Wie arbeiten wir hier bei agorum? Wie sind wir organisiert? Und welche Tools setzen wir täglich ein? Bei allem, was wir tun gibt es einen Grundsatz: “Heute besser als gestern, morgen besser als heute”. Nach diesem Grundsatz optimieren wir stetig unsere Arbeitsweise und unser Produkt – um höchstmöglich effizient zu sein. Dabei ist die Digitalisierung bei agorum in allen Bereichen bereits sehr weit fortgeschritten. Eine Auswahl der Tools, welche wir bei agorum intern im Einsatz haben und wie diese miteinander verzahnt sind, haben wir nachfolgend aufgelistet.
Dateien/Dokumente (Fileserver)
Dokumente legen wir innerhalb von agorum core ab. Dank DMS-Laufwerk können wir auf diese wie ein ganz normales Netzlaufwerk eines Fileservers zugreifen. Dadurch können wir auch jedes Programm nutzen, das mit einem Netzlaufwerk kommunizieren kann. Das ist bei fast allen alltäglichen und bekannten Programmen wie Office-Produkten, Adobe-Produkten, etc. der Fall.
E-Mails
Innerhalb von agorum core ist ein vollwertiger Mailserver enthalten. Dieser kann E-Mails sowohl empfangen (SMTP), als auch senden. Zudem lassen sich diverse Clients über die integrierte IMAP Schnittstelle anbinden. Das ermöglicht die Anbindung von Outlook, Thunderbird und Smartphone Mail-Clients. Wir arbeiten jedoch nicht mit einem gesonderten Mail-Client, sondern nutzen unseren eigenen, integrierten Web-Client für Mails.
Archivierung
Da alle Informationen automatisch in agorum core zusammenlaufen (Dokumente, Mails, etc…), dient unser System gleichzeitig als Archivierungsserver. Die komplette revisionssichere Archivierung erledigen wir damit automatisch.
Scanner
Unsere Scanner binden wir über eines der folgenden Protokolle an: SMB, FTP oder WebDAV. Wir haben ebenfalls einen mobilen Scanner mit der App ScanBot im Einsatz. Die App synchronisiert sich über WebDAV mit agorum core und sendet alle gescannten Dokumente direkt in unser DMS.
Filesharing – Austausch mit Kunden und Partnern
Filesharing auf Unternehmensebene gewinnt täglich an Stellenwert. Da es hierbei um sensible Daten geht, sind öffentliche Cloud-Dienste meist nicht der richtige Weg. Aus diesem Grund können wir über das agorum core Modul DataRoom eine Plattform bieten, in welcher wir Dokumente direkt mit externen Personen oder Firmen über unsere Weboberfläche teilen. Dabei werden einzelne Bereiche für Benutzer freigegeben, um beispielsweise bei Projekten einen effizienten Datenaustausch zwischen den Projektbeteiligten zu gewährleisten. Weiter können auch zeitlich begrenzte Up- und Downloadlinks generiert werden, damit externe Personen ohne direkten Zugang Dokumente oder Ordner herunter- oder hochladen können.
Die Möglichkeit des direkten Dokumentenuploads kommt zum Beispiel bei unseren Support-Tickets zum Einsatz. Dabei wird automatisiert für jedes Support-Ticket ein geschützter Upload-Link erzeugt. Dieser wird der betreffenden Person zur Verfügung gestellt, um Logfiles oder ähnliche Dokumente hochzuladen. Die Dateien landen anschließend direkt im richtigen Ticket und können vom Support-Team eingesehen werden.
Vorgänge im Allgemeinen
Mit agorum core smart organisation haben wir ein flexibel konfigurierbares Vorgangssystem, welches wir bei agorum in allen Abteilungen einsetzen. Vorgänge bündeln verschiedene Aufgaben. Die Aufgaben können einem Mitarbeiter zugeteilt und/oder auf Wiedervorlage gelegt werden. Zudem lassen sich Abhängigkeiten zwischen Aufgaben definieren. Eine abhängige Aufgabe wird dann erst aktiviert, sobald eine bestimmte andere Aufgabe als erledigt markiert wird. Für wiederkehrende, gleiche Abläufe erstellen wir Templates, die eine Abfolge von Prozessschritten enthalten und einfach wiederverwendet werden. Bei neuen Prozessen müssen wir lediglich eine neue Vorlage erstellen. Die Änderung von einzelnen Schritten geht dabei spielend einfach vonstatten – ganz ohne Programmierkenntnisse. Mit diesem Modul organisieren wir den kompletten Arbeitsfluss innerhalb von agorum.
CRM – Interessenten, Kunden, Partner
Wir nutzen agorum core smart organisation auch für die komplette Steuerung von CRM Prozessen wie Anfragen, Projekte und vielem mehr. In der Kundenberatung gibt es beispielsweise eine Vorgangsvorlage für Interessenten, die unsere “3 Schritte zu Ihrem DMS” abbildet. Füllt ein Interessent das Kontaktformular auf unserer Webseite aus, wird automatisch ein neuer Vorgang gestartet und an die zuständigen Personen weitergereicht. Alle nötigen Schritte sind dabei als Aufgaben hinterlegt.
Über unser 360 Grad-Dashboard für Kunden, Partner und Interessenten sehen wir die wichtigsten Informationen auf einen Blick – wie in einer digitalen Kunden-/Partner-/Interessentenakte. Alle zugehörigen Vorgänge, Aufgaben, Projekte, wichtige Informationen, Dokumente, Mails, usw. sind auf einen Blick ersichtlich. Die Anlage der Akten erfolgt automatisiert nach Erfassung der Daten in unserem ERP.
Ein weiterer Vorzug: E-Mails, die mit einem Interessenten, Kunden oder Partner ausgetauscht werden, landen durch einen Automatismus direkt in der jeweiligen Akte. Dadurch stehen sie jedem Berechtigten sofort zur Verfügung, unabhängig vom eigentlichen Empfänger.
Projekte – Projektmanagement
Wir bei agorum führen Projekte ausschließlich agil durch. Dies gilt für Kundenprojekte, als auch für unsere internen Projekte. Dazu nutzen wir das in agorum core smart organisation integrierte Projektmanagement. Dieses besteht neben den bereits oben genannten Vorgängen und Aufgaben zudem noch aus Anforderungen und Sprints.
Ein Projekt besteht aus Anforderungen (z.B. vom Kunden formulierte Umsetzungswünsche), welche priorisiert und in Sprints gebündelt werden. Anforderungen wiederum bestehen aus mehrern “internen” Aufgaben, die zur Erfüllung der Anforderungen benötigt werden. Neben der kompletten Planung von Sprints, erfolgt auch die Abschätzung und Abrechnung über unser Projektmanagement.
Da das Projektmanagement direkt in unser Dokumentenmanagement agorum core integriert ist, lassen sich auch E-Mails, Dokumente, Kunden, usw. direkt damit verknüpfen. So können E-Mails, die zur Detaillierung einer Anforderung notwendig waren, direkt mit der jeweiligen Anforderung verknüpft werden und stehen dann in diesem Kontext zur Verfügung – ohne langes Suchen.
Ticketsystem – Support
Auch das Ticketsystem basiert auf unserer agorum core smart organisation. Sobald ein Kunde auf unserer Website das Support-Formular ausfüllt, stößt er damit einen automatisierten Prozess innerhalb von agorum core an. Der legt basierend auf den ausgefüllten Informationen einen Supportvorgang an und teilt ihn den betreffenden Personen zu.
Mit der Anlage des Tickets wird ebenfalls vollautomatisch eine Antwortmail an denjenigen gesendet, der das Supportformular ausgefüllt hat. Darin enthalten ist die Ticketnummer im Betreff, sowie ein Uploadlink für weitere Informationen. Werden nun Dokumente, Mails, Logs, etc … über diesen Uploadlink hochgeladen, landen diese automatisch im Supportvorgang. Wird auf solche eine Supportmail geantwortet, landet der komplette E-Mail Verkehr ebenfalls im Supportvorgang. Somit sind alle Informationen automatisch an einer Stelle gebündelt und wir haben bei der Bearbeitung des Supportfalles stets alles Wichtige im Blick.
Dokumentationssystem
Für unsere Dokumentation nutzen wir das agorum core documentation system. Mit dem integrierten HTML Editor erstellen wir Dokumentationen unkompliziert und schnell, ohne das System zu verlassen. Da das Dokumentationssystem direkt in agorum core läuft, können auch Dokumente des DMS direkt in die Dokumentationen eingefügt werden. Ändert sich ein verknüpftes Dokument, ist die Änderung direkt sichtbar.
Für die Präsentation und Suche der Dokumente haben wir ein Dashboard erstellt, welches von außen erreichbar ist. Deshalb ist die Dokumentation auch für Kunden und Partnern öffentlich einsehbar.
Automatisierung im Marketing
Auch im Marketing werden diverse Aktionen mit Hilfe von agorum core bei uns automatisiert. Wenn wir beispielsweise Freitickets für eine Messe vergeben, gibt es ein Formular auf unserer Website, bei dem sich Interessierte registrieren. Füllt jemand dieses Formular aus, läuft ein Automatismus in agorum core an, der dann via Mail eine neue Messe-Ticketnummer an den Empfänger sendet. 2017 haben wir auf diese Weise 800 Freitickets ausgeliefert, ohne selbst aktiv werden zu müssen.
Wir sehen uns für die Zukunft rund um den Digital Workplace gut aufgestellt, suchen aber ständig nach Verbesserungsmöglichkeiten. Sie wollen auch effizient und zukunftsorientiert arbeiten? Gerne zeigen wir Ihnen in einer Online-Demo, wie das in Ihrem Unternehmen konkret aussehen kann.
