxis: 

agorum Software Consulting Team Indra Cloet

Indra Cloet | agorum Software GmbH

Indra Cloet ist Consultant bei der agorum Software GmbH und betreut DACH-weit Unternehmen bei der Einführung von DMS Software. Ihr Branchenschwerpunkt sind Patentanwaltskanzleien. 

Thomas Iversen | cidora GmbH

Thomas Iversen ist Geschäftsführer der cidora GmbH, einem unabhängigen IT-Beratungsunternehmen für Patentanwälte und Industrie-Patentabteilungen.

Wann haben sich Ihre Wege zuletzt gekreuzt?

Indra Cloet: Wir kommen beide aus dem Großraum Stuttgart. Sehen tun wir uns bei gemeinsamen Kunden in Stuttgart, aber auch in München, Köln, Düsseldorf oder Berlin.

Thomas Iversen: Der letzte Termin war in München. Aber wir betreuen derzeit mehrere Kanzleien gemeinsam. Da kreuzen sich unsere Wege immer wieder und wenn nicht vor Ort, dann telefonisch.

Wie beschreiben Sie die gemeinsamen Anknüpfungspunkte?

Thomas Iversen: Wir sind unabhängige Berater von Patentanwaltskanzleien und IP-Abteilungen in Unternehmen. Ein häufiges Anliegen ist die Umstellung von papierbasierten Prozessen hin zu digitalisierten. Im ersten Schritt machen wir eine Ist-Analyse und prüfen anschließend, wie wir die Anforderungen des Kunden mit seiner bestehenden oder zusätzlicher Software abbilden können. Das ist jetzt nur mit ganz wenigen Sätzen beschrieben, was unsere Aufgabe dabei ist. Und in diesem Kontext bzw. spätestens, wenn es um Archivierungsthemen geht, kommt ein DMS ins Spiel. 

Indra Cloet: Mir fällt kaum eine Branche ein, wo unser DMS nicht im Einsatz ist. Aber das Patentwesen ist die letzten Jahre stark auf dem Vormarsch.

Wie erklärt sich der Digitalisierungsruck im Patentwesen?  

Indra Cloet: Ich denke, der macht vor keiner Branche halt. Und bestimmte Technologien setzen sich durch, so auch im Patentwesen. Ein gutes Beispiel: Letztes Jahr hat Thomas Iversen mit seinem Team von cidora die cidora digiTage veranstaltet. Da waren viele Kanzleien und IP-Abteilungen vertreten. Fachvorträge von Herstellern, von cidora als IT-Berater aber auch von Patentanwälten haben das Thema Digitalisierung im gewerblichen Rechtsschutz von allen Seiten beleuchtet. Da wurden viele Kontakte geknüpft – wenn es sie nicht schon gab.

Thomas Iversen: Ja, das stimmt. Die Patentwelt ist klein und viele Kanzleien stehen im gegenseitigen Austausch über neue technische Möglichkeiten. Darüber hinaus sehe ich aber mindestens noch drei weitere wichtige Faktoren:

  1. Mandanten: Viele große Industrie-Mandanten setzen auf hochgradig automatisierte Prozesse und fordern solche auch von ihren Dienstleistern ein. Wenn da ein Patentanwalt erst einmal die Papierakte aus dem Archiv zur Bearbeitung anfordern muss, kann das schnell eine Stunde in Anspruch nehmen. Ist eine E-Akte im Einsatz, ist die Akte nur einen Mausklick entfernt.
  2. Patentämter: Das Deutsche Patent- und Markenamt (DPMA) und das Europäische Patentamt (EPA) setzen in der Patentverwaltung immer mehr auf digitalisierte Prozesse. Die Einreichung von Patentanmeldungen in Papierform ist rückläufig und wird auf lange Sicht abgelöst.
  3. Mitarbeiter: Die jüngeren Jahrgänge, die Einzug in die Kanzleien halten, sind im digitalen Zeitalter geboren und mit Online-Banking und der Welt der Apps groß geworden. Sie fordern moderne, softwaregestützte Kommunikation regelrecht ein.  

Sprechen wir über die E-Akte. Gibt es da eine Software-Standardlösung?

Indra Cloet: Jain. Unsere Software basiert auf einer Technologie, die bei allen Kunden gleich ist. Die Konfigurationen, die bei den Kanzleien im Einsatz sind, unterscheiden sich jedoch alle voneinander. Das liegt an den unterschiedlichen Prozessen, aber auch an den Anforderungen an die Software. Am Beispiel der E-Akte lässt sich das ganz einfach erklären: Kanzlei A möchte eine Struktur, die der physischen Ordnerstruktur gleicht. Zum Aktenzeichen gibt es einen Aktenteil mit Kategorien (Entwürfe, Amtsteil, Kollegenteil, Mandantenteil, usw.). Die Anwender klicken sich durch die Navigation, die optisch an eine Baumstruktur erinnert. Ein weiterer Wunsch besteht darin, dass die Anwender zwischen agorum und Ihrem bestehenden IP-Management-System, z. B. PatOrg, direkt wechseln können und die Wege zwischen den Systemen kurz sind.

Für Kanzlei B machen wir die Umsetzung ganz anders. Dort wird nicht navigiert, sondern über eine Ansicht und Suchfunktion gearbeitet. Im Ergebnis sehen die Anwender alle Informationen, die zu einem Poststück gehören. PatOrg wird dort manuell geöffnet.

Thomas Iversen: Das kann ich bestätigen, obgleich immer wieder nach einer Standardlösung gefragt wird. Generell ist der Individualisierungsgrad in dieser Branche sehr hoch. Eine Software muss in der Lage sein, sich an verschiedene Organisationsformen und Automatisierungsgrade anzupassen. Wir wollen bewährte Prozesse schrittweise optimieren, aber nicht alles da gewesene einfach über den Haufen werfen.

Wenn der Startschuss für die Einführung einer E-Akte gefallen ist, wie sehen die nächsten Schritte aus?

Thomas Iversen: Wir sind in der Regel schon in den Evaluierungsprozess für die Software-Auswahl eingebunden. Die Einführung der Technik ist das eine, der andere große Part ist die gesamte Projekt-Organisation vor und während der Umstellung. Dazu zählen die Ressourcenplanung im Projektteam auf Kundenseite – hier müssen unterschiedlichste Abteilungen berücksichtigt werden. Wir planen das Rollout und wie der Wissenstransfer intern aussieht. Das Thema Support muss aufgebaut werden, damit die Mitarbeiter später im laufenden Betrieb Hilfe bekommen können. Hier stehen wir den Kanzleien und Unternehmen beratend zur Seite.

Wenn ich mit Indra Cloet telefoniere, wird unsere Unterhaltung schnell sehr technisch. Wir sprechen über Anbindungen an bestehende Software-Systeme, u. a. per standardisierter CMIS-Schnittstelle (Content Management Interoperability Services). Wir unterhalten uns über Versionsnummern der eingesetzten Software und wie der Status quo der Daten ist – welche Metadaten sind bereits erfasst usw. 

Indra Cloet: Ja, über Schnittstellen unterhalten wir uns oft und gerne. Es gibt so typische Eckpfeiler, über die wir fast immer sprechen. 

Und was sind die typischen Eckpfeiler einer E-Akte im gewerblichen Rechtsschutz?

Indra Cloet: Vielleicht eines vorweg – im Idealfall gibt es schon einen digitalen Posteingang der die eingehenden Informationen kanalisiert und den E-Akten zuordnet. Mit was wir uns intensiv beschäftigen, sind folgende Punkte:

  • Schnittstellen: Als führende IP-Management Software haben viele Kanzleien PatOrg im Einsatz. Das DMS wird mit PartOrg mittels einer Standard CMIS Schnittstelle verbunden. Meine Kollegen aus der Entwicklung stehen hier auch in Kontakt mit den Entwicklern von PatOrg. 
  • Hardwareumgebung: Mit einem DMS zieht Hochleistungstechnologie in die Infrastruktur ein. Die Hardware muss dafür ausgerichtet und entsprechend performant sein.
  • Workflows/Prozessabläufe: Die Ausarbeitung der Prozessabläufe ist mit der größte Part in diesen Projekten. Hier müssen die Workflows der Kanzleien sorgfältigst erarbeitet werden. Unsere Entwicklungsabteilung wandelt dann diese Prozesse in Codes um. Es folgen Testphasen auf Kundenseite und Weiterentwicklungen der Konfigurationen bei uns. 
  • Metadaten: Wir prüfen, welche Metadaten über PatOrg bereits erhoben werden und welche darüber hinaus noch benötigt werden.
  • Automatisierung: Damit aus einer Akte eine E-Akte wird, müssen Automatismen in der Software die physischen Wege, die eine Akte in der Kanzlei macht, nachbilden. Die Automatisierung verheiratet auch die physischen mit den digitalen Daten. 
  • Dateiformate: Unser DMS kann alle gängigen Dateiformate verarbeiten. Und der spannendste Aspekt dabei ist, dass das DMS nach 30 Jahren Archivierung auch noch Dokumente öffnet, wo die Software längst veraltet ist. 
  • Bestandsdatenübernahme: Die Quellen, aus denen die Daten kommen, sind unterschiedlich. Es gibt zum Beispiel Scans, die noch nicht indexiert sind. Es gibt Daten, die auf einem Fileserver abgelegt sind. Es gibt E-Mails, die auf einem Mailserver abgelegt sind, aber nicht in einem Mail-Archiv. Und, nicht zu vergessen, es gibt jede Menge Papier. Das alles wird bei der Architektur berücksichtigt damit alle Quellen im DMS münden. Alle indexiert und einem Aktenzeichen zugeordnet. 
  • Ordnerstruktur: Das Zusammenspiel vom DMS zu PatOrg ist elementar. Die Ordnerstruktur im DMS wird auf die Prozesse und Anforderungen der Kanzlei zugeschnitten. Der Import aus PatOrg wird im Frontend im DMS verlinkt. Hier sind die beiden Systeme aufeinander eingespielt und agorum core ist sehr flexibel. 
  • Digitale Collaboration: Die ermöglicht den Anwendern, zeitlich und örtlich unabhängig zu arbeiten. Die Kommunikation ist immer kontextbezogen, d. h. immer an der „Akte“ und transparent für alle Berechtigten einsehbar. Es ermöglicht auch das Arbeiten aus dem Homeoffice oder vor Gericht mit Zugriff auf alle Akten.

Lässt sich zeitlich sagen, wie lange eine Einführung für die E-Akte dauert?

Thomas Iversen: Das hängt stark von den Wünschen des Kunden ab. Mit einer agilen Vorgehensweise, in der mehrere Ausbaustufen definiert werden, ist eine kleine E-Akte vermutlich in wenigen Monaten möglich. Einerseits muss man so beim ersten Start einige Abstriche in Kauf nehmen und kann nicht gleich alle Mitarbeiter und Kollegen von den Vorteilen überzeugen. Andererseits wird das Risiko, dass man sich bei der Projektplanung verzettelt, deutlich reduziert. Außerdem bietet sich so die Möglichkeit, auch die eigenen Abläufe schrittweise an die elektronische Welt anzupassen. Bis dann aber die endgültige Ausbaustufe erreicht ist, können locker mehrere Jahre vergehen.

Indra Cloet: Ich greife den Stichpunkt ‚Ausbaustufen‘ von Thomas Iversen an einem Beispiel auf: Wir haben bei einer Kanzlei im vorgelagerten Schritt eine Unterschriftenmappe umgesetzt. Technisch wurden hier schon viele Voraussetzungen für die E-Akte abgebildet. Diese Umsetzung dauerte ca. 2 Monate. Im Anschluss ging es an die Realisierung der E-Akte, für die wir ca. 4 Monate benötigten. 

Was ist Ihre Empfehlung – zuerst mit dem elektronischen Posteingang oder mit der E-Akte zu starten?

Thomas Iversen: Erst mit dem elektronischen Posteingang kommt so richtig Leben in die E-Akte. Insofern sollte man den nicht auf die lange Bank schieben. Allerdings hilft der beste Posteingang nichts, wenn die Dokumente anschließend schwierig wieder auffindbar und im schlimmsten Falle schlecht gesichert abgelegt werden. Daher mein Rat: Erst mit ein paar E-Akten-Grundlagen starten und dann zügig den elektronischen Posteingang angehen.

Indra Cloet: Der Posteingang und die E-Akte können nicht isoliert voneinander betrachtet werden. Die Funktionalitäten greifen ineinander. Deshalb macht es Sinn, vor der Einführung der E-Akte bestimmte Voraussetzungen wie oben beschrieben, zu schaffen. 

Finale Frage: wie realistisch ist eine komplett digitale Kanzlei, also ganz ohne Papier?

Thomas Iversen: Mittelfristig halte ich das noch für unrealistisch. Auch ich kritzele gern noch auf Papier herum. Da spielt die Haptik von Papier und Stift einfach eine sehr große Rolle. Aber Lesen und Kritzeln auf dem Tablet werden auch immer bequemer. 

Indra Cloet: …so ganz ohne Papier auszukommen, kann ich mir noch nicht vorstellen. Zumal Fristenänderungen auf Papier abgezeichnet werden müssen. Aber wenn es bei den Geschäftsprozessen weniger wird und sich auf die emotionalen Momente wie Glückwunschkarten oder die Pizzabestellung beschränkt, ist das doch prima. 

Vielen Dank Indra Cloet und Thomas Iversen für das Interview.

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