Die Rechnungen werden nach Eingang direkt eingescannt, per Texterkennungs-Software erkannt und sind damit digital erfasst. Sollten nicht alle Inhalte zuverlässig erkannt worden sein, öffnet das System ein Formular zur manuellen Nachbearbeitung, hier können fehlende Textelemente ergänzt oder zusätzliche Metadaten erfasst werden. Die Rechnung kann jetzt sofort dem Rechnungssteller und der Zuständigkeit beim Empfänger zugeordnet werden.

agorum® core ordnet selbstständig die Rechnungen anhand der erkannten Kundennummer der richtigen elektronischen Akte zu und startet automatisch einen Freigabe-Prozess der die Rechnung an den oder die zuständigen Mitarbeiter weiterleitet. Ist die Freigabe über alle notwendigen Hierarchiestrukturen erteilt, wird die Rechnung von agorum® core in das ERP-System übertragen und eingebucht.

Selbstverständlich sind in diesem Ablauf noch vielfältige individuelle Anpassungen denkbar. Beispielsweise können Rechnungen nach Positionen aufgeteilt und freigegeben werden oder Rechnungen könnten auch nach Höhe des Zahlbetrages in unterschiedliche Freigabe-Prozesse eingeschleust werden, um verschiedene Zuständigkeiten abzubilden.

 

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