Die eingehende Post wird eingescannt und die daraus entstandenen Daten werden als Bilddaten in einem Verzeichnis von agorum® core gespeichert. Sofort beim Eingang der Bilddatei wird der darin enthaltene Text per OCR-Software erkannt und digital erfasst. Das Dokument kann jetzt nach Typ klassifiziert werden, ist es zum Beispiel eine Rechnung, eine Gutschrift, eine Bestellung, ein Angebot oder eine Vertragsunterlage. Konnten nicht alle Texte zuverlässig erkannt werden, öffnet sich für den Mitarbeiter eine Maske zur manuellen Nachbearbeitung, hier können fehlende Textelemente ergänzt oder zusätzliche Metadaten erfasst werden.

Gibt es für den erkannten Dokumenttypen bereits eine definierte Vorgehensweise, werden die vom Anwender festgelegten Inhalte wie beispielsweise Kundennummer, Auftragsnummer, Adresse, usw. sofort an der richtigen Stelle in den Metadaten des Dokuments hinterlegt. Das Dokument kann jetzt, beispielsweise anhand der erkannten Kundennummer, einem Vorgang zugeordnet und direkt in der entsprechenden elektronischen Akte abgelegt. Der zuständige Mitarbeiter wird über den Eingang informiert und kann das Dokument bearbeiten.

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