Die Vorteile der zentralen Datenablage
- Alle relevanten Daten, auch E-Mails und eingescannte Papierdokumente, sind zentral zusammengefasst verfügbar
- Auf das System kann über eine Weboberfläche von überall her zugegriffen werden
- Höhere Entscheidungssicherheit, da immer alle relevanten Informationen zur Verfügung stehen
- Schnelles Finden von Informationen über Volltextsuche
- Vorgänge und Prozesse können auch von Mitarbeitern nachverfolgt werden, die Urlaubs- oder Krankheitsvertretungen übernehmen
- Neue Mitarbeiter können sich schnell in die Projekte einarbeiten, da Ihnen die Dokumente und E-Mails der Projekte zentral abgelegt zur Verfügung stehen
- Reduzierung von Datenmüll, da die Daten nur einmal abgelegt werden müssen und trotzdem allen berechtigten Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden können
Zentraler Ablagort für alle relevanten Daten
Der Dreh- und Angelpunkt für alle relevanten Daten die einem Geschäftsvorgang zugeordnet werden können ist die elektronische Akte. Alle anfallenden Dateien wie E-Mails, Dokumente, Rechnungen, Bestellungen, Bilder, Zeichnungen oder Belege, werden einem Geschäftsprozess strukturiert zugewiesen und an einer zentralen Stelle einmalig abgelegt. Jedem Verzeichnis und jeder Datei kann eine elektronische Notiz, ein Forum oder ein Wiki hinzugefügt werden, um den Projektbeteiligten Erläuterungen, Anweisungen oder weiterführende Informationen zu geben.
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