Warum New Work nur mit sinnvoller Digitalisierung funktioniert

Blog Digitalisierung als Grundlage für New Work Konzepte

Die verschiedenen Konzepte und Ideen zu New Work oder Arbeit 4.0 sind beinahe unendlich. In einem Punkt sind sich aber alle einig: digitale Prozesse sind die zentrale Grundlage der zukunftsfähigen Arbeitsweise. 

Was ist New Work überhaupt?

Ausführliche Abhandlungen über New Work füllen lange Aufsätze, deshalb hier in aller Kürze ein schneller Überblick: 

Als New Work (in Deutschland oft auch Arbeit 4.0 genannt) werden Arbeitsformen bezeichnet, die sich durch Agilität, Flexibilität und Selbstorganisation auszeichnen. Möglich wird das durch die Abkehr von der Industrie- hin zur Wissensgesellschaft. Auslöser dieses Wandels ist die Digitalisierung. Neue Technologien verändern die Produktion nachhaltig und verbinden Menschen auf der ganzen Welt miteinander. Das sorgt nicht nur für eine immer weiter steigende Automatisierung von Prozessen, sondern ermöglicht auch zeit- und ortsunabhängige Zusammenarbeit. Der zunehmende Wegfall von Routineaufgaben ermöglicht den Menschen mehr Freiraum für Kreativität und Innovationen. 

Häufig wird das Thema New Work mit der Frage verbunden: „Was möchte ich wirklich, wirklich gerne tun?“.

Im Fokus dieses Artikels sollen allerdings die konkreten technischen Voraussetzungen stehen, die eine New Work orientierte Arbeitsweise erst Realität werden lassen. 

Digitale und automatisierte Prozesse

So banal es auch klingen mag, in vielen Unternehmen ist dieser Punkt häufig dennoch nicht vollständig umgesetzt: Damit die Vorteile der Digitalisierung wirklich zur Geltung kommen, müssen alle Informationen, Dokumente und Dateien in digitaler Form vorliegen. Dabei reicht es nicht aus, Dokumente einzuscannen und anschließend am PC zu bearbeiten. Ein solches Vorgehen sorgt zwar dafür, dass Dateien digital bearbeitet werden können, die Arbeitsweise an sich bleibt aber unverändert.

Automatisierung schafft Mehrwert

Erst eine automatische Verarbeitung, Verschlagwortung, Indexierung oder sinnvolle Workflows verschaffen Unternehmen einen wirklichen Mehrwert. Akten müssen dann nicht mehr manuell erfasst, archiviert oder weitergeleitet werden. Eine Stichwortsuche macht alle Dokumente auf Knopfdruck durchsuchbar und alle wichtigen Informationen zu einem Projekt sind gebündelt an einem Ort einsehbar. Diese Vorteile sind nur ein kurzer Auszug aus allen Möglichkeiten, die Unternehmen mit zukunftsfähigen Digitalisierungsprozessen schaffen.

Das sorgt nicht nur für deutlich weniger Verwaltungsaufwand, sondern schafft freie Kapazitäten bei den Mitarbeitern. Die gewonnene Zeit können Unternehmen dann in die tatsächliche Arbeit an Projekten, Aufträgen und Innovationen investieren.

Zeit- und Ortsunabhängiges Arbeiten

New Work ist häufig eng mit mobilem Arbeiten, flexiblen Arbeitszeiten und Home Office verbunden. Das Internet macht es möglich, von überall auf der Welt gemeinsam an Projekten zu arbeiten. 

Weltweiter mobiler Zugriff

Grundlage dafür: Alle benötigten Informationen und Dokumente müssen von überall aus verfügbar sein. Wer Akten in Papierform im Büro liegen hat, kommt hier schnell an seine Grenzen. Alle Dokumente in verschiedenen Systemen (z.B. Fileserver, Mailserver, DMS, Projektmanagement-Tool, …) abzuspeichern und online zu stellen ist allerdings auch keine gute Lösung. Im Gegenteil: Mitarbeiter müssen dann Informationen in verschiedenen Systemen suchen, manuell zusammenführen oder übertragen. Im schlimmsten Fall hat ein Mitarbeiter von unterwegs gar keinen Zugriff auf die benötigte Software und wird aktiv bei seiner Arbeit ausgebremst. 
 
New Work mobiles Arbeiten von überall aus
Ein zentrales System macht es möglich: Arbeiten von überall aus mit umfassenden Zugriff auf alle Informationen.

Eine zentrale Plattform maximiert Produktivität

Im Idealfall sind die Dokumente und Akten eines Unternehmens digital in einer zentralen Plattform gebündelt. Ein Zugang reicht in diesem Fall für die Mitarbeiter aus, um auf alle Informationen zuzugreifen. Die interne Kommunikation läuft ebenfalls über diese Plattform ab. Je weniger Systeme im Einsatz sind, desto übersichtlicher und einfacher wird die Arbeit. Dabei bleibt mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge. 
 
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Agile Prozesse

Neben der Abkehr von der klassischen nine-to-five Büroarbeit löst sich mit dem Wandel zur Arbeit 4.0 auch die bestehende Hierarchiestruktur zunehmend auf. Unternehmen arbeiten nicht mehr in festgelegten Strukturen, sondern organisieren sich je nach Projektanforderung immer wieder neu. Das setzt ein hohes Maß an Eigenverantwortung bei den Mitarbeitern voraus.
 

Geläufig ist die agile Projektumsetzung nach der Scrum-Methode. Dabei wird ein Projekt in Zwischenziele unterteilt, die nacheinander bearbeitet werden. Nach jeder Arbeitsphase folgt eine Kontrolle der Zwischenziele durch den Auftraggeber. Damit kann jederzeit auf wechselnde Anforderungen reagiert werden. 

agile Projekte nach Scrum New Work
Planung von agilen Prozessen nach der Scrum-Methode. Das Projekt wird dabei in viele Zwischenziele unterteilt, die in regelmäßigen Abschnitten kontrolliert und getestet werden. Das vermeidet hohe Änderungsaufwände nach Abschluss des Projekts.

Bei Scrum-Projekten und anderen agilen Arbeitsformen ist es wichtig, dass alle am Projekt beteiligten Personen jederzeit den aktuellen Stand im Blick haben. Sind die hierfür nötigen Informationen in verschiedenen Systemen verteilt oder sogar noch in Papierform vorhanden, wird die produktive Arbeit immer wieder erschwert.

Hier kann eine zentrale Unternehmensplattform Abhilfe schaffen: Bei wechselnden Projektteams sind alle Informationen transparent und themenbezogen gebündelt. Wer neu in ein Team einsteigt, braucht kaum Zeit, um sich einen umfassenden Überblick zu verschaffen. 

Mehr Raum für Kreativität

New Work ist mehr als „nur“ Digitalisierung. Vielmehr geht es bei der Arbeitsweise der Zukunft um Selbstverwirklichung, agile Prozesse und neuartige Formen der Zusammenarbeit.

Um Freiräume für Kreativität und freies Arbeiten zu schaffen, ist der Einsatz von digitalen Prozessen eine wichtige Grundvoraussetzung. Nur wer sinnvoll digitalisiert profitiert von Automatisierung und steigender Produktivität und hat damit die Möglichkeit, Arbeit 4.0 wirklich umzusetzen. 

Unterlagen in Papierform oder die Nutzung vieler verschiedener Systeme behindern dabei aktiv die Umsetzung der New Work Konzepten, da sie die Arbeit langfristig immer komplizierter machen.

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