QR-Rechnungen im DMS auslesen und an Finanzbuchhaltung übergeben

QR-Rechnungen auslesen

Die Vollausstattung für die Kreditorenbuchhaltung in der Schweiz: Das DMS agorum core ist jetzt mit der Workflow Engine 3.0 ausgestattet und bietet mit seinen Funktionalitäten noch mehr Service für die Mitarbeiter*innen in der Kreditorenbuchhaltung. Bis zu fünf neue Workflow-Schritte, die modular konfigurierbar sind, können an die Prozesse des Unternehmens angepasst werden. Die Texterkennung durch den OCR liest die Rechnungsdaten dediziert aus und übergibt sie mundgerecht an die Finanzbuchhaltung (Fibu). Das System ist in kürzester Zeit implementiert und intuitiv bedienbar. Lesen Sie alle Fakten dazu im Blogbeitrag.

QR-Rechnungen im DMS auslesen vs. manuelle Verarbeitung

Nachteile der manuellen Rechnungsverarbeitung

Das händische Verarbeiten von Rechnungen ist zeitaufwändig, fehleranfällig und teuer. Mal kurz was in einer Rechnung von vor fünf Jahren nachschauen, kann ein längeres Unterfangen werden. Die Finanzprüfung findet zwischen Schreibtisch und Archiv statt.

Vorteile der digitalen Rechnungsverarbeitung über ein DMS

Im DMS werden die Rechnungen durch die Texterkennung ausgelesen und aufgeschlüsselt an die Finanzbuchhaltung übergeben. Die Daten sind revisionssicher archiviert und stehen mit einem Mausklick zur Verfügung. Der Austausch mit dem Steuerberater oder Revisor kann ganz einfach über einen Dataroom erfolgen.

Der feine Unterschied zu QR-Code-Apps

Der zentrale Unterschied: Der Schweizer Rechnungsworkflow mit agorum core unterstützt sowohl ESR-Einzahlungsscheine als auch QR-Rechnungen. Relevante Rechnungsangaben werden erfasst und an die Finanzbuchhaltung (Fibu) übergeben.

Freigeben, buchen, fertig. Keine Nacharbeit.

In der Praxis sieht das so aus: Rechnungen gehen per E-Mail oder physisch mit der Post ein und Zweitere werden gescannt. Alle digitalen Rechnungen werden dann dem Rechnungsprozess zugeführt und durch die Texterkennung ausgelesen:

  • Kreditor
  • Rechnungsdatum
  • Betrag Brutto
  • Betrag Netto
  • MWST
  • Fälligkeit
  • Skonto
  • Rechnungspositionen (optional)
  • etc.
Die Weiterverarbeitung ersetzt die aufwendige manuelle Erfassung: 

In der Rechnungseingangsverarbeitung werden die offenen Posten und die dazugehörigen Buchungen mit Gegenkonto, MWST, möglichen Kostenstellen und Buchungstexten automatisch in der eingesetzten Kreditorenbuchhaltung erstellt. Es muss somit keine Nachbearbeitung der Buchungen in der Kreditorenbuchhaltung erfolgen.

Das zeitintensive Erfassen und/oder Nachbearbeiten von offenen Posten und den dazugehörigen Buchungen, mit Gegenkonten der freigegebenen Rechnungen, entfällt.

Schnittstellen zur Finanzbuchhaltung verbinden die Systeme

Die Anbindung des Schweizer Rechnungsworkflow von agorum core an die Finanzbuchhaltungssoftware, wie zum Beispiel Sage 50 Extra, Topal Solutions etc. wird gekoppelt und mit Funktionstests geprüft.

NEU: 5 Workflows für die Kreditoren

Die Neuerungen lassen ein hohes Maß an Individualisierung zu. Buchhalterische Schritte im Eingangsrechnungsprozess (Kreditoren) können digital so abgebildet werden, wie sie im Unternehmen praktiziert werden:

  1. Gruppenzuordnung: Posteingang
  2. Formelle Prüfung (ohne Betragslimit): z. B. Freigabe Sachbearbeiter
  3. Sachliche Prüfung (mit Betragslimit): z. B. Freigabe Vorgesetzter
  4. Fachliche Prüfung (mit Betragslimit): z. B. Freigabe Abteilungsleiter/GL
  5. Buchung, Zahlungsfreigabe für Kreditorenbuchhaltung: z. B. Finanzbuchhaltung

Dabei ermöglicht der neue Workflow Engine 3.0 den modularen Einsatz. Das heißt, Unternehmen, die nur einstufige Freigabeprozesse haben, können diese genau so umsetzen, wie Unternehmen, deren Rechnungsfreigaben von mehreren Personen mit Betragslimit eingeholt werden müssen.

Klicken Sie auf die Screenshots:

Gruppenzuordnung:

Rechnungen die in den Workflow kommen, werden einer Gruppe zugeordnet. Der Sachbearbeiter sieht nur die Rechnungen für seinen Zuständigkeitsbereich.

Verifizierung Stammdaten und Zahlungsfreigabe:

Die Rechnung wird im nächsten Schritt gegen die Kreditorenstammdaten verifiziert. Es folgt die Freigabe wie im Workflow definiert und im Anschluss die automatische Übergabe an die Kreditorenbuchhaltung.

Schweizer Rechnungsworkflow DMS
Der Schweizer Rechnungseingangsprozess: Links die Workflow-Schritte, in der Mitte die ausgelesenen Rechnungsdaten, rechts die Eingansrechnung.

Die wichtigsten Features im Überblick

  • QR-Rechnungen und ESR-Einzahlungsscheine werden unterstützt
  • Eingangsrechnungen könnten automatisiert an beliebig viele Gruppen zur Freigabe übergeben werden
  • Workflows können auch zurückgegeben werden, wenn z. B. ein falscher Personenkreis ausgewählt wurde
  • Berechtigungssystem regelt die Zugriffsrechte für autorisierte Personen
  • Wording der Freigabegruppen kann individuell angepasst werden
  • Freigabeprozess ist individuell konfigurierbar
  • Das DMS übernimmt die revisionssichere Archivierung. Die Verfahrensdokumentation ist die Aufgabe des Unternehmens.
  • Skontofristen werden nicht mehr versäumt
  • Ihr Rechnungsarchiv über das information center
  • Aktueller Status aller Rechnungen mit einem Mausklick über das information center einsehbar

Die Technik dahinter: Workflow Engine 3.0

Das Herzstück der Weiterentwicklung ist der Workflow Engine 3.0. Die neue Technik steht für hohe Individualisierbarkeit und bietet die Vorteile eines Standards.

+ Individualisierung

Workflows sind flexibel gestaltbar und können kundenspezifisch angepasst werden. Auch die Namensvergabe in den Prozessschritten, kann in dem Wording des Unternehmens erfolgen.

+ Vorteile eines Standards

Die Software basiert auf Standardtechnologie, die schnell und mit geringem Aufwand konfiguriert werden kann. Wichtig mit Blick in die Zukunft: die Software ist updatefähig.

Wenn die Ansprüche hoch sind ...

Gian-Andrea Prevost
Gian-Andrea Prevost | Romano & Christen

"Unsere Immobilien sind ein Statement. Unsere Arbeiten auch. Deshalb setzen wir seit Jahren auf papierlose Prozesse mit agorum core. Damit gestalten wir die Arbeitsumwelt von morgen aktiv mit und komplementieren unsere nachhaltigen Wohnkonzepte mit der dazu passenden Arbeitsweise."

Das Komplettpaket "Kreditorenbuchhaltung"

Für Bestandskunden:
  • ab agorum core Version 9.4.1
  • Posteingang für Rechnungen umkonfigurieren
  • Gruppenzuordnungen für Rechnungsfreigabe definieren und konfigurieren
  • Funktionsprüfung, Systemtest
  • Schulungseinheit für Anwender, Dauer: 2 Stunden
Für Neukunden:
  • Installationsbereite Infrastruktur prüfen
  • Aufsetzen des Gesamtsystems
  • Installation Rechnungseingangs-workflow SRW
  • Posteingang für Rechnungen konfigurieren
  • Fileworkflow ermöglicht flexible Ablage der Rechnungen
  • Funktionsprüfung, Systemtest
  • Schulungseinheit für Anwender, Dauer: 4 Stunden

Angebot erbeten

"Die Implementierung dauert nur kurze Zeit ..."

Referenz Partner Novista agorum core dms
Hans-Ulrich Stämpfli | Novista GmbH
agorum Partner Schweiz

NOVISTA GmbH
Mittelstrasse 3
2500 Biel/Bienne
Telefon: +41 (0) 32 343 3003

Hans-Ulrich Stämpfli

In der Schweiz hat die Übergangszeit von den ESR-Einzahlungsscheinen zur QR-Rechnung begonnen. Die Umstellung gilt für alle Unternehmen. Mit der Entscheidung für das DMS agorum core, können beide Formate unterstützt werden. Die Einführung und Implementierung erfolgt relativ schnell. Mit dem Team von Hans-Ulrich Stämpfli haben Sie einen erfahrenen agorum Partner zur Seite. Viel Erfolg!

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